Bijna helft bedrijven heeft geen beleid voor mobiel werken

Werknemers worden dankzij mobiele technologie steeds onafhankelijker van een vaste plaats om hun werk te doen. 66 procent ziet grote voordelen in mobiel werken en zeggen zowel efficiënter als klantvriendelijker te kunnen werken en meer voldoening in hun werk te krijgen. Toch heeft maar 3 procent van de organisaties een duidelijk formeel vastgelegd beleid om mobiel werken van medewerkers te ondersteunen. De helft heeft geen enkele vorm van beleid. Juist dat ontbrekende beleid is voor veel medewerkers een punt van zorg. Niet verwonderlijk, aangezien medewerkers gemiddeld 26 uur per week elders dan op de vaste werkplek werkt. Hierbij is de laptop nog steeds het belangrijkste apparaat om mobiel te werken.

Dit blijkt uit het Citrix onderzoek Mobiel Werken 2015. Citrix liet in samenwerking met onderzoeksbureau METISfiles ruim 500 mobiele medewerkers van bedrijven met meer dan 50 medewerkers ondervragen. Mobiele medewerkers doen hun werk vanaf meer dan één locatie: vanaf meerdere kantoorlocaties, onderweg en/of thuis. Van die ruim 500 mobiele medewerkers zegt tweederde dat mobiel werken als voordeel heeft dat ze efficiënter kunnen werken. Een vergelijkbaar deel noemt betere bereikbaarheid en minder reistijd als voordeel. Ruim de helft zegt dat mobiel werken helpt om betere werktijden aan te houden, klanten beter te bedienen en dat mobiel werken meer voldoening geeft.

Beleid is niet altijd ingericht op mobiel werken
Toch is het beleid van Nederlandse organisaties daar niet altijd op ingericht. Bij slechts 39 procent is er sprake van een mobiel beleid. De respondenten geven aan dat er sprake is van ad-hocbeleid (8 procent), geen beleid (13 procent), dat mobiel werken niet wordt gestimuleerd (15 procent) of dat mobiel werken niet is toegestaan (10 procent). Mobiele medewerkers werken gemiddeld 26 uur niet op hun vaste kantoorplek. Bij mannen is dat aantal iets hoger dan bij vrouwen (27,5 tegen 24,8). Ouderen werken van de mobiele medewerkers het meeste vanuit huis.

Gevraagd naar het waarom van het ontbrekende beleid of van het niet toestaan van mobiel werken, geeft 40 procent van de ondervraagde medewerkers aan dat het management mogelijk bang is voor gebrek aan controle, bijna 33 procent denkt dat het management verwacht dat mobiel werken tot minder saamhorigheid leidt en ruim 29 procent denkt dat het management opziet tegen de complexiteit van een mobiele organisatie. Medewerkers zien zelf andere nadelen of storende zaken rondom mobiel werken, waarbij met name technische problemen (traag laden, slechte verbinding, omslachtige inlogprocedure, gebrekkige beveiliging) en administratieve rompslomp worden genoemd. Daarnaast zien medewerkers de continue bereikbaarheid als bezwaar en het feit dat de werkgever voortdurend weet waar de werknemer is en wat hij of zij doet. Daarin speelt ook het gebrek aan beleid een rol.

Prettiger en veiliger werken
Op de vraag hoe de werkgever mobiel werken makkelijker en prettiger kan maken, zegt het merendeel dat er beleid zou moeten zijn om de balans tussen werk en privé beter te waarborgen. 68 procent vindt het belangrijk dat hen de toegang tot bedrijfsapps en -data ’s avonds, ’s nachts en in het weekend wordt ontzegd. Medewerkers zouden het prettig vinden als er maatregelen genomen worden om de mobiele werktijden te begrenzen. Het lijkt er dan ook op dat deze groep tegen zichzelf in bescherming wil worden genomen.

Andere maatregelen om mobiel werken prettiger en makkelijker te maken zijn: een eenvoudiger aanmeldprocedure (53 procent) voor data en apps en betere toegang (61 procent) tot noodzakelijke apps en data. Single sign-on – één keer inloggen om toegang te krijgen en te houden tot alle toepassingen – wordt vaak genoemd. Beveiliging is daarbij ook een issue. 41 procent van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie verantwoordelijk is voor mobiele databeveiliging, iets minder dan een kwart vindt dat de mobiele medewerker zelf verantwoordelijk is.

Mobiele apparaten en toepassingen
Laptop en desktop zijn de belangrijkste apparaten voor mobiele medewerkers (beide 36 procent). Opvallend genoeg wordt de tablet weinig genoemd als apparaat voor mobiel werken (5 procent). Een smartphone is voor 14 procent van de mobiele medewerkers het belangrijkste werkapparaat. Laptops en tablets zijn in ruim 60 procent van de gevallen bedrijfseigendom, desktops en smartphones zijn vaker privé-eigendom. Als het gaat om de toepassingen die gebruikt worden voor het mobiele werken, geeft een meerderheid (62 procent) aan dat dat vooral standaardprogramma’s zijn, zoals Microsoft Office. Bedrijfsspecifieke toepassingen (applicaties die voor het bedrijf op maat ontwikkeld of ingericht zijn) worden in 48 procent van de gevallen gebruikt. Bij laptops van de zaak bepaalt de organisatie meestal (55 procent) welke programma’s er wel en niet op mogen. Bij thuisdesktops (40 procent) en smartphones (44 procent) bepalen de gebruikers dat grotendeels zelf.

“Wat opvalt uit het onderzoek, is dat het bedrijfsbeleid voor mobiel werken zo achter de feiten aanloopt. Bedrijven faciliteren wel hun medewerkers om mobiel te werken, maar dit komt niet terug in het vorm van beleid. Juist omdat je met goed beleid kunt zorgen voor de gewenste flexibiliteit, terwijl je tegelijkertijd de werk/privé balans veiligstelt, is dit een belangrijk aandachtspunt. Dit geldt des te meer omdat de onderzoeksresultaten laten zien dat medewerkers veel voordelen van mobiel werken ervaren. Dit rechtvaardigt regulering en het formuleren van beleid rondom mobility”, zegt Peter van Leest, Country Manager Benelux van Citrix.