Notarisatie en legalisatie van data en documenten

Het document kan op twee andere manieren gelegaliseerd en (internationaal) erkend worden: de rechtbank plaatst een apostille (stempel of sticker) op het document die bevestigt dat de handtekening authentiek is. Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag, waardoor documenten met een apostille direct geldig zijn in alle deelnemende landen. Legalisatie kan ook via het Consulair Dienstencentrum (CDC). Dit proces zorgt ervoor dat de echtheid van het document wordt erkend door andere buitenlandse autoriteiten. Door deze stappen is het internationaal erkend en kan het document zonder problemen in het buitenland worden gebruikt.

Digitaal Notariëren: Van Papier naar Online

Traditioneel was notariëren een face-to-face proces. De notaris en de betrokkene moesten fysiek bij elkaar zijn om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren en de geldigheid van de documenten goed te keuren. Deze pen-en-papier methode was echter omslachtig en gevoelig voor fouten, met risico’s zoals:

• Document- en identiteitsfraude door vervalsing van handtekeningen en ID-kaarten.
• Mogelijkheid tot misleiding over iemands identiteit.
• Risico op verlies, diefstal of vernietiging van papieren documenten.
• Bewijskracht die enkel afhing van papieren documenten en handtekeningen, die betwist konden worden.

Om deze problemen te verhelpen, werd in 2011 in de Amerikaanse staat Virginia Remote Online Notarization (RON) wettelijk ingevoerd. Dit innovatieve proces stelde notarissen in staat om documenten op afstand te bekrachtigen via online verificatieprocedures. De wetgeving stelde strikte normen vast voor identiteitscontrole en bescherming tegen manipulatie van het notariszegel.

Met de opkomst van digitale transacties en de groeiende acceptatie van online zakelijke deals en overheidsdiensten, werd RON in steeds meer staten en landen erkend. De coronapandemie versnelde deze ontwikkeling verder, omdat de noodzaak van veilige, op afstand uitgevoerde transacties steeds groter werd. Inmiddels heeft digitaal notariëren – inclusief digitaal ondertekenen – de historische beperkingen van de traditionele inkt-en-papiermethode grotendeels overwonnen en biedt het een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige oplossing voor notariële diensten.

Data Notarisatie: Vertrouwen in Data en Technologie

Het vertrouwen in data en technologie speelt een steeds grotere rol in onze economie. Het Internet of Things (IoT) en de opkomst van cloudplatformen leidden niet alleen tot een explosieve groei van data, maar ook wordt data vaker uitgewisseld en gedeeld. Het beheer van de verschillende lagen, systemen en services binnen een dataplatform vormt de complexe essentie voor de kwaliteit, betrouwbaarheid en legitimiteit van data.

Helaas wordt de beveiliging en betrouwbaarheid van data vaak uitsluitend vanuit een preventief perspectief benaderd. Dit betekent dat er vooral wordt nagedacht over het beveiligen van data aan het begin van de data-levenscyclus, terwijl juist in de latere stadia – wanneer data is gebruikt en/of gedeeld – de noodzaak voor betrouwbaarheid en verificatie het grootst is. Immers dan is de data buiten uw eigen systeem-invloed gekomen of moet wellicht achteraf worden onderzocht wat waar misging.

Data notarisatie is een logische stap in de borging van dit proces: het verifiëren en legaliseren van data voordat deze gedeeld wordt. Dit betekent dat alle betrokken partijen moeten kunnen aantonen dat hun data – vooraf en potentieel achteraf – kan worden gecontroleerd en dat deze goedkeuring vervolgens ook formeel is bekrachtigd en vastgelegd. Data notarisatie:

• Verifieert de integriteit en authenticiteit van data tussen de bron en de uiteindelijke gebruiker.
• Maakt het proces transparant en klaar voor audits vooraf en achteraf.
• Biedt fraudebestendige data-uitwisseling zonder de interoperabiliteit in gevaar te brengen.

