Waarom Exact Software voor de Philips-monitoren van MMD koos

Exact Software is niet alleen IT-leverancier, maar natuurlijk ook gewoon IT-gebruiker. Voor nieuwe monitoren klopte het aan bij vaste dienstverlener ARP. Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze uiteindelijk op 43-inch-monitoren van Philips, op de markt gebracht door MMD. De drie betrokken partijen vertellen over het project.

Een klein stapje terug in de tijd. Het was 2019 en Exact Software wilde nieuwe monitoren. Frank Leemhuis, teamlead op de afdeling IT Services van Exact, vertelt: “In onze organisatie gebruiken sommige mensen één monitor en anderen twee.” Zeker bij die laatste groep leverde dat vrij complexe werkplekken op. “Twee losse monitoren, een los docking station en een losse desk mount. We wilden vooral het aantal kabels sterk verminderen en de werkplekken een mooier uiterlijk geven, met meer uniformiteit door het bedrijf heen. Daarnaast zochten we naar meer gebruiksgemak, voor de eindgebruikers en de beheerders. We besloten daarom dat we een deel van de beeldschermen, met name die van onze development-afdeling, zouden gaan vervangen.”

Exact overlegde met Stefan Knarren, business developer IT Solutions bij vaste dienstverlener ARP uit Maastricht. Exact wilde een deel van de monitoren vervangen en raakte al snel enthousiast over de mogelijkheid om in plaats van twee monitoren naast elkaar voor één brede monitor te kiezen. “We hebben zelfs gekeken naar een scherm van 49 inch”, vertelt Leemhuis. “Die vonden we heel mooi, maar dan hadden we nieuwe bureaus aan moeten schaffen”, voegt zijn collega Willem Korving (Manager IT-Services) lachend toe.

Proefopstelling
Stefan Knarren vertelt over het begin van het project. “Exact was bij ons in Maastricht voor een kwartaaloverleg. Toevallig was Manfred Verberne van MMD ook in het pand, met een nieuwe line-up, met onder andere de monitor van 49 inch die net werd genoemd.” De interesse was gewekt, maar de keuze voor Philips was zeker nog niet definitief. Knarren: “Het ging Exact echt om de best mogelijk oplossing met één scherm. We stelden voor dat ze zich breed zouden gaan oriënteren, want bij ARP zijn we altijd onafhankelijk. Ik heb meerdere leveranciers benaderd. Uiteindelijk hebben de monitoren van vier vendoren een ochtend lang bij Exact gestaan.”

Leemhuis vult aan: “Elke vendor had hier een eigen proefopstelling. Niet alleen onze IT-mensen hebben ernaar gekeken, maar ook mensen van facility die weer op andere dingen letten, zoals de Arbo-voorschriften als het om werkhouding gaat. Twee vendoren bleven vervolgens over.” Van die twee kreeg Exact meerdere monitoren, die vervolgens in de business werden getest. Korving: “We hebben toen vooral op praktische dingen gelet. Zijn ze makkelijk in het gebruik? Werken ze goed met onze laptops? Zijn ze eenvoudig in hoogte verstelbaar?”

Docking station
De keuze viel op MMD, een bedrijf dat sinds 2009 een merklicentieovereenkomst met Philips heeft. De bewuste monitor was de Philips 439P9H/00: een zogeheten SuperWide-monitor met een schermgrootte van 43 inch en een resolutie van 3840 bij 1200 pixels. Maar vooral de ingebouwde functionaliteiten, zoals een USB-C-docking station en een Windows Hello pop-up webcam, waren belangrijk voor Exact. Korving: “Iedereen in onze organisatie gebruikt laptops. Een absolute eis was dat we die hier op kantoor rechtstreeks via een docking op het beeldscherm konden aansluiten. We wilden een oplossing met maar één kabel voor zowel de laptop, het scherm, alle randapparatuur als ook de netwerkbekabeling.” Onder de aangesloten randapparatuur vielen in eerste instantie ook de toetsenborden en muizen, maar die zijn tegenwoordig draadloos. De laptops voor de businessmedewerkers worden door het ingebouwde docking station automatisch opgeladen.  

In totaal ging het om 141 monitoren, waarvan ongeveer 100 stuks voor de ontwikkelafdeling en ongeveer 40 voor mensen met andere functies. Daar komen waarschijnlijk binnenkort nog zo’n 40 monitoren bij voor personeelsleden van een overgenomen bedrijf.

Schoolvoorbeeld
ARP gaf tijdens het traject vooral veel advies. Knarren: “Dat scherm van 49 inch hebben we ze afgeraden. In deze situatie was dat niet de beste keuze voor de adoptie.” Toen er na de implementatie een probleem bleek te zijn met de compatibiliteit van de laptops en de monitoren lieten zowel ARP als MMD zien wat ze waard zijn en werd alles naar tevredenheid van Exact opgelost. Korving: “Er kwamen al snel engineers op locatie die het probleem onderzochten en een maatwerkoplossing vonden.”

“Dit hele project was in mijn ogen een schoolvoorbeeld van hoe je, na een uitgebreide voorbereiding, samen naar een goede oplossing toewerkt die aansluit bij de initiële wens en die door de hele organisatie wordt gedragen”, zegt Knarren. Leemhuis: “Het was heel prettig dat meerdere vendoren hier uitleg hebben gegeven en dat we de producten hebben kunnen vergelijken, ook in de praktijk.” De keuze bevalt goed. “We wilden iets dat mooi oogt en makkelijk in gebruik is, ook wanneer teams verhuizen en met flexibele werkplekken. Ook qua beheer moest het een goede oplossing zijn. Dat is allemaal het geval. De kosten waren geen uitgangspunt, maar uiteindelijk is de total cost of ownership vrijwel identiek aan wat we hadden.”

Manfred Verberne, Channel Manager B2B & Tenders bij MMD, kijkt trots terug op het project. “Deze monitor komt echt uit onze toplijn. Dat we zoveel van deze monitoren mochten leveren, maakte het voor ons toch wel een bijzonder project. De samenwerking met ARP en Exact verliep heel prettig.” Exact heeft voor een goed traject gekozen, vindt hij. “Er zijn enorm veel verschillende monitoren in de markt. Voor eindklanten is het daardoor vaak moeilijk om door de bomen het bos te zien. In samenwerking met partners zoals ARP helpen wij graag mee om die keuze te trechteren, aan de hand van de wensen van klant. Wij gebruiken onze kennis en ervaring heel graag. Dat is bij dit project heel mooi gelukt.”