Pieter Halenbeek, CIO KVK: ‘IT is bij KVK van iedereen’

Een rode draad in de carrière van Pieter Halenbeek is een ‘delivery-rol’: het ontwikkelen en beheren van software-systemen. Bij partijen zoals Centric, PinkRoccade en Atos en bij digital agencies zoals Mirabeau. Op uitnodiging van een lid van de Raad van Bestuur (RvB) van KVK kwam Halenbeek binnen als directeur IT, waar korte tijd later ook het online domein bij kwam.

“Het ging destijds, in 2019, niet echt goed met de IT van de organisatie. KVK telde 21 staf- en businessdirecteuren en één IT-directeur. Er werden mooie plannen gemaakt door de business-directeuren en van IT werd verwacht dat men het digitale deel van die plannen wel kon leveren. Alleen werden die plannen niet afgestemd met de IT-afdeling. Het resultaat was dat de IT-afdeling drie keer werd overvraagd. Dus had ik 21 kennismakingsgesprekken waarbij de IT van KVK - kort door de bocht - werd afgezeikt.”

Een van Halenbeeks belangrijkste opdrachten was het realiseren van het - inmiddels afgeronde - programma Kern Gezond: een nieuw systeem voor het Handelsregister. Daar was men al in 2007 mee begonnen, maar omdat het tot dan toe niet was afgerond, draaide ook nog altijd het inmiddels zwaar verouderde systeem uit 1990. Vlak voordat Halenbeek aantrad, was hierover een vernietigend BIT-rapport uitgebracht (een BIT-toets brengt risico's in kaart van projecten die door de Rijksoverheid worden geïnitieerd waarbij ICT een belangrijke rol speelt, red.).

Uitdagingen oppakken

Halenbeek pakte de brede waaier aan uitdagingen in eerste instantie op door met de portfoliomanager te inventariseren wat er allemaal moest gebeuren waarin IT een rol speelde. De conclusie was dat er driemaal meer aan de IT-afdeling gevraagd werd dan waar men de capaciteit voor had. Er was totaal geen afstemming, stelt de CIO.

“Reden om vanaf 2020 een roadmap op te stellen voor de circa 300 initiatieven - grote verandervoorstellen – die we hadden geïnventariseerd. We hebben alle directeuren gevraagd wat voor hen meer of minder belangrijk was. Alles was natuurlijk ‘meer’, dus

toen hebben we zelf alle initiatieven in een roadmap gezet, ingedeeld op volgorde van belang zoals wij dat zagen. De roadmap leek daarmee gevuld tot zeker 2027. Elke keer als ik te horen kreeg: ‘er staat iets voor een latere datum en dat moet eerder’, hebben we gezegd: ‘dat kan, maar dan moet iets anders naar achteren geschoven worden’. Daarna bleef het stil, en dus hadden we een IT-roadmap die we ook konden delen met het ministerie van EZK, onze primaire opdrachtgever.”

Verandering op komst

Gelukkig was er verandering op komst. In 2019 kwam de RvB tot de conclusie dat er veel op KVK afkwam: nieuwe wetgeving, nieuwe technologie, geopolitieke spanningen, klanten die 24/7 dienstverlening wilden. Halenbeek: “Dat betekende dat de IT voor meer snelheid en flexibiliteit moest zorgen. Maar de IT was destijds niet in staat om hierin te faciliteren. Per initiatief waren we gemiddeld 600 dagen kwijt van begin tot in productie. De organisatie was gewoon niet wendbaar genoeg.”

De RvB heeft toen het cruciale besluit genomen om de hele organisatie ‘agile’ te maken. Samen met een grote consultancy-organisatie is een op Spotify-geïnspireerd model uitgerold over de hele organisatie. Er werden 5 klantgerelateerde groups geformeerd (tribes bij Spotify) die allemaal een deel van de klantreis moesten gaan invullen. En daarbij werd ook de verantwoordelijkheid voor de IT herschikt.

“Om een voorbeeld te geven: een deel van de totale klantreis betreft starters, mensen die ervan dromen om ondernemer te worden. Hen willen we helpen met het maken van een ondernemingsplan, met Startersdagen, relevante content op de website, het uitvoeren van een concurrentieanalyse, et cetera. Alles van de droom tot het inschrijven in het Handelsregister is neergelegd bij één directeur. Die is verantwoordelijk voor de frontoffice, met collega’s die de laatste fase van de registratie verzorgen inclusief het afgeven van het KVK-nummer, maar óók alle IT-teams die de betrokken processen ondersteunen: in totaal ruim 10 IT- en contentteams.”

