Finance specialisten moeten zich voorbereiden op EU ViDA regelgeving

De voorgestelde wijzigingen in de verplichtingen inzake belastingnaleving mogen niet worden onderschat en moeten in plaats daarvan worden voorbereid om de efficiëntie van het realtime digitale rapportagesysteem op basis van e-facturering te maximaliseren. ViDA zal ook nieuwe regels voor de digitale platformeconomie bevatten.

We spraken met Renata Viana, directeur analist bij de Gartner Finance-praktijk , om de impact van de nieuwe ViDA-regelgeving te bespreken, inclusief het doel van ViDA, de veranderingen die deze nieuwe regelgeving met zich mee zal brengen, en de acties die bedrijven nu moeten ondernemen om zich voor te bereiden.

Vraag: Wat is het doel van ViDA?

A: ViDA is een belastinghervorming die dit jaar in een aantal landen van de Europese Unie (EU) van start zal gaan , waarbij sommige landen, zoals Italië, deze mandaten al hebben geïnitieerd. Deze hervorming zal vooral gevolgen hebben voor de controleurs die verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de naleving van de financiële en fiscale regelgeving in de landen waar zij actief zijn.

Belasting- en IT-leiders moeten de implementatie echter ook ondersteunen om een ​​cross-functionele dekking te garanderen. De ViDA-hervorming moet nalevings- en fraudeproblemen aanpakken en daarmee de aanzienlijke btw-kloof, die momenteel meer dan 90 miljard euro bedraagt, verkleinen.

Vraag: Welke veranderingen zal ViDA met zich meebrengen?

A: ViDA zal de implementatie van e-facturering en voorafgaande goedkeuring opleggen, waardoor de handmatige uitgifte van documenten tussen bedrijven wordt geëlimineerd, het realtime boeken van documenten wordt ondersteund en deze worden vervangen door een gestructureerd elektronisch formaat dat machinaal leesbaar kan zijn wanneer het wordt verzonden naar de belastingdienst .

De eis van voorafgaande goedkeuring zal vereisen dat bedrijven over een adequate integratie tussen hun systemen en de belastingautoriteiten beschikken om het proces te stroomlijnen – vooral voor sectoren die een groot aantal ontvangen facturen verwerken. De implementatie van e-facturering heeft tot doel de naleving te vergroten en menselijke fouten en belastingontduiking te verminderen, wat een groot probleem is bij papieren facturen.

De hervorming introduceert ook een nieuwe Digital Reporting Requirement (DRR), die vereist dat BTW-plichtige bedrijven gegevens in digitaal formaat aan de belastingdienst indienen. De DRR zou het BTW-informatie-uitwisselingssysteem van bedrijven, de teruggave van handelsgegevens (RTD) en de rapportage van statistieken over het goederenverkeer tussen EU-landen (Intrastat) kunnen verbeteren en zal uiteraard de harmonisatie van de BTW-aangifte van de verleggingsregels verbeteren.

De DRR zal worden ondersteund door de informatie die al in realtime wordt verstrekt door de vooraf bepaalde velden op de e-factuur en zou de aangiften moeten stroomlijnen die voortdurend worden geproduceerd en ingediend bij de belastingautoriteiten. Met deze nieuwe vereisten beoogt de hervorming een uniforme aanpak voor de EU-leden te bereiken en de daarmee samenhangende kosten voor bedrijven te verlagen via versnelde digitalisering van facturering, betaling en rapportage.

Met de hervorming wordt voorgesteld om één enkele BTW-registratie te realiseren voor bedrijven die aan consumenten in alle EU-landen verkopen. Momenteel moeten de controle- en belastingafdelingen hun personeel getraind en up-to-date houden voor het opstellen van lokale rapporten in verschillende landen. Dit verhoogt doorgaans de kosten en complexiteit, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB). Met deze wijziging krijgen bedrijven de mogelijkheid om hun strategie voor btw-registratie te herzien en de processen dienovereenkomstig te verbeteren.

“Het is van cruciaal belang dat de corporate controller de gereedheid van de organisatie vaststelt en de impact van veranderingen op het niveau van de juridische entiteit catalogiseert.”

Vraag: Welke acties moeten bedrijven nu ondernemen?

A: Bedrijfscontrollers moeten beginnen met het beoordelen van hun masterdatarecords, het beoordelen van factureringssystemen en plannen maken om potentiële hiaten in het voldoen aan de nieuwe vereisten te dichten.

Het is van cruciaal belang dat de bedrijfscontroller de gereedheid van de organisatie vaststelt en de gevolgen van veranderingen op het niveau van de juridische entiteit inventariseert. Ze moeten beginnen met het opzetten van een stuurgroep en het definiëren van een kernteam om de rollen en verantwoordelijkheden binnen dit project te verduidelijken.

Controleurs moeten ook contact onderhouden met de lokale belastingautoriteiten om de naleving van de tijdlijnen te garanderen in meerdere regio's waarin zij mogelijk actief zijn, en prioriteit te geven aan entiteiten met kortere datums waarop ze live gaan. Bedrijven moeten dit project minimaal zes maanden vóór de go-live-datum starten. In een complexere omgeving of te midden van technologische problemen moet de tijdlijn zorgvuldig worden beoordeeld om te kunnen beschikken over een minimaal haalbaar proces wanneer ViDA wordt afgedwongen.

Aanvullende informatie en voorbeeldprincipes voor elke hierboven genoemde categorie zijn beschikbaar voor Gartner-klanten in het rapport Quick Answer: Preparing for VAT in the Digital Age (VIDA) Reform.