Wavin verstevigt beheer van stamgegevens met SAP Master Data Governance

Door groei van de organisatie had Wavin behoefte aan een robuustere en uitgebreidere oplossing voor het beheer van de stamdata. Met SAP Master Data Governance (MDG) leggen Wavin en SAP-partner Avelon de basis voor een Master Data Hub waar alle stamdata samenkomen voor consolidatie en opslag. Dit resulteert in meer inzicht en in een standaard manier van werken.

Wavin is met 11.500 werknemers wereldwijd een pionier op het gebied van waterinfrastructuren. Het biedt slimme oplossingen voor een veilige en efficiënte watervoorziening, betere sanitaire voorzieningen en hygiëne, klimaatbestendige steden en betere bouwprestaties. Het bedrijf – een onderdeel van Orbia – wil een bijdrage leveren aan de toekomstbestendigheid van steden wereldwijd.

Masterdata op orde

“De wereld verandert, en Wavin verandert”, concludeert Samuël Richters, SAP Master Data-specialist bij Wavin. “Maar om snel op veranderingen te kunnen reageren, moeten je masterdata wel op orde zijn.” Daar was in het verleden niet altijd sprake van. “We hadden een eigen SAP-workflow voor het beheer van masterdata, maar die was redelijk basaal. Naarmate de organisatie groeide, zagen we de complexiteit rond stamgegevensbeheer dan ook toenemen.”

Daar kwam volgens Business Process and Master Data Manager Chris Mallabone bij dat ‘de procedures niet altijd zo standaard waren als we dachten’. “Als je keek naar hoe masterdata bijvoorbeeld werden ingevoerd of gewijzigd, dan was de werkwijze niet overal gelijk. Dan wordt het lastig om vanuit een shared services center in één land diensten te bieden op het gebied van bijvoorbeeld masterdatamanagement. We hadden echt behoefte aan een standaard manier van werken.”

Eén versie van de waarheid

Voor Wavin was dit inzicht aanleiding om de overstap te maken naar een standaardoplossing voor het verzamelen, consolideren en opslaan van masterdata in één systeem. De keuze voor SAP Master Data Governance lag voor de hand. Richters: “We hebben een omvangrijk SAP-landschap, en gebruiken onder andere SAP ECC en SAP S/4HANA. Vanuit het oogpunt van integratie is de implementatie van SAP MDG dan een logische stap. We hadden bovendien al licenties voor SAP MDG in huis.”

Volgens Sander van der Wijngaart, managing partner van implementatiepartner Avelon, ontstaat met SAP MDG een single source of the truth. “Maar een standaardoplossing biedt out-of-the-box ook veel meer mogelijkheden. Zaken als Fiori, machine learning, analytics en fuzzy search zijn standaard aanwezig. Met een maatwerkoplossing moet je die functionaliteiten helemaal zelf bouwen. Met SAP MDG is Wavin helemaal klaar voor de toekomstige mogelijkheden.”

Masterdata leveranciers

De eerste stap in de migratie naar SAP MDG was het overbrengen van de stamgegevens van de leveranciers voor EMEA. Volgens Mallabone was hier de nood ook het hoogst. “Vendor master data kunnen gevoelige informatie bevatten zoals bancaire gegevens. Vanuit compliance-oogpunt hadden we behoefte aan maximale controle over deze stamgegevens.”

“Met SAP MDG kunnen echt maar een zeer beperkt aantal mensen leveranciersgegevens updaten, en alle handelingen worden zeer gedetailleerd vastgelegd”, zo stelt Mallabone tevreden vast. “Het is wel belangrijk dat de gebruikers vervolgens ook gewend raken aan een nieuwe manier van werken, en dat ze bijvoorbeeld goedkeuring moeten vragen voor het doorvoeren van wijzigingen. Het changemanagementproces is erg belangrijk. Daarin heeft Avelon ons erg goed ondersteund.”

“Een nieuw systeem brengt veel nieuwe aspecten met zich mee, zoals nieuwe dashboards, nieuwe formulieren en nieuwe procedures. Een uitgangspunt van Avelon’s Ready to Run-methode is dat gebruikers al in een heel vroeg stadium van het project kennismaken met een nieuwe tool”, licht Van der Wijngaart toe. “Dat doen we onder andere via trainingen, documenten en workshops.”

Reis af te leggen

De volgende stap voor Wavin EMEA is het overbrengen van de stamgegevens die betrekking hebben op materialen. Volgens Richters ‘een groot en complex project’. “Vergis je niet: het onderhouden van materials master data kan behoorlijk complex zijn. De gebruikers hebben te maken met soms wel honderden velden die ze moeten onderhouden. Al die gegevens moet je niet alleen overzetten, maar ook opschonen en standaardiseren.”

De migratie van de stamdata voor finance en customers in het EMEA-gebied staat voor 2021 op de planning. “Dit is niet een project, maar eerder een programma”, aldus Van der Wijngaart. “Na EMEA gaan bijvoorbeeld ook Azië-Pacific en Latijns-Amerika over naar SAP MDG. En maken we niet alleen koppelingen met de ERP’s die in gebruik zijn, maar ook met andere systemen. Uiteindelijk heeft Wavin één systeem voor het verzamelen, consolideren en opslaan van alle data wereldwijd. Eén Master Data Hub. Maar daarvoor moeten we samen nog een hele reis afleggen.”