Yokoy laat bedrijven flink besparen op uitgavenbeheer

Yokoy levert een alles-in-een oplossing voor de volledige automatisering van uitgavenbeheer, vooral interessant voor bedrijven vanaf 250 werknemers. “Organisaties hebben met Yokoy één omgeving waar alle uitgaven worden beheerd en waarmee ze tot wel 80 procent aan tijd en kosten besparen”, aldus Peter van Spaandonk van het Zwitserse fintech bedrijf. Uniek is het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI). Elke bon maakt de oplossing slimmer.

Peter van Spaandonk, die als Head of Sales Europe de verdere Europese expansie van Yokoy aanstuurt, te beginnen in de Benelux, noemt het uitgavenbeheer bij veel bedrijven momenteel een 'gefragmenteerd landschap', met specifieke, maar heel verschillende oplossingen. “Er is een creditcard oplossing, een oplossing voor factuurverwerking en een oplossing voor het indienen van declaraties. Allemaal verschillende oplossingen voor verschillende uitgavenstromen, terwijl alle uitgaven samen natuurlijk in werkelijkheid maar één stroom zijn. Hoe meer losse toepassingen en hoe meer overhead, hoe meer mensen met elkaar moeten praten en hoe meer manuele handelingen nodig zijn. Dat is niet efficiënt. Onze oplossing brengt alles samen in één omgeving, waar alle uitgaven worden beheerd. Bovendien hebben we uitstekende koppelingen met de verschillende financiële systemen. Alle data komt terecht in één systeem, waardoor gebruikers één uniforme oplossing hebben om alle uitgaven te beheren. Dat zorgt voor efficiëntie in het proces: gestroomlijnd en minder foutgevoelig.”

Drie-in-een
Het systeem vereenvoudigt en automatiseert het volledige uitgavenbeheer door in hetzelfde platform drie zaken te combineren: onkostenbeheer (Yokoy Expense), factuurbeheer (Yokoy Invoice) en het gebruik van slimme zakelijke creditcards (Yokoy Pay).

Yokoy Expense kan onder meer onkostendeclaraties inlezen, verwerken en boeken in een aangesloten financieel systeem. Uitgaven die binnen een bepaalde regelgeving vallen, kunnen direct en zonder goedkeuring van een manager worden verwerkt. De module automatiseert het declaratiebeheer van het moment van indienen tot en met de correcte financiële afhandeling. Yokoy Expense dekt bonnetjes en reis- en dagvergoedingen, maar biedt ook uitkomst als bijvoorbeeld een kwitantie is zoekgeraakt. Met Yokoy Invoice kunnen bedrijven hun facturatie volledig automatiseren, van het moment van binnenkomst tot de juiste financiële afhandeling en het matchen van inkooporders. Met de derde module, de zakelijke creditcard Yokoy Pay, een slimme betaalkaart waarop je precies kan instellen wie wat en waar mag uitgeven, worden transacties – bijvoorbeeld een vrachtwagenchauffeur die een kop koffie afrekent in een wegrestaurant – direct geautomatiseerd, verwerkt en zichtbaar gemaakt voor de betreffende financiële afdeling(en). “De drie modules kunnen ook afzonderlijk worden aangeschaft, maar juist door de gewenste consolidatie in bedrijven zien we dat eindgebruikers kiezen voor één omgeving en dus voor de volledige oplossing”, aldus Van Spaandonk.

'Hyperautomatisering'
Dat Yokoy het uitgavenbeheer van bedrijven zoveel efficiënter maakt, komt door een baanbrekende combinatie van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML), twee dingen die traditioneel naast elkaar bestonden. Van Spaandonk noemt dat 'hyperautomatisering'. “We hebben allereerst ons eigen AI-model ontwikkeld, dat de data-objecten van een betalingsdocument – zoals een bonnetje, factuur of creditcardtransactie – uitleest, en dat zelfstandig kan beslissen wat ermee moet gebeuren. Dat is mogelijk doordat ook de bedrijfsreglementen in de software zijn ingeladen: wat mag zonder tussenkomst van welke manager wel en niet worden betaald en aan wie?”

De grote meerwaarde is dat Yokoy deze vergaande AI-toepassing combineert met machine learning als proces. Van Spaandonk: “Het systeem leert gaandeweg dat een factuur met een bepaald bedrag en afkomstig van een bepaalde leverancier die al eerder is 'langsgekomen', zonder manuele controle mag worden goedgekeurd. Is deze keer het bedrag hoger of is de leverancier nieuw, dan vraagt het systeem wél om controle. Beginnen we met een nieuwe klant, dan zeggen we daarom gelijk: geef ons een batch van je data, facturen, bonnetjes en andere financiële documenten, zodat we die kunnen uitlezen. Daardoor gaat het systeem 'zelflerend' jouw financiële processen begrijpen en kan het de uitgaven in jouw organisatie doorgronden. Met elk nieuw bonnetje, factuur of informatie die we aan de oplossing toevoegen, wordt het systeem slimmer.”

Yokoy gebruikt dus een AI-model om te snappen wat er met een factuur moet gebeuren, maar door ML wordt dat model met elk document beter. “Overigens geldt dit voor het gehele product van Yokoy”, verduidelijkt Van Spaandonk. “We blijven zo snel groeien omdat onze oplossing de patronen van onze klanten begrijpt en zich aanpast aan hun groeiende behoeften.”

Besparingen en andere voordelen
Door de combinatie van AI en ML hyper automatiseert Yokoy het uitgavenbeheer, waardoor bedrijven tot wel 80 procent aan tijd en kosten besparen. “Steeds meer bedrijven willen hun financiële processen inrichten met minder manueel werk, maar denk ook aan alle Btw-teruggaven die organisaties mislopen”, merkt Van Spaandonk op. “Onze AI-oplossing kan op basis van de regelgeving in een bepaald land – dat zit allemaal in het systeem – zien of het daar compliant is om bijvoorbeeld de Btw op een hotelfactuur terug te vragen. Pure winst.”

Volgens Van Spaandonk zouden bedrijven de aanschaf van Yokoy bovendien kunnen overwegen vanwege de eisen van nieuwe generaties arbeidskrachten, jonge mensen die bedrijven in deze tijden van krapte hard nodig hebben. “Vooral zij willen (ook) thuis of onderweg werken en overal bereikbaar zijn. Onkosten worden niet meer per se gemaakt in de klassieke kantoortuin of de traditionele bedrijfskantine. Jonge werknemers, die zijn opgegroeid met het gemak van alles in drie klikken op hun telefoon, kiezen hun carrière pad heel bewust uit. Zadel hen niet op met traditionele, manuele controletaken. Alleen met de nieuwste technologieën blijft een bedrijf concurrerend op de arbeidsmarkt.”

Technology first

Technologie is de kortste weg naar meer efficiëntie, vindt Peter van Spaandonk. “Je kan processen optimaliseren, snijden in een personeelsbestand of proberen her en der kosten te drukken. Maar de grootste slagen maak je met een mindset van 'technology first'. Yokoy levert een alles-in-één platform voor uitgavenbeheer waarmee een bedrijf consolideert naar één systeem. Met de automatisering van je financiële processen kan je de kosten van handmatig gegevensinvoer en -verwerking met 80% verlagen. Wil je strategisch competitief blijven, dan is dit écht een heel sterke business case.”

Auteur: Jeroen Bordewijk