SAP Concur zorgt voor grip op onkosten

Sinds Concur in 2014 voor 7 miljard euro door SAP werd overgenomen zijn de twee bedrijven steeds nadrukkelijker geïntegreerd. Pino Spadaro (foto) is afkomstig uit de SAP-organisatie en maakte de overstap naar SAP Concur. “Toen ik bij SAP voor het eerst zelf met Concur ging werken dacht ik: ‘Wow, wat is dit?’. Het bespaarde me zoveel tijd en moeite. Sindsdien ben ik verkocht.”

Sinds dit najaar is Spadaro Head of SAP Concur Benelux. Hij ziet veel toegevoegde waarde in de integratie van de twee bedrijven. “SAP is natuurlijk sterk in het ERP-domein, maar ze zoeken aanvulling. Travel and expense is iets waar elke klant mee te maken heeft. Vorig jaar hebben we voor de merknaam SAP Concur gekozen. Concur was al een sterke naam toen we het overnamen, maar hiermee laten we ook duidelijk zien dat het echt een onderdeel van de SAP-propositie is.”

Travel and expense-management, dat is wat SAP Concur doet. Het is een thema waar Spadaro vol enthousiasme over vertelt. “De basis van alles is het verwerken van onkosten van medewerkers. Al onze innovatie is erop gericht om dat proces zo simpel mogelijk te maken en zoveel mogelijk stappen uit dat proces te halen. We schuiven bovendien ook steeds verder op richting de inkoop. Stel, je wilt als medewerker een treinreis maken, dan faciliteren we ook de koop van een treinkaartje. Dat wordt dan automatisch als onkosten verwerkt. Zo kun je onder meer ook een hotel boeken, net zo simpel als met de bekende boekingswebsites.”

Stap vooruit denken

Voor bedrijven is werken met SAP Concur om een veelvoud van redenen interessant, legt hij uit. “Je maakt het proces efficiënter en dus goedkoper. Daarnaast kun je een stap vooruit denken en het gaan budgetteren. Bij het treinkaartje dat ik als voorbeeld gebruikte, kun je er ook een goedkeuringsproces aan koppelen. Mag je die reis maken? Past het binnen de policy van het bedrijf? Mag het alleen tweede klas of ook in de eerste klas? Nu ziet 71 procent van de organisaties de reiskosten pas nadat de reis geboekt is en overschrijdt 75 procent ongemerkt het budget dat ervoor is. Dat wil je dus voorkomen.”

Spadaro noemt ook voordelen waar je misschien niet meteen aan zou denken. “Je kunt hiermee inzichtelijk maken welke BTW je hebt betaald en die vervolgens terugvorderen. In Nederland is dat misschien simpel, maar bij kosten tijdens een reis in het buitenland wordt het een ander verhaal. In combinatie met partners die daarin gespecialiseerd zijn, kun je dat via SAP Concur allemaal eenvoudig regelen. Nu laten bedrijven dat vaak zitten omdat het te veel gedoe is en dus lopen ze geld mis.”

Fraude voorkomen

Ook kun je vergissingen en fraude voorkomen. “Er worden bij declaraties veel fouten gemaakt. Vaak onbewust, soms bewust. Kilometers worden bijvoorbeeld vaak naar boven afgerond. Dat lijken kleine verschillen, maar in totaal kan dat om behoorlijke bedragen gaan. Onze software meet, via een app, de werkelijk gereden afstand. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat hetzelfde bonnetje van een eetafspraak of een taxirit door meerdere verschillende mensen wordt ingediend. Dat herkent het systeem ook. Ook zijn er bedrijven die bijvoorbeeld een non-drinking policy hebben. Op een Nederlands bonnetje kun je dat misschien nog wel detecteren, maar bij een restaurant in China wordt dat lastig. Dat kan onze software er ook uithalen.” Daarnaast komt bewuste of zwaardere fraude natuurlijk ook voor. “De helft van de bedrijven heeft daarmee te maken. Denk aan een vliegticket dat na een zakenreis die niet doorgaat gewoon wordt behouden. Het is belangrijk om dat goed te controleren en zo een cultuur te creëren waarin iedereen eerlijk is.”

Inzicht

Inzicht is een belangrijk element. Dat helpt bij het maken van een planning en het budgetteren. Het kan bedrijven zelfs een onderhandelingspositie opleveren. “Stel dat je als groot bedrijf merkt dat je heel vaak met een bepaalde luchtvaartmaatschappij hebt gevlogen. Met die gegevens in de hand kun je kijken of je daarmee prijsafspraken kunt maken.”

De reiskosten stijgen en daardoor kan het gebruik van SAP Concur grote financiële voordelen opleveren, zegt Spadaro. “Uit onderzoek is gebleken dat bedrijven gemiddeld 14 procent meer reiskosten hebben. Voor onze gebruikers is die toename slechts 5 procent. Dat gaat dus echt om enorme besparingen.”

Makkelijk

Spadaro laat zien hoe de app werkt. Bij een bonnetje van een lunch in het buitenland herkent hij onder meer het bedrag, de datum en de naam van het restaurant. “Ons doel is om het declaratiestuk zo makkelijk mogelijk te maken en het uitbetalen zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen. Ons systeem herkent fouten heel snel en voorkomt dat ze gemaakt worden. Er zit veel intelligentie in de software. Dat zorgt ervoor dat je zo min mogelijk handmatig in hoeft te vullen. Ook zijn er koppelingen met apps zoals Uber, en verschillende hotelketens en luchtvaartmaatschappijen. Het systeem leert ook nog eens steeds bij door middel van AI.” Eenvoud voor de werknemers wordt volgens hem steeds belangrijker. “Denk eens aan de millennials, die een steeds groter deel van het aantal werknemers vormen. Die willen geen spreadsheet invullen voor declaraties.”

SAP Concur verkoopt rechtstreeks aan de markt, maar bij de implementatie is er een rol voor partners. “We koppelen bijvoorbeeld met het financiële systeem van een klant. Dat kunnen we zelf, maar we doen dat ook met gecertificeerde partners. Dat zijn grote system integrators, maar ook minder grote partners die vaak traditioneel uit de SAP-hoek komen. Wij groeien, dus behalve dat we de huidige partners verder op willen schalen, is er ook ruimte voor nieuwe partners.”

Door: Johan van Leeuwen