Voorbereiden op generatieve AI: het belang van een sterke basis

De toename van de belangstelling vanuit het bedrijfsleven wordt vooral gedreven door werknemers binnen deze organisaties. Hierdoor zijn bedrijven steeds meer op zoek naar manieren om de beloofde voordelen van generatieve AI-tools sneller te implementeren.

“In eerste instantie was het zakelijk gebruik van generatieve AI-oplossingen nog beperkt. Bedrijven konden deze oplossingen nog niet altijd goed toepassen of werkend krijgen. Tegenwoordig zien we echter dat het heel snel gaat. Generatieve AI wordt makkelijker geaccepteerd. Vooral vanwege de nieuwe technologie en de nieuwe manieren van werken die bedrijven willen adopteren,” zegt Nanda Heijnen, Change & Adoption-consultant bij Insight.

Insight is een toonaagevende Solutions Integrator voor de enterprisemarkt en het hogere mkb-segment die klanten niet alleen diverse IT-producten levert, maar ook diensten, support en Managed Services.

Nanda Heijnen werkt al geruime tijd bij de Nederlandse vestiging van de wereldwijde Solutions Integrator en IT-consultancyspecialist in diverse functies, waaronder Microsoft-licentiespecialist en als Solution Salesspecialist voor het Microsoft Power Plaftorm.

Bedrijven versnellen generatieve AI-adoptie

“In het verleden keken bedrijven bij nieuwe technologie nog vaak even de kat uit de boom. Nu zie je dat dit vooral rond generatieve AI verandert en een versnelling plaatsvindt,” zegt Nanda Heijnen.

“De enterprisemarkt ziet de voordelen van het gebruik van generatieve AI. Vooral omdat het goed op hun eigen businessmodel toepasbaar is, medewerkers productiever maakt, de kosten omlaag brengt en zowel medewerkers, als klanten sneller tevreden stelt. Ze zien dat het echt werkt.”

“Niemand wil achterblijven; generatieve AI is een must geworden voor bedrijven om concurrentievoordeel te implementeren en te stimuleren. Als je het als bedrijf zelf niet gebruikt, dan doen de concullega’s het wel.”

Voorbeeld Microsoft 365 Copilot

Een voorbeeld dat Nanda Heijnen geeft van interessante generatieve AI voor bedrijven, is Microsoft 365 Copilot. Deze generatieve AI-oplossing is momenteel vooral geschikt voor de enterprisemarkt, onder meer door een minimale licentie-afname voor 300 gebruikers en een prijskaartje van 30 dollar per gebruiker per maand.

“Microsoft Copilot is een oplossing die generatieve AI-functionaliteit biedt voor een aantal applicaties (Windows 11, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 en GitHub). Microsoft Copilot gebruiken binnen Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Stream) en Microsoft Teams helpt medewerkers productiever te werken binnen deze applicaties. Denk aan het opzetten en samenvatten van documenten en het automatisch genereren van transcripties of samenvattingen en acties van Teams-gesprekken.”

“Daarnaast kunnen gebruikers met ‘prompts’ ook zelf dingen creëren. Denk aan het opzetten van e-mails of documenten, ja zelfs hele PowerPoint-presentaties. Hierbij is het wel belangrijk dat de tool de juiste input krijgt om mee te werken. Microsoft Copilot kan een echte copiloot worden die u ondersteunt om de tijd die nodig is om uw taken te voltooien te verkorten.”

IT-omgeving moet op orde zijn

Bij een implementatie van generatieve AI, zoals Microsoft Copilot, in een bedrijfsomgeving is het volgens Heijnen zeer belangrijk dat bedrijven hiervoor hun IT-omgeving goed op orde hebben. “Net als bij cloudoplossingen, moet een bedrijf voor het toepassen van een generatieve AI-oplossing als Microsoft Copilot de onderliggende basis op orde hebben.”

“Generatieve AI als Copilot draait boven op de eigen data van bedrijven en deze gegevens moeten op orde zijn. Immers, zoals ook in de cloudwereld, geldt ‘garbage-in, garbarge-out.’ Ook moet de onderliggende IT-infrastructuur goed ingericht en beveiligd zijn en de bevraagde data moet toegankelijk zijn voor de juiste doelgroepen. Is hieraan allemaal voldaan, dan kan je generatieve AI als Copilot goed en veilig inzetten.”

Implementatiestappenplan

Insight levert hiervoor vanzelfsprekend de nodige oplossingen en diensten. Heijnen: ”Van oorsprong zijn we een licentiespecialist, dus ook voor een Copilot-licentie kunnen bedrijven bij ons terecht. Indien gewenst helpen wij hen bij de aanschaf en de integratie ervan in hun Microsoft 365-omgeving. Maar dan werkt het nog niet en ook daar kunnen onze teams veel betekenen.”

