John Adegeest leidt cloudtransitie bij CSU en Tzorg

Hij verkaste van een beursgenoteerde verzekeraar 'boven de rivieren' naar een gemoedelijk Brabants bedrijf in de facilitaire dienstverlening, waar hij de cloudstrategie 'cloud, tenzij' aanscherpte tot 'cloud only'. Sinds juli 2017 is John Adegeest Directeur ICT bij schoonmaak- en thuiszorgdienstverlener CSU en Tzorg. “Voor een succesvolle cloudgang zijn draagvlak en transparantie cruciaal”, tipt hij zijn collega's. “En heel belangrijk in onze branche: verspil je tijd niet met maatwerk, maar kies voor standaardoplossingen.”

De 53-jarige Soestenaar John Adegeest is z'n hele werkende leven actief in de IT-sector. Dat begon in 1993, toen hij als medewerker automatisering bij Rijnmond Verzekeringen in Rotterdam 'de IT overeind hield', zoals hij het zelf uitdrukt. “Bij een andere verzekeraar, a.s.r. in Amersfoort, was ik vervolgens verantwoordelijk voor systeemontwikkeling en kreeg de mogelijkheid om mijn skills en verantwoordelijkheden te laten meegroeien met de ook daar steeds belangrijkere IT-afdeling. In maart 2017 nam ik afscheid van a.s.r., waar ik inmiddels Directeur ICT was. Een paar maanden later werd ik gevraagd als interim IT-directeur bij CSU en Tzorg, met een duidelijke strategische opdracht: IT moest niet 'belemmerend' zijn.”

Volgens Adegeest, inmiddels vast in dienst, had de overgang niet groter gekund. “Ik verruilde een beursgenoteerde financial boven de rivieren voor een van oorsprong familiebedrijf in de facilitaire dienstverlening onder de rivieren. Bij a.s.r. draaide een groot deel van mijn werk om het eenvoudiger en efficiënter maken. CSU en Tzorg, mensenwerk in schoonmaak en thuiszorg, om het creëren van waarde voor klant, cliënt en collega.”

Cloudstrategie
Maar mensenwerk of niet, ook in de facilitaire dienstverlening wordt IT steeds belangrijker. “Er moesten wat pijnpunten op tafel toen ik hier begon”, erkent Adegeest. “IT had bijvoorbeeld geen positie in de directie; dat kan natuurlijk niet in de 21e eeuw in een organisatie met 1100 mensen op kantoor. Tegelijk zijn in de markt van facilitaire bedrijven als CSU de marges klein en de investeringsruimte dus ook. CSU had zo'n 25 jaar eerder een koers ingezet met apparatuur als de midrange computer IBM AS/400, dat was het hart van de administratie. Alles draaide om efficiency, maar de beloning van medewerkers iedere vierde donderdag om 12 uur – om een cruciaal onderdeel van onze administratie te noemen – moest wel goed gaan. Hoe dan ook, van de harde infrastructuur tot de lokale netwerken en de applicatieomgevingen; eigenlijk was alles verouderd. Het was tijd om naar de cloud te gaan.”

Toen Adegeest begon, hanteerde CSU de cloudstrategie 'cloud, tenzij'. “We hebben dat inmiddels veranderd in 'cloud only'. Alle systemen hebben we naar cloudomgevingen gebracht; we hebben inmiddels een mix van SaaS-oplossingen en een kantooromgeving van Azure met het hele digitale werkplekconcept. Dat concept hebben we trouwens versneld moeten doorvoeren vanwege de corona-uitbraak. Onze ICT-dienstverlener Valid heeft de oplossing fleXpace geleverd, met daaronder de public cloud van Microsoft Azure en Office 365. In vijf dagen tijd en in twee batches van 500-600 medewerkers hebben we iedereen naar fleXpace overgezet. Sindsdien kan iedereen thuis met elk beschikbaar device altijd veilig aan het werk. Het piepte en het kraakte, maar al op 16 maart hadden we iedereen op een thuiswerkomgeving staan.”

AFAS Profit
Voor zowel HR als CRM implementeerde CSU ondertussen een cloudoplossing van AFAS Profit. Ook Finance is inmiddels live voor AFAS Profit, nu nog alleen voor Tzorg, maar CSU volgt op 13 september. “HR, CRM en Finance zitten dus alle drie volledig in AFAS Profit”, merkt Adegeest op. “Voor Planning en de urenverwerking van CSU zijn we ORTEC Workforce Scheduling aan het uitrollen. Afgelopen februari hebben we onze datacenters in Uden met onze uitwijk in Ede kunnen uitzetten, met als resultaat 20 procent minder stroomverbruik in Uden.”

