“Je kunt het zo gek niet bedenken, of het kan met de RES IT Store”

Volgens analisten van Gartner, een onderzoeks- en adviesbureau in de ICT-sector, zal 25% van de bedrijven wereldwijd in 2017 een eigen zakelijke app store hebben voor het beheer van zakelijke applicaties op pc’s en mobiele apparaten. Een ontwikkeling ingegeven door de consumerization van IT, waarbij gebruikers privé en zakelijk dezelfde IT-ervaring wensen. Zowel thuis, op kantoor als onderweg en op een verscheidenheid aan apparaten. Samen met de voortdurende toevoeging van nieuwe technologieën aan de zakelijke computeromgeving  zorgt deze ontwikkeling ervoor dat IT steeds complexer wordt. Wat IT-beheerders voor nieuwe uitdagingen stelt, die vaak leiden tot meer handmatige activiteiten en hogere kosten. Dat het ook anders kan, bewijst de gemeente Kaag en Braassem, die alvast een voorschot neemt op de toekomst door het implementeren van een werkplekconcept op basis van de RES IT Store.

Regiegemeente
De gemeente Kaag en Braassem bestaat uit elf dorpen . De gemeente telt per 1 november 2013 een inwoneraantal van 25.745 en op het gemeentehuis werken 161 ambtenaren. Eén van de redenen om de oude IT-infrastructuur te vervangen was dat men meer taken wilde gaan uitbesteden, om zo sneller en efficiënter te kunnen werken. “We wilden een zogenaamde regiegemeente worden,” vertelt Carlo Guldemond, senior systeembeheerder bij de gemeente Kaag en Braassem. “We waren eerder een beheer-gemeente, met flink wat vet op de botten, en dat zorgde er voor dat we niet altijd even snel konden schakelen. We hadden een logge, statische organisatie waar nog veel winst te behalen was. Het plan was om met professioneel, extern personeel te gaan werken en zelf alleen nog maar de regie te voeren, in plaats van ook de uitvoerder te zijn.”

Het Nieuwe Werken
Niet alleen de wens een regiegemeente te worden speelde een rol bij de overstap naar een nieuw systeem; men wilde ook Het Nieuwe Werken(HNW) in gaan voeren voor het personeel. En daarvoor was een flexibeler ICT-systeem nodig. “Wij zaten met full desktops, zonder centraal beheer. Dat kostte niet alleen veel tijd in beheer en onderhoud, maar als je flexibel werken in wilt gaan invoeren, waarbij gebruikers vanaf allerlei verschillende apparaten en locaties van je netwerk gebruik maken, dan zal je daar je systemen op aan moeten passen. We hebben naar de ontwikkelingen op de markt gekeken, waar je als trend ziet dat eindgebruikers steeds meer zelf de controle willen hebben over hun werkplek. Over waar ze willen werken, waarop ze willen werken en met welke software ze willen werken. Daar wilden wij als gemeente aan tegemoet komen en dat was een van de redenen dat we voor de IT Store oplossing van RES Software kozen.”

ZZP-ICT
Voor de uitvoering van het omvangrijke project, ging de gemeente in zee met ZZP-ICT, specialist op het gebied van user workspace management, IT as a Service, server-based computing en applicatie virtualisatie. Dennis van de Peppel, consultant bij ZZP-ICT, verzorgde eerder al trainingen bij de gemeente voor RES Workspace Manager en RES Automation Manager en dat maakte ZZP-ICT een uitermate geschikte partij. “Dennis was al in een vroeg stadium betrokken bij het project. Hij wist wat er speelde bij de gemeente en wat er nodig was. Dennis adviseerde ons de RES IT Store, om het systeembeheer te vereenvoudigen en het de gebruikers makkelijker te maken.” Het project ging afgelopen november van start met de aanschaf en installatie van nieuwe clients en een nieuw serverpark. Inmiddels zit men in de testfase en draaien de systemen intern.