“We bieden onze klanten een ‘journey’ of een ‘holistische’ aanpak waarmee ze alle toegevoegde waarde uit Copilot kunnen halen. In de eerste plaats is dit een stukje ‘envisioning.’ Hierbij kijken we wat de oplossing voor klanten kan doen. Welke business cases hebben zij waarvoor ze Copilot kunnen inzetten?”

“Vervolgens kijken we of de klantomgeving, in dit geval de Microsoft 365-omgeving, wel klaar genoeg en veilig is voor het gebruik van Copilot. Zijn alle applicaties in de basislaag goed ingericht en is het gebruik en de adoptie van deze applicaties op het juiste niveau? Je kan wel Teams of SharePoint via de cloud hebben geactiveerd, maar als de adoptie door medewerkers achterblijft, wat is dan de toegevoegde waarde van Copilot? Dit gebeurt met een ‘technical readiness assesment’.”

“Daarna helpen we onze klanten dit allemaal technisch voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld het activeren van ongebruikte security-functies of het beter toegankelijk maken van de data. Dit zijn echte waardevolle technische diensten,” zegt Nanda Heijnen.

In de vierde stap van het integratieproces voor Copilot, biedt Inisght hun klanten een aantal gebruiksscenario’s en tastbare ROI-analyses. Dit omvat onder meer wie binnen organisaties het meeste voordeel zou behalen, welke taken per functionele gebieden kunnen worden verbeterd en wat de tastbare ROI is die wordt verwacht bij het gebruik van Microsoft Copilot.

“Hierbij kan je ook stukje ‘adoptieplanning’ aan toevoegen”, gaat Heijnen verder. “Dit gebeurt vaak vanuit adoption management.”

Als laatste en zeker niet in de laatste plaats is de fase van ‘continue adoptie’. "Hier zorgen we ervoor dat wanneer er nieuwe features op de markt komen, deze op efficiënte wijze worden begrepen, geïmplementeerd en toegepast door werknemers, waardoor het volledige potentieel van de investering wordt gerealiseerd.”

“Wij kunnen klanten helpen hun adoptie- en gebruikspercentages van Copilot voortdurend te monitoren en - in overleg - in te grijpen om de gewenste resultaten te versnellen. Dit zal altijd een ‘ongoing process’ zijn, omdat de oplossing steeds nieuwe features krijgt of de klant van richting kan veranderen. Wij zorgen ervoor dat Copilot voortdurend de beoogde waarde levert.

Verwachtingen 2024

Met de introductie van Microsoft Copilot is weer een belangrijke stap in het gebruik van generatieve AI binnen bedrijfomgevingen gezet. Voor 2024 verwacht Heijnen dan ook dat deze trend zich nog verder voortzet. “Ik voorspel een versnelling in het gebruik van generatieve AI-tools als Copilot. Bedrijven maken geen pas op de plaats.”

“Daarnaast ontstaat er steeds meer de behoefte naar koppelingen met bedrijfsapplicaties. Enerzijds zullen die aangeboden gaan worden door Microsoft zelf, anderzijds moeten die ook ontwikkeld of op maat worden gemaakt. Het is een belangrijk onderdeel binnen onze rol als Solution Integrator en daarvoor werken we nauw samen met onze Data & AI- en onze App Practice-collega’s.”

Volgens de Change & Adoption-consultant van Insight gaan steeds meer bedrijven nadenken hoe zij Copilot of vergelijkbare tooling het beste kunnen inzetten. De vraag naar deze oplossingen zal daardoor alleen maar toenemen.

Ga met elkaar praten

Belangrijk is volgens Nanda Heijnen dat bedrijven en hun partners, integrators of resellers met elkaar het gesprek aangaan over generatieve AI. Wat zijn je gebruikersgroepen en wat kan generatieve AI aan de bedrijfsvoering bijdragen? Maar ook wie moet deze oplossingen gebruiken en wie heeft toegang tot data en hoe?

“Iedereen moeten in het oog houden dat Copilot, zoals eerder aangegeven, een echte ‘copiloot’ is. Bedrijven en hun medewerkers blijven aan het roer van de oplossing en niet alles wordt er door bepaald.”

“Verder is het belangrijk, ik hamer er nog maar eens op, dat bedrijven die generatieve AI als Copilot willen gaan gebruiken, hiervoor eerst hun overige IT-basis op orde moeten hebben. Ook daarbij kunnen wij als Insight onze klanten van dienst zijn, ” besluit Nanda Heijnen.