Bronarchiveren is duurzaam
Gooi je een informatieproduct na gebruik direct weg of bewaar je het? Bewaar je dan het hele informatieproduct of alleen enkele essentiële documenten of datasets? Digitale data bewaren – zeker als deze actief beschikbaar blijft – kost naast beheer, ook nog jarenlang energie en opslagcapaciteit. Uit oogpunt van duurzaamheid is het zinvol al bij de bron te beslissen of gebruikte informatie snel mag worden vernietigd of langdurig moet worden bewaard. Vanuit dat oogpunt is bronarchivering een duurzame activiteit. Zeker voor organisaties die veel data verzamelen, produceren en verwerken, is het een interessante duurzaamheidsdoelstelling zo schrijft Hans Timmerman (foto) in deze blog.
Actieve data direct archiveren c.q. vernietigen schoont niet alleen actieve databases en storage op, maar verlaagt direct licentie- en beheerkosten van databases en storage. Ook voorkom je het vervelende probleem dat je nog vele jaren onnodige en onbruikbare data achter je aan moet zeulen, omdat je niet (meer) weet of je die data mocht – of wellicht moest – weggooien
Informatie en data bewaren is duur
Met mijn achtergrond in de storage-industrie weet ik als geen ander dat het gebruiken en bewaren van actieve data niet goedkoop is. Het zo snel mogelijk ‘opruimen’ van onnodige data is per saldo veel goedkoper dan het ‘voorlopig maar bewaren’. Als leverancier verkochten we natuurlijk graag veel storage, maar voor onze klanten was het economisch niet slim méér storage aan te schaffen dan absoluut nodig was. Regelmatig schonen en opwerken was dan ook een oprecht en eerlijk advies. Ik heb daar indertijd veel over geschreven, zie mijn blog die ik schreef in navolging van de reclameboodschap “Bart, ruim je speelgoed nu eens op!”.
Eigenlijk is bronarchiveren een perfecte oplossing om dit probleem voor eens en altijd op te lossen. Direct onnodige, overbodige of niet meer bruikbare data vernietigen op het moment dat je dat zeker weet. Of archiveren, het liefst in een automatisch proces. Bronarchivering biedt zelfs meer voordelen dan alleen een fijne opgeruimde data-omgeving. Immers, archivering haalt dure data uit de silo’s van de chat-, mail-, zaak- en contentmanagement systemen en maakt het als goedkopere archiefdata ook nog eens breed toegankelijk voor iedereen die daar toegang toe heeft. Dit schept binnen de organisatie direct een betere informatie-gelijkheid. Niet alleen over alle interne informatie en applicatie silo’s heen, maar ook voor externe partners, klanten en burgers.
Archiveren schept openheid
We zien dat onze privacywetgeving het lastig heeft gemaakt om willekeurige documenten zomaar met anderen te delen. Een document met persoonlijke informatie mag zonder consent van eigenaar of betrokkene niet worden gedeeld. We kennen de zwart gelakte WOB en WOO documenten die na een openbaarheidsverzoek moeten worden verstrekt. Als we die gewenste documenten al binnen de wettelijke termijn van zes weken kunnen vinden, kost het doorlezen en zwartlakken van gevoelige passages een veelvoud van die tijd. Met de inzet van heel veel ‘onzinnige’ uren voor de betrokken ambtenaren.
Hoe mooi zou het zijn als je bij het archiveren documenten direct de-personaliseert. Automatisch persoonlijke informatie verwijderen of afschermen. Denk aan de publieke rechtbankverslagen waar slechts wordt gesproken over gedaagde en aanklager, zonder verdere naam of functie aanduiding. Dit kan natuurlijk met elk document gebeuren op het moment van archivering. Het mooie is dat dit met de moderne AI-gereedschappen tegenwoordig snel en elegant kan worden uitgevoerd. Ook hierdoor is bronarchivering duurzaam door de besparing in tijd en energie van onze overheid.