Solide fundament

Een zesde group biedt het ‘solide fundament’: bedrijfsapplicaties en ondersteunende systemen, zoals de IT-infrastructuur, of het SOC en de werkplekken: alles dat de andere groups nodig hebben om hun deel van de klantreis in te vullen. Van de 600 IT’ers die onder Halenbeek werkten, zijn er 400 naar de business gegaan.

“Ik ben als IT-directeur verantwoordelijk voor de group Solide Fundament”, licht Halenbeek toe, “maar maak als CIO - een rol die in 2022 gevormd werd - de kaders en de richtlijnen waar alle groups zich op IT-gebied aan moeten houden: softwareontwikkeling en -beheer binnen bepaalde kaders en onder architectuur. De IT-leads, het technisch geweten van de directeuren, zitten ook in mijn CIO Office, zodat we altijd een goede afstemming hebben.”

Pieter Halenbeek: “Je kunt zeggen dat de IT bij KvK van iedereen geworden is.”

Sinds dit moment zijn de directeuren met hun IT-leads zelf verantwoordelijk voor het applicatielandschap dat hun deel van de klantreis ondersteunt. “Over het geheel bekeken kun je zeggen dat de IT bij KvK van iedereen geworden is”, onderstreept Halenbeek. “Dat is een enorm winstpunt. Men dumpt niet langer initiatieven bij IT, maar weet wat er kan en wat daarvoor nodig is.”

Ook een mooie ontwikkeling vindt Halenbeek de versterking van de IT-organisatie met eigen personeel. Was toen hij begon 50 procent van de IT-capaciteit extern, nu is dat minder dan 20 procent. 450 IT’ers zijn de afgelopen jaren aangenomen. “We hebben dit voor elkaar gekregen met arbeidsmarktcampagnes, het aannemen van internationals, IT-traineeships te organiseren, eigenlijk door te werven alsof we een echt IT-bedrijf zijn. We doen het relatief goed op de arbeidsmarkt en hebben inmiddels een goede pers. Dat horen we ook veel terug bij nieuwe IT-medewerkers.”

Onderlinge samenwerking

Ook wordt er gewerkt aan de onderlinge samenwerking op IT-gebied tussen de groups. Waar de helft van de initiatieven het eigen deel van de klantreis betreft, is de andere helft group-overstijgend: functionaliteiten voor bijvoorbeeld het Handelsregister zitten door de hele organisatie heen. Reden om elk kwartaal zogeheten PI-sessies te organiseren waar de groups hun planning maken voor het komende kwartaal en waar group-overstijgende initiatieven worden afgestemd. Want soms moet een IT-team van Group A meewerken met de IT-teams van Group B om een initiatief van Group B live te krijgen.

“Zo waren bij het vernieuwen van het onderliggende systeem van het Handelsregister binnen het programma Kern Gezond IT-teams van alle groups betrokken. Die samenwerking was eigenlijk alleen mogelijk doordat de RvB er de hoogste prioriteit aan gaf. “In het begin zag je dat het vaak nog niet goed liep bij dit soort group-overstijgende samenwerking en commitment. Er was echt prioriteitstelling vanuit de RvB voor nodig om uiteindelijk samen de juiste richting in te blijven gaan.”

Kern Gezond is afgerond, zodat het Handelsregister volgens Halenbeek leunt op een meer modern, toekomstbestendig systeem. “Nou moet ik wel zeggen dat we het geluk hebben dat KVK minder last heeft van politieke gevoeligheden zoals bijvoorbeeld een UWV of de Belastingdienst. Je hoort heel vaak kritiek op de IT van deze instanties, maar er komen telkens nieuwe regels en nieuwe wetten waar IT ook weer mee aan de slag moet. Zij hebben veel minder dan wij de rust gekregen om orde op zaken te stellen.”

Bijgestelde roadmap

De roadmap die in eerste instantie tot 2027 liep, is ook bijgesteld en kijkt nu twee jaar vooruit. Er staan nu zo’n 70 tot 80 initiatieven in de realisatiefase. Door het schrappen van initiatieven met minder prioriteit, het aannemen van meer IT’ers en business en IT samenbrengen is de time-to-market van een gemiddeld initiatief teruggebracht van 600 naar 350 dagen. Halenbeek: “Dat is inclusief alle voorbereiding. De daadwerkelijke realisatie duurt 1 tot 3 kwartalen.”

Kortom, er is veel ten goede veranderd in de IT-volwassenheid van KVK. En ja, stelt Halenbeek, het kan altijd beter. “We willen ons applicatielandschap de komende jaren nog verder versimpelen. Daarnaast wil ik IT nog vaker aanhaken bij strategische lange termijn sessies. En ja, soms moeten we binnen de publieke sector wat meer lef hebben om dingen anders te doen. Dat mis ik af en toe nog wel bij de overheid.”