SAP: Volledig hybride werken vereist een echte mentaliteitsverandering

Hybride of flexibel werken is sinds de pandemie steeds populairder en wordt langzaam gemeengoed. Ook SAP heeft wereldwijd het hybride werken omarmd en tot standaard gemaakt. “Een overstap naar volledig hybride werken vereist wel een heel andere mindset en goede afspraken”, zegt HR Director Lidewij van den Eerenbeemt van SAP Nederland.

Hybride werken heeft de afgelopen twee jaar een recordontwikkeling doorgemaakt. Onder meer vanwege de pandemie hebben veel bedrijven besloten hun medewerkers voortaan gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuis of ergens anders te laten werken.

Medewerkers reageerden hier vaak positief op en zagen hun productiviteit toenemen. Hierdoor is hybride werken vaak de voorkeur van de meeste medewerkers geworden en stappen bedrijven ook vaker over naar deze manier van werken.

Flexibel werken en SAP Nederland

Ook ERP- en cloudgigant SAP heeft hybride werken nu volledig omarmd. “Ons wereldwijde hybride werkenprogramma heet ‘Pledge to flex’”, zegt HR Director Lidewij van den Eerenbeemt van SAP Nederland. “Concreet houdt dit programma in dat onze medewerkers met het vertrouwen van het bedrijf altijd flexibel kunnen werken. Dit is nu voor iedereen de norm en niet -zoals vroeger- de uitzondering.”

“SAP-medewerkers zijn geheel vrij hoe zij op basis van hun eigen werkzaamheden dit invullen. Wij noemen dit ook wel ‘activity based working’. Als zij collega’s fysiek willen spreken, voor inspiratiesessies of contact met klanten, kunnen zij altijd naar kantoor. Maar als zij gefocust willen werken, kunnen zij zelf en met het vertrouwen van SAP bepalen of zij thuis werken.”

Pandemie stroomversnelling

Dit standaard programma is natuurlijk wel naar lokale maatstaven aangepast. “In Nederland was het voor medewerkers al voor de pandemie mogelijk hybride te werken”, gaat Van den Eerenbeemt verder. “Iedereen beschikte over de juiste software en had een standaardvergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek. Ook waren er afspraken over wat wel en niet mogelijk was.”

De pandemie en het wereldwijde programma hebben alles nog meer in een stroomversnelling gebracht. “We hebben de transitie groot opgezet, onder meer door alle medewerkers naar hun wensen te vragen in enquêtes -met behulp van onze eigen software voor experience management Qualtrics en de daarbij behorende functionaliteit voor online onderzoeken, naar hun behoeften voor hybride werken, het instellen van zogenoemde ‘flex-ambassadeurs’ en andere initiatieven. ”

“Hieruit is een duidelijk hybride werkbeleid voortgekomen. Zoals eerder al gezegd, hangt ons hybride werken volledig af van hoe onze medewerkers hun werk willen uitvoeren. Dit kan per medewerker verschillen. Na de pandemie wilde ongeveer 80 procent twee of drie dagen naar kantoor. Zij willen dus echt hybride werken. Eerde wilden meer mensen naar kantoor”, volgens van den Eerenbeemt.

Verbouwing Nederlandse hoofdkantoor

De stroomversnelling voor het hybride werken bij SAP Nederland werd gestimuleerd door de gelijktijdige verbouwing van het Nederlandse hoofdkantoor in ’s-Hertogenbosch. Bij deze verbouwing, die onlangs is afgerond, is compleet rekening gehouden met het hybride werken. In het nieuwe kantoor kunnen speciale ruimtes die voor ontmoetingen tussen teams of met klanten worden geboekt. Verder zijn er alleen maar flexplekken.”

“Met deze flexplekken maakt SAP Nederland een einde aan de traditionele werkplek en geven we een nieuwe draai aan de kantoordynamiek. Hierbij, indachtig het activity based working-principe, laten we de werkzaamheden bepalen in welke werkomgeving medewerkers werken. Bijvoorbeeld in de lounge op de benedenverdieping van het kantoor voor het ontmoeten van mensen. Het experience center kan weer worden gebruikt voor afspraken met partners of klanten voor meer creativiteit”, geeft Lidewij Van den Eerenbeemt aan.

