Danny Starre - Gartner Consulting: Meer kwaliteit, minder risico

Danny Starre is bij Gartner Consulting verantwoordelijk voor de adviesverlening in de Nederlandse publieke sector.

"Bij complexe technologische discussies, waarbij het vaak gaat om de keuze tussen verschillende strategische richtingen, adviseren wij overheidsorganisaties op basis van onze Research en de ervaring van onze specialisten over wat de beste koers is. Zo zorgen we ervoor dat de betreffende organisatie niet afwijkt van marktstandaarden en dat onnodige risico’s of te hoge kosten worden voorkomen. Omdat wij dit geheel onafhankelijk en objectief doen, wordt ons advies zeer gewaardeerd door onze klanten."

Kwaliteitsborging

Binnen de overheid is sprake van voortdurende verandering, die vorm krijgt door diverse complexe programma’s en projecten. Deze programma's zijn vaak bijzonder uitdagend, zoals het vervangen van omvangrijke legacy-systemen, waarbij geldt dat de winkel tijdens de verbouwing wel open moet blijven. "Helaas hebben overheidsorganisaties over het algemeen moeite om dergelijke complexe programma’s en projecten in goede banen te leiden. Daarom worden wij vaak gevraagd om te zorgen dat deze programma’s zo risicoloos mogelijk worden uitgevoerd.”

“We bieden kwaliteitsborging door in een vroegtijdig stadium risico's te signaleren, niet alleen op technologisch gebied, maar ook op onder andere bestuurlijk, organisatorisch en financieel niveau. Vervolgens adviseren wij de opdrachtgevers over specifieke acties om deze risico’s te mitigeren of te voorkomen dat ze zich daadwerkelijk materialiseren."

Service-integratie

Gartner constateert dat veel overheidsorganisaties nog steeds grote delen van hun IT-landschap, zoals het beheer van de gehele IT-infrastructuur – netwerk, werkplekken, servicedesk, etc. – uit hebben besteed aan één partij, ook wel bekend als single vendor sourcing. "Door de snelle technologische ontwikkelingen en het toegenomen belang van cloud en security is de IT-infrastructuur veel complexer geworden.”

“Het is nu vaak voordeliger om de IT-infrastructuur door verschillende gespecialiseerde leveranciers te laten beheren, een aanpak die bekendstaat als multi vendor sourcing. Dit biedt voordelen zoals gespecialiseerde expertise, risicospreiding en versterkte concurrentie, wat leidt tot betere deals."

Overheidsorganisaties stonden lange tijd huiverig tegenover deze aanpak vanwege de uitdagingen in het coördineren van meerdere leveranciers en het risico op hogere kosten door inefficiënties. "Een gedegen vorm van regievoering is bij multi vendor sourcing absoluut randvoorwaardelijk. Daartoe zijn inmiddels bewezen methoden en raamwerken zoals Service Integratie en Management (SIAM) ontwikkeld om ervoor te zorgen dat alle partijen effectief samenwerken en de dienstverlening goed op elkaar afstemmen."

"Gezien de voordelen van multi vendor sourcing, staat SIAM inmiddels hoog op de agenda bij steeds meer CIO’s van overheidsorganisaties. Het uitwerken en implementeren hiervan is echter complex. Wij helpen overheidsorganisaties daarom bij het navigeren door de complexiteit van moderne IT-ecosystemen, de inrichting en implementatie van de SIAM-functie en regelmatig ook bij het aanbestedingsproces voor de selectie van een externe SIAM-leverancier als ze deze functie niet zelf willen uitvoeren."

Concurrentiegerichte dialoog

Een interessante ontwikkeling op het gebied van IT-aanbestedingen is de verschuiving van traditionele aanbestedingen naar de concurrentiegerichte dialoog. "Bij traditionele aanbestedingen wordt een programma van eisen opgesteld met gedetailleerde specificaties, waarna een leverancier op basis van prijs wordt gekozen om het bestek uit te voeren. Door de snelle ontwikkelingen in de IT-sector is het echter steeds moeilijker om alle technische specificaties op voorhand nauwkeurig vast te stellen."

"De concurrentiegerichte dialoog biedt een oplossing voor deze uitdaging. Hierbij start je met een vraag waarvoor geen eenduidige oplossing bekend is en voer je een dialoog met potentiële leveranciers om vraag en aanbod te optimaal op elkaar af te stemmen. Een goed gevoerde dialoog resulteert in inschrijvingen die een optimale oplossing bieden tegen een redelijke prijs."

Het succes van deze aanpak hangt af van de kwaliteit van de dialoog tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen. "Gartner heeft uitgebreide ervaring met alle essentiële stappen van de concurrentiegerichte dialoog. Eén van onze klanten heeft onlangs zelfs een prestigieuze prijs gewonnen voor meest innovatievriendelijke publieke inkoper dankzij onze aanpak."

AI

Een andere belangrijke trend binnen de overheid is het grote tekort aan IT-professionals, deels veroorzaakt door vergrijzing. "Verse instroom van IT-professionals is hard nodig, maar de concurrentiepositie van overheidsorganisaties ten opzichte van commerciële organisaties maakt het moeilijk om voldoende nieuwe medewerkers aan te trekken." Gartner ondersteunt overheidsorganisaties met het ontwikkelen van HR- en talentstrategieën.

"De jongere generatie wordt niet langer verleid door traditionele zaken zoals een mooie auto of een indrukwekkend kantoor. Vrije tijd is bijvoorbeeld veel belangrijker. Daarom moeten andere strategieën worden toegepast om deze mensen niet aan te trekken maar ook te behouden. Op basis van onze uitgebreide Research weten wij precies hoe."

AI begint een steeds belangrijkere rol te spelen in deze strategieën, en de overheid is dan ook erg geïnteresseerd hierin. "Bij Gartner zien we veel interessante use-cases voor de publieke sector. Ons onderzoek toont aan dat AI hier veel mogelijkheden biedt, ook op het gebied van HR. Bijvoorbeeld door externe, publiek beschikbare gegevens en specifieke arbeidsmarktdata te combineren om moeilijk te vinden, passieve kandidaten te identificeren."

Deze oplossingen kunnen ook helpen bij het identificeren van kandidaten die de laatste ronde van het selectieproces hebben gehaald maar niet zijn aangenomen, en bij het mobiliseren van intern talent. "Wat echter vaak wordt vergeten, is dat de kwaliteit van de data op orde moet zijn om AI effectief te kunnen inzetten. Gedegen datamanagement en -governance blijven een uitdaging. Gelukkig onderkennen overheidsorganisaties dit steeds meer en vragen ons om onze best practices in te zetten bij het verbeteren hiervan."

Registreer met 525 euro korting!

Dit artikel is gepubliceerd in de Gartner special in het kader van Gartner IT Symposium | Xpo 2024. De volledige agenda van het Gartner IT Symposium | Xpo is hier beschikbaar. Via deze webpagina kunt u zich ook registreren voor het symposium. Bespaar 525 euro door gebruik te maken van de code 'DutchIT'.