Meer dan apps alleen
Het leveren van software is slechts een onderdeel van de IT-diensten die medewerkers nodig hebben om productief te kunnen zijn. Medewerkers vragen de IT-afdeling ook om bijvoorbeeld hardware, extra capaciteit, reset van wachtwoorden en aanpassingen in handtekeningen. Het automatiseren van IT-activiteiten is dus een belangrijk onderdeel van een allesomvattende IT-store oplossing. En dat is precies waar de RES IT Store in uitblinkt. “Je kunt het zo gek niet bedenken, of je kunt het bouwen met dit systeem,” vertelt Guldemond. “Eigenlijk is het veel meer dan alleen maar IT. Je faciliteert mensen door alles te automatiseren wat er maar te automatiseren valt, zoals het reserveren van vergaderruimtes, waar vroeger een uitgebreid formulier voor moest worden ingevuld dat je op diende te halen op een andere afdeling, of het wijzigen van een telefoonnummer van een werknemer, wat je nu gewoon met een simpele handeling op je werkplek kunt regelen. Door aan de achterkant van de store alle verzoeken van gebruikers te automatiseren kun je de gebruikers dezelfde moeiteloze en snelle ervaring bieden als die ze bij de consumenten app stores van bijvoorbeeld Apple gewend zijn. Zelfs de goedkeuringsprocessen die worden gebruikt bij het toekennen van software of andere diensten kun je automatiseren, zodat de zakelijke richtlijnen automatisch worden nageleefd. Eigenlijk bouwen we een hele nieuwe workflow met dit systeem en dat is behoorlijk revolutionair.”

Contextbewust
In je organisatie wil je natuurlijk graag bepalen waar je werknemers wel en geen toegang toe hebben; niet iedereen hoeft toegang tot alles te hebben. Je wilt dat de toewijzing van de IT-dienst gebeurt op basis van de rol van een medewerker, de projecten waarbinnen hij of zij werkzaam is, de werklocatie, de apparaten waarop gewerkt wordt en ga zo maar door. “Zeker bij een overheidsdienst speelt beveiliging een grote rol. Door ook dit gedeelte te automatiseren kunnen we als IT-afdeling enorm veel tijd besparen. Deze extra, contextbewuste laag voorkomt niet alleen ongeautoriseerde toegang, maar zorgt ook voor een betere gebruikservaring, omdat gebruikers niet door bergen irrelevante apps en diensten heen hoeven te spitten om te vinden wat ze nodig hebben.”

Behaalde winst
Ondanks het feit dat men nog aan het testen is, kan Guldemond al flink wat winstpunten opsommen. “Waar wij veel geld mee gaan besparen is dat we met de RES IT Store heel eenvoudig software terug kunnen halen op het moment dat het niet gebruikt wordt. Neem bijvoorbeeld Microsoft Project. Dat is software die de meeste gebruikers maar af en toe nodig hebben. Maar je betaalt wel voor de licenties voor alle gebruikers die de software geïnstalleerd hebben staan. Nu kunnen we de software heel makkelijk terug halen naar de IT-Store als deze bijvoorbeeld 60 dagen niet is gebruikt, zodat de licentie beschikbaar is voor een andere gebruiker en we met veel minder licenties uit de voeten kunnen.” 

Daarnaast zal de tevredenheid onder het personeel van de Gemeente Kaag & Braassem ook flink toenemen, voorspelt Guldemond. “Wanneer je mensen meer regie geeft over hun eigen werk en methodes, dan raken ze automatisch meer betrokken bij je organisatie. Ze krijgen meer feeling met hoe alles werkt, omdat ze er nu veel meer zelf voor verantwoordelijk zijn. Dit is ook wat ze verwachten, omdat ze dit gewend zijn bij de consumentenversies van app stores, die gebruikers ongelimiteerde toegang geven tot alles wat er maar beschikbaar is in de store.”

Een mooie bijkomstigheid is dat de gemeente met het nieuwe systeem ook voldoet aan de eisen die door de overheid worden gesteld voor het vastleggen en traceren van handelingen binnen het systeem; het gebeurt allemaal automatisch.

En verder?
Voor de toekomst ziet men bij de gemeente Kaag en Braassem nog talloze mogelijkheden voor uitbreiding en verdere invulling van het systeem op basis van de uitgebreide mogelijkheden die de RES IT Store biedt: “We willen na verloop van tijd eigenlijk alles aan de RES IT Store koppelen. Zo zijn we nu bezig met onze telefonieprovider, om te kijken of we het telefoonsysteem met een API kunnen koppelen aan de IT Store, zodat nieuwe werknemers automatisch een telefoonnummer krijgen toegewezen. De mogelijkheden zijn eindeloos!”

De voordelen op een rij

• Grote tijdsbesparing door het automatiseren van de toegang tot IT-diensten
• Centraal beheer, dus veel eenvoudiger te onderhouden
• Besparen op licenties door het eenvoudig en automatisch terughalen van software wanneer die niet meer gebruikt wordt
• Hogere tevredenheid onder gebruikers, die kunnen werken zoals ze gewend zijn met consumenten app stores
• Het systeem voldoet automatisch aan eisen die door de overheid worden gesteld voor het vastleggen en traceren van handelingen binnen het systeem
• Faciliteren van Het Nieuwe Werken
• Talloze mogelijkheden voor uitbreiding in de toekomst