Gemeente Purmerend kiest voor flexwerken

De gemeente Purmerend, gelegen boven Amsterdam en met een inwonertal van bijna 80.000, werkt per 1 januari 2014 ambtelijk samen met de gemeente Beemster. Het betreft geen fusie – Beemster blijft zelfstandig. Bij de gemeente Purmerend werken ruim 900 medewerkers. De gemeente wil zich meer richten op de service aan de burger en het bedrijfsleven: meer in de wijk zijn. En dat stelt eisen aan haar medewerkers, de processen en de infrastructuur. De gemeente wil daarom al haar ambtenaren de mogelijkheid tot flexwerken geven.

De IT-infrastructuur bij de gemeente Purmerend was behoorlijk verouderd: flexwerken was maar voor een klein aantal werknemers tegelijk mogelijk, en bovendien zeer beperkt: sommige applicaties waren bijvoorbeeld niet beschikbaar wanneer gebruikers buiten kantoor inlogden. En binnen kantoor was sprake van enorme traagheid: het opstarten van de pc en inloggen duurde lang, en wisselen van werkplek was alleen mogelijk wanneer de gebruiker eerst volledig uitlogde, en daarna weer inlogde. Sessies konden niet worden afgebroken en weer worden opgepakt.

Administraties samenvoegen en kosten drukken
Door het ambtelijk samengaan van de gemeente Purmerend met de gemeente Beemster moesten bepaalde administratieve taken worden overgenomen van Beemster en dus samengevoegd met die van Purmerend. Daarbij was het belangrijk dat de juiste werknemers toegang kregen en hielden tot de juiste documenten en applicaties: medewerkers van de ene gemeente mogen niet zonder meer in de gemeentelijke basisadministratie van de andere werken. Daarnaast was er de wens om de IT-kosten drastisch te verminderen. Het project ‘Beter Werken’, dat drie speerpunten kent, werd daarom in het leven geroepen: andere werkwijzen, andere huisvesting en andere (ICT-) hulpmiddelen. Elementen van dit programma zijn dan ook: vaste telefoons zoveel mogelijk vervangen door mobiele telefoons, binnen het bedrijf flexplekken creëren en ambtenaren, die flexibel zijn om “de wijk in te kunnen” om zo inwoners ter plekke bij te staan, in plaats vanachter het bureau.

Er was behoefte aan een oplossing waarmee de digitale werkplek snel en flexibel op meerdere typen apparaten beschikbaar kon worden gesteld. De oplossing werd gevonden in RES, waar de gemeente zich al eens eerder op had georiënteerd. René van Leeuwen, projectleider Beter Werken: “We hadden al eens een try-out met RES gedaan, om te kijken of we de thuiswerkplekken en de pc’s op kantoor beter konden managen. Bovendien wilden we mensen ook op eigen apparaten laten werken (bring your own device). Gesprekken met RES hebben uiteindelijk geleid tot de aankoop van RES ONE Workspace en RES ONE Automation. Het bring your own device-vraagstuk lost RES heel goed op. Daardoor kunnen we de digitale werkplek overal beschikbaar stellen: op alle werkplekken in het stadhuis, maar ook op de eigen apparaten van werknemers, zowel thuis als onderweg.” Inmiddels zijn alle werkplekken omgezet naar thin cliënts. Er is een aantal laptops in omloop, maar de meeste werknemers maken, als ze niet op hun werkplek zitten, gebruik van een handzame en lichte tablet.

