Eshgro: De weg naar een moderne werkplek heeft nog steeds evangelisatie nodig

De coronacrisis heeft invloed op de snelheid van digitalisering. Bij Eshgro, Cloud Service Provider, is het daardoor heel druk nu, vertelt directeur Anton Loeffen. Maar de overgang naar de moderne werkplek is volgens hem nog lang niet voltooid.

In veel branches werken vanaf maart de meeste mensen thuis. Met name in de zakelijke dienstverlening, is het onderscheid dat Loeffen maakt. “In de industrie, waar we veel klanten hebben, was dat veel minder het geval. Logischerwijs moest de productie op locatie zijn, maar dat trokken de meeste bedrijven ook door richting de administratieve en financiële functies. In de zorg, waar we ook goed vertegenwoordigd zijn, waren mensen op de werkvloer uiteraard ook heel hard nodig.”

Structurele processen
Eshgro heeft het al heel wat jaren over de moderne werkplek. De weg daarnaartoe lijkt nu in een stroomversnelling te zijn gekomen, maar Loeffen tempert dat gevoel. “Al sinds ongeveer 2004 propageren we het idee om altijd en overal te kunnen werken. Sinds een jaar of drie kan dat ook echt en is de software er geschikt voor. Maar ondanks dat moeten we nog altijd veel evangeliseren. Nog steeds kiezen bedrijven voor traditionele oplossingen, voor een remote desktop of voor private cloud. Dat verandert nu niet ineens.”

“Natuurlijk hebben het thuiswerken en de oplossingen voor videocommunicatie vanaf maart wel een enorme vlucht genomen. Binnen een week werkte ineens iedereen met Teams”, geeft hij aan. “Er hebben zich daardoor ook nieuwe klanten bij ons gemeld, of bestaande klanten die ineens vroegen naar de moderne werkplek. Dat is natuurlijk fijn.” Maar dat betekent niet dat er nu ineens grote stappen richting die moderne werkplek zijn gezet, vindt hij. “Teams wordt nu vooral gebruikt voor online vergaderingen. De vele andere functionaliteiten zijn nog een ondergeschoven kindje. De veranderingen lijken groter dan dat ze in werkelijkheid zijn. De adoptie van het online vergaderen en het thuiswerken zijn heel snel gegaan, maar de structurele processen zijn nog niet aangepast.”

Mogelijk kan de coronacrisis wel een belangrijke aanzet zijn. “Onder normale omstandigheden had het nog zeker drie jaar geduurd voordat je de zogeheten laggards mee had gekregen. Nu is die groep al geconfronteerd met de basis en zullen ze de vervolgstappen waarschijnlijk ook eerder zetten. Mensen hebben nu ineens veel meer praktische vragen, zo merken we. We geven online wekelijks één of meerdere Teams-workshops en die worden heel goed bezocht. De vragen gingen aan het begin vooral over het in de lucht krijgen van Teams. Nu gaat het veel meer over hoe je er rendement uit haalt. Hoe schroef je je interne mailverkeer met tachtig procent terug? Hoe werk je effectiever met klanten samen? Mondjesmaat beginnen bedrijven die toegevoegde waarde van Teams te benutten. Vervolgens is het de vraag of ze ook echt hun processen voor verkoop, marketing en administratie aan durven te raken. Op dat moment gaat de rem er nog vaak op. Dat vinden ze spannend.”

Productiever
Loeffen vindt dat het hoog tijd wordt om anders te kijken naar de manier waarop we werken, vooral als het gaat om het ‘waar’ en ‘wanneer’. “Ons denken daarin is nog gebaseerd op het werken in fabrieken, zoals dat na de industriële revolutie zijn intrede nam. Management stuurt de organisatie aan en je werkt op locatie van half 9 tot 5. Dat passen we ook toe op mensen bij wie hun werk vooral tussen de oren zit. Waarom moeten zij zich altijd melden op een kantoortje om daar hun werk te doen? Het vooroordeel is dat de productiviteit dan hoger is, maar steeds meer cijfers wijzen op het tegendeel, zeker bij de high professionals. Wij zien dat zelf ook bij bijvoorbeeld onze eerste- en tweedelijns servicedesk. Nu ze thuis zitten verwerken ze meer incidenten per persoon. Ze overleggen, via de chat, nog steeds met collega’s als ze iets niet weten, maar dat gebeurt op een effectievere manier dan wanneer ze bij elkaar in dezelfde ruimte zitten. De onderbrekingen zijn korter. Ik hoor van klanten dat dat ook in veel andere branches geldt. Dat vind ik mooi om te zien.”

Begrijp Loeffen niet verkeerd, met zijn allen altijd thuis werken is volgens hem niet de oplossing. “Met vijftien man vergaderen in Teams is niet ideaal, net als een groot aantal overleggen op een dag voeren, zo weet ik uit eigen ervaring. Bedrijven moeten op zoek naar een nieuwe modus. Dat is misschien wel dat mensen twee of drie dagen op kantoor werken. Voor de meeste medewerkers zelf is dat ook het fijnst.”

Einddoel
Eshgro neemt bedrijven graag bij de hand richting die moderne werkplek. “Al onze klanten, nieuwe en bestaande, willen van A naar B komen, richting die moderne werkplek. Eerst zetten we samen met hen de kaders neer. Hoe gaan ze om met bijvoorbeeld devices, met output gestuurd werken, met samenwerken, met veiligheid? Op basis van onze ervaring hebben we vragenlijsten waarmee we dat allemaal in kaart brengen. Daarna hebben we een stappenplan om ze richting dat einddoel te helpen.”

Bij die overgang werkt Eshgro met Smarter 365™, een zelf ontwikkeld platform dat het bedrijf eerder dit jaar lanceerde. Het doel is om klanten daarmee meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger te laten samenwerken. “Dat platform maakt de technologie onzichtbaar en zorgt er automatisch voor dat de rechten, rollen, compliancy, security en kosten bewaakt worden. Bedrijven stellen de functionaliteit beschikbaar aan hun medewerkers en het platform doet de rest. Dankzij een stukje kunstmatige intelligentie en een chatbot kun je na een aantal maanden zien wie er het verst zijn in de adoptie van de moderne werkplek en wie er hulp nodig hebben.”

“Een overgang naar de moderne werkplek begint voor ons altijd met het neerzetten van het fundament en het aanpassen van de processen”, vat Loeffen samen. “Daarna geven we inzicht in die processen en kijken we naar wat er nog beter kan. De laatste stap is dat we overkoepelend inzicht geven in data die zit opgesloten in verschillende silo’s. Zo helpen we onze klanten bij die transitie.”