Picanol wil niet afhankelijk zijn van cloud

Bij Picanol Group, een multinational die onder meer weefmachines produceert, bepaalt een speciaal ingerichte groep welke applicaties binnen MS 365 mogen worden gebruikt. “Daarbij moeten liefst alle applicaties voor reizende medewerkers ook offline zijn te gebruiken”, zegt VP IT & CIO Philip de Bie. Doel is te groeien naar een datagedreven onderneming en transparante, internationale samenwerking tussen medewerkers.

Picanol Group (segment Machines & Technologies) heeft zijn hoofdvestiging in het Belgische Ieper. Bij het bedrijf werken meer dan tweeduizend mensen. De onderneming heeft productievestigingen in Ieper, Roemenië en China. De IT wordt gecentraliseerd uitgevoerd vanuit Ieper.

De Bie werkt al zo’n zesendertig jaar bij Picanol Group. Eerst in management- en commerciële functies, sinds 2009 in IT. “Na de bankencrisis zijn de functies bij het bedrijf herverdeeld. Het voordeel van mijn business-achtergrond is dat ik weet wat nodig is om het werk te doen.”

Het doel van de IT-afdeling is tweeledig: zorgen dat de bestaande automatisering optimaal presteert volgens de 4 S’en (Support, Sustainable, Secure en Smart); en daarnaast via automatisering waarde toevoegen aan het bedrijfsresultaat. Dit gebeurt door kostenreductie van de IT, bedrijfsprocessen te verbeteren met innovatieve toepassingen en voortdurend in de gaten houden of de processen zijn te verbeteren.

Cloud is riskant

Picanol Group besteedt IT-processen uit als de eigen afdeling ze niet efficiënt genoeg kan afhandelen. “Wij focussen ons op processen die dichtbij de gebruikerservaring liggen. Om die reden hebben wij bijvoorbeeld de helpdesk weer teruggehaald”, legt De Bie uit. De ESSA-aanpak is bepalend: Eliminate, Simplify, Standardize en Automate.

Bij alle beslissingen houdt De Bie het einddoel in het achterhoofd. One Time in Full, noemt hij dat. Het is een van de zeven managementstappen van Stephen Covey: ‘Begin met het einde voor ogen’. “Je moet het hele verhaal in ogenschouw nemen”, vult De Bie aan.

Over de cloud heeft hij een uitgesproken mening: de cloud is riskant. “Nog heel recent in juli 2022 heeft Canada, door technische problemen bij internet provider Rogers, vijftien uur zonder internetservices gezeten. Geen cloud dus. Bovendien is cloud computing niet overal ter wereld beschikbaar; en wij zijn vrijwel overal present. Wij kiezen daarom niet voor een cloud only-strategie; We blijven hybride en kiezen slim wat we in de cloud zetten en wat on premise, gedreven door beschikbaarheid van functionaliteiten, functies, diensten, snelheid, wendbaarheid en TCO. We willen met direct productie-aansturende applicaties niet afhankelijk zijn van internet; die blijven on premise. Alle applicaties voor reizende medewerkers moeten ook liefst offline zijn te gebruiken.”

Vooralsnog kiest Picanol voor één cloud-provider: Azure. “Maar wij hebben onze omgeving zo ingericht dat wij moeiteloos naar een multicloud kunnen gaan. De grote providers maken winst doordat zij meer klanten krijgen. Maar op een gegeven moment is die vijver leeg en kun je nu al op jouw vingers uittellen wat er dan gaat gebeuren: dan gaan de prijzen omhoog om toch de gewenste winst te halen. In die situatie willen wij niet gebonden zijn aan één aanbieder.”

Door on premise de Azure Stack te gebruiken, beschikt Picanol wel over één management console voor on premise en de cloud-omgeving. “Bovendien is het dan eenvoudiger om data naar behoefte van en naar de cloud te brengen. Wij zijn nog niet helemaal klaar met deze inrichting, maar het komt er wel aan.”