Een snelle en flexibele digitale werkplek
De tevredenheid onder de gebruikers is flink toegenomen, merkt Marion Borghardt, teammanager IT-infrastructuur, op. “We hadden last van lange inlogtijden – in sommige gevallen kon het tot wel tien minuten duren. Dat hebben we kunnen terugbrengen naar 20 tot 30 seconden. Mensen worden er productiever door.” Ook aan de behoefte van de gemeente om medewerkers meer in de wijk te kunnen laten werken, kan worden voldaan. Van Leeuwen: “Flexwerken is makkelijker en productiever geworden met RES. Voorheen moesten documenten en programma’s worden opgeslagen en afgesloten, maar nu niet meer. Met de nieuwe flexplekken is het: opstaan, uitloggen, elders inloggen en meteen weer verder werken.” Daardoor worden procedures ook sneller: medewerkers kunnen vanaf nu bij inwoners thuis gesprekken voeren en informatie meteen verwerken en opslaan, zodat backofficemedewerkers er gelijk mee aan de slag kunnen.

Arjan ten Pierick, systeembeheerder bij de gemeente Purmerend, is erg blij met de oplossingen van RES. “Zonder RES ONE Workspace was het een behoorlijke kluif geworden om de werkomgeving op al die verschillende apparaten fijn werkbaar te krijgen.” Van Leeuwen vult aan: “Dan hadden we andere tools voor softwaredistributie en versiemanagement moeten regelen, wat de kans op fouten en inconsistentie alleen maar vergroot.” Van Leeuwen ziet ook veel mogelijkheden in RES ONE Automation. “Als je beheer versnippert, heb je niet alleen meer werk: de kans op problemen is daardoor ook groter, zeker als je nieuwe softwareversies en patches moet uitrollen. En dat komt bij ons vaak voor, want er zijn in de gemeentewereld veel verschillende versies van pakketten in omloop. Omdat we met het beheer met één software suite van dezelfde makelij afkunnen, voorkomen we problemen.”

Goede beveiliging
Men is daarnaast enthousiast over de opties die RES biedt voor beveiliging. “Het is belangrijk dat persoonsgegevens goed afgeschermd worden. Daartoe zijn we ook wettelijk verplicht. Met RES kunnen we ervoor zorgen dat mensen met de juiste bevoegdheden bij de juiste informatie terechtkomen. Deze processen moeten ondersteund worden door IT, en RES stelt ons hiertoe in staat,” stelt Van Leeuwen. “We zijn blij met de mogelijkheid van RES om op basis van context of locatie te bepalen of bepaalde informatie en applicaties beschikbaar moeten worden gesteld.”

2016 is een hectisch jaar op het gemeentehuis van Purmerend: er wordt grootschalig en ingrijpend verbouwd, iets dat voor overlast bij medewerkers zorgt. “Maar we zullen deze wel tot een minimum beperken, omdat we nagenoeg alle vaste pc’s al hebben uitgefaseerd. Dat maakt het verhuizen van werkplekken een stuk gemakkelijker, omdat ze niet meer persoonsgebonden zijn”, zegt Borghardt.

De toekomst
Uiteraard zijn er wel zaken die de IT-afdeling het komende jaar wil gaan aanpakken. Ten Pierick heeft nog genoeg ideeën. “We willen RES ONE Service Store op den duur gaan inzetten om gebruikers zelf wachtwoorden te laten resetten en verzoeken tot accounts en autorisaties in te laten dienen. Dergelijke selfservice is handig voor zowel de gebruikers als de beheerders.” Van Leeuwen: “We zijn begonnen met de eerste zaken. We denken na over automatisch aanmelden of vertrekken van medewerkers, of veranderende takenpakketten. We willen dit allemaal met het HR-administratiesysteem gaan koppelen.”

De voordelen op een rij:

• Sneller en eenvoudiger flexwerken
• Ondersteuning voor bring your own device
• Al het beheer binnen één software suite
• Hogere gebruikerstevredenheid
• Kortere inlogtijden: van 10 minuten naar 20-30 seconden
• Voldoen aan wet- en regelgeving gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
• Contextbewuste beveiliging
• Eén omgeving voor meerdere typen apparaten
• Extra tools voor softwaredistributie en versiemanagement niet nodig
• Toekomstgericht: uitbreidingsmogelijkheden met RES ONE Service Store