Een andere belangrijke reden voor het verbouwen van het kantoor was meer duurzaamheid. Tot in de kleinste details van de materialen, bijvoorbeeld ook die van de bureaus, tot aan de kantine, is het vernieuwde Nederlandse SAP-hoofdkantoor nu uiterst duurzaam geworden.

Verandering van mindset

Bedrijven die serieus werk willen maken van hybride werken, moeten wel van ‘mindset’ veranderen als zij dit goed willen doen. Dus niet meer ‘traditioneel’ sturen op basis van aanwezigheid tijdens kantooruren, maar meer op het werk dat moet worden gedaan. Volgens de HR Director van SAP Netherlands is het daarom belangrijk dat bedrijven daarvoor een duidelijke idee en stappenplan hebben van wat zij precies willen bereiken.

“Je kan niet van de ene op de andere dag hybride gaan werken. Bedrijven - en dan natuurlijk vooral het management- moeten hiervoor een visie vastleggen waar ze zelf achterstaan. Wij hebben, en dat was echt een groot project, met alle medewerkers en ook het management gesproken en zijn zo tot een visie gekomen. Deze visie geeft aan hoe wij het hybride werken voor de Nederlandse situatie willen inrichten.”

Randvoorwaarden noodzakelijk

“Deze visie hebben we naar de praktijk ‘vertaald’. Hoe gaat het hybride werken op basis van wederzijds vertrouwen er precies uit zien. We concludeerden dat hiervoor wel een soort va gradatie van randvoorwaarden moest komen. Klanten komen altijd op de eerste plaats, gevolgd door het team van de medewerker en dan de individuele medewerker zelf. Dit betekent bijvoorbeeld dat voor klanten medewerkers, als het moet, naar kantoor komen. Of voor bepaalde teamafspraken. Verder bepalen medewerkers zelf of voor de eigen werkzaamheden aanwezigheid echt nodig is.”

“Om teams hierbij te helpen, hebben we zelf zogenoemde manifesto’s ontwikkeld. Deze manifesto’s zijn een blauwdrukken die leidinggevenden, teams en medewerkers opstellen hoe met hybride werken om te gaan. Dit helpt de boel een beetje te structureren.”

Best practices

Het stappenplan van SAP laat zich samenvatten in een aantal ‘best practices’. Ontwikkel in de eerste plaats met alle stakeholders, de individuele medewerkers, de teams en het management, een visie waarom en hoe het bedrijf hybride werken moet omarmen. Vertaal deze visie vervolgens naar een dagelijkse praktijk. En geef tot slot aan waar voor iedere de verantwoordelijkheid voor klanten, het eigen team en zichzelf komt te liggen Dit laatste kan dan in een manifesto of blauwdruk worden vastgelegd.

Flexibel werken is een blijvertje

Volgens Lidewij van den Eerenbeemt is hybride werken een blijvertje en ziet de oude situatie niet terugkomen. “Je moet het eigenlijk ook niet willen, want je gaat zeker het wederzijdse vertrouwen met je medewerkers en de aantrekkingskracht voor nieuwemedewerkers kwijt raken. Bovendien kan je tegenwoordig niet meer om hybride werken heen als je talent wil aantrekken.”

De HR Director van SAP Nederland geeft daarom nog een aantal tips mee. “Het is ook belangrijk dat de interne policies van een bedrijf bij deze vorm van werken aansluiten. Denk aan de ‘oude’ arbeidstijden, ouderschapsverlof of andere zaken die de ‘workforceplanning’ regelen. Denk ook aan een veranderende leaseregeling of een thuiswerkplekvergoeding. En natuurlijk is het handig, zoals SAP Netherlands heeft gedaan, het kantoor zelf op de nieuwe situatie aan te passen.”

“Wanneer je de best practices en andere kleine, maar belangrijke, details toepast, kan je van hybride werken een groot succes maken”, besluit de HR Director van SAP Nederland.

Door: Floris Hulshoff Pol