Schaduw-IT

De Bie vindt dat een moderne werkplek de omarming van schaduw-IT betekent. “Wij doen dat, zolang de applicaties in de schaduw blijven, dat wil zeggen buiten onze productie-omgeving. Wij kijken als IT-afdeling mee over de schouder van de gebruikers om na te gaan of hun keuze past binnen ons streven om waarde toe te voegen aan de bedrijfsvoering. Mocht dat het geval zijn, dan herziet en optimaliseert onze afdeling de toepassing of kiest een vergelijkbare toepassing die beter past binnen onze IT-architectuur en 4S-uitgangspunten. Het doel is om onze gebruikers hun vereisten en latente behoeften te laten ontdekken via schaduw-IT.

Single Point of Contact

De moderne werkplek bestaat bij Picanol onder meer uit MS 365 (internetgebaseerd), Windows 10, OneDrive, Teams, SharePoint Online en Power Apps. Vorig jaar heeft Picanol ook zijn arbeiders aan boord gebracht in MS 365. “Dat betekent dat we alle medewerkers goed trainen in het gebruik van al deze digitale gereedschappen. We zien het ook als een sociale opdracht, want ook in het dagelijkse leven zullen ze meer en meer digitaal moeten kunnen werken. Uiteindelijk zal onze bedrijfsvoering volledig digitaal zijn; daarnaar moet iedereen groeien. Tegelijk zien we het als een middel om jonge, talentvolle medewerkers aan te trekken.”

Het juiste gebruik van de MS 365 Apps wordt ook meebepaald door de medewerkers zelf. Dit gaat over de apps binnen Office 365. Powerapps zijn pas gestart met een traject die tot Self service van Powerapps moet leiden, maar is nog niet zo ver. Het governance model gaat over de juiste keuze en gebruik van apps binnen MS365. “Hiertoe hebben we een governance team opgezet. Dit team beslist over het gebruik van nieuwe/bestaande apps in MS 365, bepaalt de Picanol Group MS 365 sjablonen, de roadmap voor het gebruik van MS 365, de gebruiksrichtlijnen om de gebruikers te informeren over de Picanol Group best practices. Het bepaalt ook de labels voor de bescherming van informatierechten (zorg ervoor dat het op één lijn ligt met andere governance teams), en zorgt voor periodieke herziening van het governance document.”

De opgezette key user group zorgt ervoor dat wat leeft op de werkvloer de IT-afdeling bereikt. Deze groep is tevens een Single Point of Contact voor de medewerkers én de IT-afdeling.”

Dat bij Picanol Group kantoorautomatisering en operationele automatisering elkaar sterk raken, maakt centrale sturing en afgewogen toelating van applicaties noodzakelijk. “OT is vanuit security een voortdurende zorg”, zegt De Bie, “maar integratie, met het oog op een datagedreven bedrijf te zijn, is onvermijdelijk.”

Nieuwe aanbevelingen Beltug

[kadertekst]Philip de Bie is een actief lid van Beltug: met meer dan 2000 leden uit 490+ organisaties de grootste Belgische vereniging van CIO's & leiders in digitale technologie. De inbreng van Beltug-leden leert dat de invoering van hybride werken op grote schaal, nieuwe afspraken vergt. Om haar leden bij te staan in het maken van deze nieuwe afspraken, heeft Beltug een nieuwe editie gepubliceerd van haar ‘Aanbevelingen voor een corporate policy’. Daarin deelt ze de best practices van haar leden. Lezers van Dutch IT Channel kunnen deze aanbevelingen op eenvoudige vraag ontvangen via info@beltug.be.

Zowat de helft van de bedrijven en overheidsinstellingen heeft zijn kantoren heringericht of heeft plannen om dat te doen. Daarbij gaat het om het inrichten van hybride vergaderzalen, het uitbreiden van het aantal vergaderruimtes en het verminderen van het aantal vaste werkplekken. De uitwisseling van kennis tussen de leden, en de aanbevelingen van Beltug, helpen hen daarbij.

Auteur: Teus Molenaar