De digitalisering en de cloudtransitie zijn overigens niet alleen merkbaar voor de 1100 kantoormedewerkers die worden bediend door de IT-organisatie van Adegeest, een team van ongeveer dertig mensen. “Het gros van de in totaal 28 duizend medewerkers werkt 'in het veld': in de schoonmaak en de thuiszorg op locatie. Ook voor hen is het nodige veranderd. Het mooie van platformen als AFAS en ORTEC, en trouwens ook van ONS van Nedap (dat de planning voor medewerkers en cliëntenafspraken in de thuiszorg regelt), is dat zulke systemen ook door medewerkers middels een app kunnen worden gebruikt. We hebben meer dan tienduizend thuishulpen en ruim vijftienduizend schoonmaakmedewerkers in Nederland, en met bijvoorbeeld de Pocket App van AFAS op hun smartphone worden ook zij een stukje digitaler. Wij zijn daar best ver mee, want dit is in de schoonmaak- en thuiszorgbranche lang niet altijd vanzelfsprekend. Naar de cloud gaan en digitaliseren raakt een 'digitaliseringsmindset' van álle medewerkers, niet alleen van IT-professionals. De kracht van digitalisering zit in een combinatie van technologie (HighTech) en mensen (HighTouch). Digitaliseren gaat niet om het automatiseren op zich, maar om het toevoegen van waarde.”

'Kies voor standaarden'
John Adegeest onderscheidt drie voorwaarden voor een succesvolle digitalisering en cloudtransitie. “Het is best een omslag, zeker als zo'n reorganisatie wordt geleid door iemand van buiten. Wees transparant over alles wat je doet. Tegen mijn team heb ik gezegd: er wordt niks in de directie besproken wat niet ook met jullie wordt besproken. Verder heb ik toegezegd dat er voor iedereen plek blijft. Het werk wordt niet minder, alleen anders. Het is een (voormalig) familiebedrijf ook niet vreemd om heel zorgvuldig met medewerkers om te gaan. Ik merkte al gauw dat de aanvankelijk sceptische stemming omsloeg en de nodige energie loskwam. En toen zijn we aan de slag gegaan.”

Zorg bovendien voor voldoende draagvlak in de héle directie. “Alleen dan kun je genoeg tempo maken”, vindt Adegeest. “Maar het allerbelangrijkste voor een facilitaire dienstverlener als CSU en Tzorg: kies voor standaarden. Het is écht onzin om nog maatwerk te doen. Standaarden zijn schaalbaar, maatwerk niet. Nieuwe (cloud)toepassingen moeten direct voor alle klanten beschikbaar zijn, bijvoorbeeld via een klantportaal. Alleen zo krijg je de waarde die IT moet creëren in één keer op alle beoogde plekken. Kies daarom ook niet voor het operationeel in de lucht houden van een (eigen) infrastructuur, maar gebruik IT zoals je gas, water en licht inkoopt. Op die manier is de hele workforce aan IT beschikbaar voor het creëren van waarde voor de business. Je moet nog wel leveranciers managen en je hebt nog best wat regie-activiteiten, maar door te outsourcen kun je het gros van je werk besteden aan functionaliteiten richting het bedrijf.”

Samenwerking met leveranciers
Het IT-portfolio van CSU en Tzorg is dan ook praktisch volledig 'standaard'. Adegeest: “Ik accepteer gewoon geen maatwerk. Iedereen die bij mij komt praten over maatwerkoplossingen zet ik voor straf een uur in de hoek met een puntmuts op. Uitzondering is de dienst BE Clean, die digitaal inzicht geeft in schoonmaakactiviteiten en het gebruik van gebouwen. BE Clean ontwikkelen we zelf, maar wel met de ambitie dat op termijn ook andere organisaties dan CSU deze oplossing gaan gebruiken. Wij geloven in 'open', en in 'bulk' en 'efficiency'. Daar gaan we heel ver in; we hebben zelfs met andere partijen in de schoonmaakbranche gedeeld hoe wij op hoofdlijnen Profit hebben ingericht. We concurreren niet op IT, dus zoek niet allemaal je eigen weg. En trouwens: Onder fleXpace ligt Workspace 365, dat stevig aanschuurt tegen Office 365. Daarin is de standaard zo rijk, dat je geen maatwerk nodig hebt. Je kunt er prima realiseren wat je nodig hebt.”

Adegeest ziet leveranciers het liefst als partners die CSU en Tzorg helpt om producten door te ontwikkelen, door constant feedback te geven over hoe de facilitaire dienstverlener producten gebruikt. “De onderhandeling met AFAS gingen ook niet over contractvoorwaarden of prijs, maar over aanpassingen in de standaard die wij gezien onze omvang echt nodig hebben, en over een aantal specifiteiten in de software. AFAS wilde ons graag als klant, omdat onze markt voor hen erg interessant is. Dus dan zit je in de AFAS Live bij de presentatie van nieuwe features, en dan zie je dingen terug die je kort daarvoor nog had besproken tijdens contractonderhandelingen. Een feest van herkenning.”

Auteur: Jeroen Bordewijk en Witold Kepinski