Bronarchivering schept informatie-gelijkheid
Een ander belangrijk voordeel van bronarchivering is dat zowel burger, ondernemer als ambtenaar op een gelijke wijze de voor hen relevante informatie direct kunnen (terug-) vinden, omdat gearchiveerde informatie in principe open is. Iedere burger of ondernemer – maar ook elke bevoegde ambtenaar – kan zijn of haar informatie die de overheid in gearchiveerde vorm bezit, inzien, opvragen en delen met wie hij of zij wil. Of opnemen in gezamenlijke dossiers die overheid, burger of ondernemer onderhouden. Daarnaast kan in een gezamenlijk dossier, de ‘eigenaar’ van elke informatie zelf beslissen, deze in dit dossier te delen. Ieder geeft immers consent dat zijn of haar informatie daarin mag worden gebruikt.
Als dit mogelijk zou zijn geweest aan het begin van de toeslagen-affaire zou het niet zo uit de hand zijn gelopen. Immers, zowel ambtenaar als toeslag-ouder wisten niet wat ze niet wisten, omdat ze beiden geen toegang hadden tot het hele dossier. Hierdoor was een open ‘digitaal balie-gesprek’ niet mogelijk. Het werd een eindeloos proces van beschikking sturen, bezwaar aantekenen, reactie krijgen, nieuwe informatie opsturen en wellicht tenslotte bij de rechter in beroep gaan. Er zijn rechtszaken geweest waar de burger meer en betere informatie in zijn dossier had dan de overheid, die de burger niet eerder niet had kunnen delen met die behandelende ambtenaar. Waardoor wellicht direct een juiste conclusie of beschikking mogelijk was geweest. We zien bij het UWV nu met de WIA affaire een volgende, wellicht ook miljarden kostende affaire ontstaan, omdat ook daar tussen ambtenaar en burger geen of onvoldoende informatiegelijkheid is.
Bronarchivering is de toekomst
Het groeiend aantal informatiestromen, denk ook het chatverkeer dat tegenwoordig voor hogere ambtenaren ook al deels moet worden opgeslagen en dus gearchiveerd, maakt dat handmatig archiveren in feite onmogelijk is geworden. Daarnaast willen we – zeker bij chatverkeer – ook de context graag bewaren, omdat anders achteraf bij een parlementaire enquete of internationaal tribunaal niet meer de te reconstrueren is waarom en in welke context die communicatie plaatsvond. Digitale informatie zonder (digitale) context heeft steeds minder toekomstige historische waarde wat betreft auditing en waarheidsvinding. Een extra stap in deze vastlegging kan een transactionele vastlegging in een open gedistribueerde blockchain zijn, waardoor de echtheid en onveranderlijkheid van die transactie werkelijk bewezen is.
Onze exploderende datawereld vraag ook aan het einde van het gebruik van die data een geautomatiseerd archiveringsproces, dat niet alleen overbodige data direct opruimt, maar ook de overblijvende gearchiveerde data op een open, veilige en geborgde wijze beschikbaar maakt voor iedereen die daar recht toe heeft. Daarom is archiveren, en zeker bronarchiveren, duurzamer dan ooit. En dat proces moet ook automatisch zijn en over alle data en informatie genererende en beherende systemen heen worden uitgerold. Een super metadata laag die de regie neemt alle vrijgegeven en (dus) archiveerbare informatie te beheren, op de juiste plaatsen te laten opslaan en gemanaged beschikbaar te stellen.
Door zowel privacybescherming als toenemende compliance-eisen zoals in de Data Act is informatie kunnen maken net zo strategisch geworden als het op ordentelijke wijze kunnen archiveren. Net zoals bij een vliegtuig de landing net zo essentieel is als de start was. Tussen die twee momenten is een vliegtuig ‘airborn’ en vervult het zijn functie: vliegen. Voor informatie geldt data zelfde: na creatie vervult het de functie waarvoor het gemaakt is, daarna ‘landt’ het kan of worden opgeruimd of duurzaam worden bewaard. Onze informatiewereld verschilt op veel vlakken niet zoveel van wat in de fysieke wereld al jaren gewend waren te doen. Daar hoort ‘onze informatie-rommel opruimen’ ook bij: weggooien of netjes en terugvindbaar op een afgesproken plek neerzetten.
Door: Hans Timmerman
