IDA krijgt moderne werkplek met Office 365

IDA Foundation, die zonder winstoogmerk medicijnen levert aan ontwikkelingslanden, had tot voor kort een vrij traditionele manier van werken. Onder meer de verjonging van het personeelsbestand stimuleerde de wens om de werkplek op een modernere manier in te richten. Daarvoor migreerde IDA naar Office 365, met behulp van SLTN Inter Access.

IDA is een zogenoemde not for profit-organisatie, opgericht met als doel kwaliteitsmedicijnen en medische producten tegen een eerlijke prijs aan te bieden in ontwikkelingslanden. “We doen het voor het grotere goed”, zegt Joakim Kingström, Senior System Administrator bij IDA Foundation. Het verschil met een NGO (non-gouvermentele organisatie) is dat IDA geen geld van buiten krijgt en financieel onafhankelijk is, de overeenkomst is het ontbreken van een winstoogmerk. “IDA is vijfenveertig jaar geleden opgericht door een groep farmaciestudenten die betaalbare en kwalitatief hoogwaardige medicijnen beschikbaar wilde maken in ontwikkelingslanden.”

“Wij leveren voornamelijk generieke medicijnen, die vaak vele malen goedkoper zijn omdat het patentrecht is vervallen. We kopen onze medicijnen via verschillende fabrikanten en leveranciers in. Onze klantenbestand varieert van internationale en lokale NGO’s die actief zijn in ontwikkelingslanden tot aan de Ministeries van Gezondheidszorg van deze landen die met internationale financiële steun direct bij ons inkopen.”

Twee servers

Het hoofdkantoor in Nederland herbergt tweehonderd mensen, waaronder circa vijftig in het warehouse. Daarnaast is er nog een vestiging met ongeveer honderd mensen in India. Veel medewerkers van IDA werken er al heel lang. “De processen zijn daardoor lang hetzelfde gebleven, waarbij veel nog op papier verliep. Ondertussen ontstond, onder meer door natuurlijk verloop, de behoefte aan een meer moderne werkwijze. Onderdeel van de oude werkwijze was een mailomgeving met twee servers voor ongeveer 250 werkplekken. Dat was veel te weinig.”

Uit intern onderzoek naar de beste applicatie voor de werkplek is Office 365 naar voren gekomen. “De vraag was of we het zelf zouden moeten doen. Met onze mailomgeving zou dan in ieder geval één IT-er één dag in de week bezig zijn geweest. Dat was niet efficiënt. We besloten dan ook te kiezen voor een cloudoplossing.”

Hybride omgeving

Aanvankelijk zijn de IT-ers van IDA zelf begonnen met het opzetten van een hybride omgeving. “Daar bleken we wel hulp bij nodig te hebben. Zo is SLTN Inter Access in beeld gekomen. Opvallend genoeg zaten ze aanvankelijk niet bij de partijen naar wie we een RFP hadden gestuurd. Maar onze nieuwe IT Manager was tevreden over eerdere projecten die hij met ze had gedaan, dus in een later stadium zijn ze er toch bij betrokken.”

“De eerste gesprekken waren heel goed, de accountmanager dacht met ons mee in plaats van alleen iets te willen verkopen. Daardoor kregen we het gevoel dat we echt geholpen werden en gaf ons het vertrouwen om met SLTN Inter Access in zee te gaan en onze office 365 migratie door hun te laten uitvoeren.”

Geen zorgen

“Het doel van deze migratie was primair een vlekkeloze overgang, naar een omgeving waarbij we geen zorgen zouden hebben over software, hardware en beheer. Dat kan best ingewikkeld zijn, en ingewikkeld betekent tijd en geld. Office 365 was goedkoper en schaalbaarder. We wilden zoveel mogelijk outsourcen, en experts het werk laten doen. Wij coördineren dat allemaal wel.”

De technische implementatie verliep volgens hem vlekkeloos. “De grootste verandering was de werkwijze van onze medewerkers, die voor een groot deel nog vanuit hun .pst-archief werkten. Dat is een jaren negentig-methode, die we bij de implementatie van Office 365 hebben verlaten.”

Kosten

“Wij hebben geen winstoogmerk voor aandeelhouders, alle winst gaat terug naar de stichting. Het is natuurlijk belangrijk om goed op de kosten te letten. We zitten weliswaar in de farmaceutische industrie, maar werken anders dan de grote fabrikanten die een enorm budget hebben. Het is niet zo dat het bij ons niets mag kosten, maar we hebben geen onbeperkte middelen beschikbaar voor IT. De prijs-prestatieverhouding moet goed zijn, en dat vonden we bij SLTN Inter Access. Ze werkten snel, en hun accountmanager was punctueel en zeer vaardig. Hij gaf het goede voorbeeld, en uiteindelijk konden we het zelf doen.”

Dit project is onderdeel van een groter IT-plan waarbij IDA veel flexibeler wil gaan werken, en de samenwerking tussen medewerkers wil verbeteren. “Office 365 is de eerste stap. Uiteindelijk gaan we naar een nieuw kantoor. Die nieuwe manier van werken willen we faciliteren. En in plaats van werken in die verschillende .pst-bestanden zien de mensen nu dat ze op een slimmere manier gaan werken. Het is mooi om te zien dat het juist de werknemers zijn die nu aan het management vertellen dat het nu beter werkt.”