Door middel van cryptografische technieken en timestamping wordt een onweerlegbaar bewijs van de herkomst en betrouwbaarheid van data geleverd. Dit creëert een solide basis voor dataconsumenten, die hierdoor verzekerd zijn van de kwaliteit van de gegevens die ze gebruiken. Hiervoor worden steeds meer op gedistribueerde blockchain gebaseerde methoden gebruikt.

Het Oude Mantra van Kwaliteitsborging

Kwaliteitsborging is een eeuwenoud principe, maar kreeg in de jaren tachtig een nieuwe impuls door de opkomst van elektronische procesautomatisering en het Japanse kwaliteitsdenken. Een belangrijke methode hierbij is procesgerichte kwaliteitsborging, waarbij het realtime proces dusdanig is ingericht dat het geen verkeerde producten c.q. non-kwaliteit kán produceren, mits:

• Het eerste product in een productiereeks nauwlettend wordt gemeten en gecontroleerd. Als dit product voldoet aan de kwaliteitsnormen, moet worden aangenomen dat de rest van de serie ook goed is. Het proces c.q. de machine kan immers niet anders.
• Aan het einde van een productieserie opnieuw een uitgebreide controle plaatsvindt. Als dit product eveneens voldoet, voldoet de gehele productiereeks daar tussen in, aan de in het proces ingestelde kwaliteitsnormen.

Deze op veel plaatsen geaccepteerde kwaliteitsmanagement methode elimineert fouten en zorgt voor een betrouwbare kwaliteitsborging binnen een productieproces. Ook voor dataverwerkingsprocessen kan dit type kwaliteitsborging worden ingebouwd; denk aan de smart-contracts die binnen een blockchain, vaste en onveranderlijke geprogrammeerde stappen uitvoeren en direct eenduidig vastleggen.

Naast de procesborging dient ook de kwaliteit van de input van het proces – het gebruikte ruwe materiaal of de ruwe data – geborgd te zijn. Hoe goed een proces ook is ingeregeld, als de input niet de minimale kwaliteit heeft, is de uitkomst van het proces nog steeds niet te vertrouwen. Ingangscontrole is een additionele maar wel aparte schakel van het totale kwaliteitsproces. Hier komt data notarisatie om de hoek kijken.

Data Notarisatie in de B2B-context

In mijn eerdere blog ‘Data Sharing: Samenwerken in een Digitale Wereld’ stelde ik al dat vooral transparantie, privacy en controle over eigen data cruciaal zijn en maakt de volgende vragen belangrijker dan ooit: Hoeveel inzicht geef je anderen in je bedrijfsdata? Welke afspraken maak je over het gebruik en de bescherming ervan en hoe zorg je ervoor dat alle partijen voldoen aan de wetgeving? En hoe toon je niet alleen vooraf, maar vooral achteraf aan dat alle gedeelde data voortdurend an alle eisen compliance en risk-management voldeed. Nu business-to-business (B2B) data sharing steeds belangrijker wordt, is een goed opgezet data-notariëringsproces essentieel voor betrouwbare samenwerking.

Data-notariëring biedt zekerheid over betrouwbaarheid en herkomst van gedeelde gegevens. Daarnaast is het van cruciaal belang om betrouwbare loggegevens te hebben die aantonen wanneer en waar deze data werd aangeboden en/of gebruikt. Maar ook hoe en wanneer iets mis ging. Deze logbestanden registreren immers ook ongebruikelijke activiteiten, de herkomst van bijvoorbeeld een aanval of de aanwezigheid van onbekende kwetsbaarheden. Dit onderstreept het belang van monitorring en robuust logbeheer als essentieel onderdeel van niet alleen van cybersecurity en fraudepreventie, maar ook van data-notarisatie. En het maakt ook duidelijk dat bij een goed data-notarisatie een digitale blackbox een must is.

Conclusie

Of het nu gaat om documenten of data, notarisatie blijft een cruciale stap om vertrouwen, authenticiteit en legaliteit voor aangeleverde informatie te garanderen bij data sharingsprocessen zoals het koppelen van data spaces. Data-notarisatie biedt nieuwe kansen voor een efficiënte en veilige manier van zakendoen in een steeds meer verbonden wereld.

Door: Hans Timmerman (foto)