Appian: process mining biedt gewenste inzicht in procesverbetering

Process mining is een belangrijk onderdeel van procesverbetering. Zonder de inzichten die process mining oplevert over hoe je processen het beste kunt optimaliseren, blijft die verbeteringsslag op zijn best suboptimaal. Aan de andere kant: je hebt als organisatie slechts in beperkte mate iets aan inzichten als je geen goede tools hebt om snel, laagdrempelig en continu de steeds vaker digitaal ondersteunde processen te vernieuwen. Reden voor Appian, leverancier van een enterprise low-code automation platform, om in 2021 process mining-aanbieder Lana Labs over te nemen.

Marten Kruisinga en Karina Buschsieweke geven hun eigen inzichten in hoe de combinatie van process mining en low-code automation organisaties end to end kan helpen om hun processen continu te verbeteren. Kruisinga is al bijna vier jaar bij Appian actief als VP Benelux (Amsterdam) & Nordics (Stockholm). Buschsieweke, Director Product Strategy bij Appian, is medeoprichter van het Duitse Lana Labs.

Appian is een low-code platform dat veel gebruikt wordt voor BPM- en case management. De meeste klanten van Appian zetten het low-code platform dan ook in voor het beheer van complexe processen met meerdere onderliggende systemen en het ontwikkelen van applicaties die als spin in het web voor andere apps dienen”, vertelt Kruisinga.

“Toepassingsgebieden zijn onder meer processen waar compliancy belangrijk en veranderlijk is, zoals customer onboarding- en KYC (know your customer)-processen bij financiële instellingen die meerdere applicaties gebruiken en waarbij Appian de onderliggende processen orkestreert. Zo kunnen bijvoorbeeld goedkeuringsprocessen eenvoudig vertaald worden van het ene naar het andere soort goedkeuring.”

Het ontwikkelen van de toepassingen hiervoor gaat met het platform van Appian 10-12 keer sneller dan bij meer traditionele vormen van programmeren, stelt Kruisinga. Verder is het eenvoudig om applicaties aan te passen aan veranderende behoeften, zoals nieuwe of veranderende compliance-eisen van overheden, toezichthouders etc.

Voorkant procesverbetering
Appian bedient inmiddels een vrij breed spectrum van bedrijven, in onder meer de bancaire- en verzekeringssector, de telecom, de overheid en de (maak)industrie in de Benelux en Nordics.
Karina Buschsieweke: “Toen we in 2016 met Lana Labs begonnen, was process mining een technologie die data uit IT-systemen zichtbaar maakte. Statistieken verschaften wel inzichten, maar het was nog altijd nodig om handmatig te bepalen of en zo ja welke processen wel of niet goed verliepen. Lana Labs automatiseerde dit grotendeels, zodat het veel eenvoudiger werd om zaken in beeld te krijgen die niet correspondeerden met hoe een proces moest verlopen. Daar zijn later diverse tools aan toegevoegd, zoals ML-gebaseerde analyses om de oorzaken te bepalen van afwijkende onderdelen van processen.”
Met de integratie van het process mining-platform van Lana Labs wil Appian haar klanten ook aan de voorkant van procesverbetering meer tools geven, onderstreept Buschsieweke.

Complete cyclus
Het doel van Lana Labs was om bedrijven efficiënter te maken, zeker op belangrijke gebieden zoals duurzaamheid. Maar process mining alleen kon dat doel onvoldoende realiseren, vervolgt Buschsieweke. “We konden potentieel voor verbetering aantonen, maar niet helpen om dat potentieel aan te boren. We zagen in de markt ook een verschuiving naar een platformaanpak, waarbij elementen zoals wij die bieden toegevoegd worden aan een groter platform zoals van Appian. Voor ons reden om in 2021 deel van Appian uit te gaan maken. Nu kunnen we samen organisaties helpen in de complete cyclus van procesverbetering.”

De economie en samenleving veranderen mede onder invloed van externe factoren – zoals corona, klimaatproblemen en personeelstekorten - steeds sneller en onvoorspelbaarder. Bedrijven moeten deze veranderingen en hoe die invloed hebben op hun business meenemen in hun strategie, meent Buschsieweke. “Continue verbeteringen van processen vormen hier een belangrijk onderdeel van. Alleen zo kun je een meer duurzame en toekomstvaste bedrijfsvoering realiseren. Dat is iets waar elke organisatie van elke omvang prioriteit aan moet geven.”

Volgens Buschsieweke zijn er onder andere hierdoor steeds meer businesscases voor process mining dan waarvoor het traditioneel vaak voor ingezet wordt. “Je ziet process mining nu toch vooral ingezet worden in de financiële en accounting toepassingen. Daar zijn al veel gestandaardiseerde processen en dat maakt process mining makkelijker toepasbaar. Maar groot potentieel voor verbetering zie ik bijvoorbeeld ook bij industriële processen, waar kleine verbeteringen in een productieproces al miljoenen aan besparingen kunnen opleveren.”

Vergroten aantrekkelijkheid
Kruisinga ziet ook veel voordelen voor bedrijven in het gebruik van process mining en low-code automation platforms om hun aantrekkelijkheid voor werknemers te vergroten. Zeker in een tijd waarin de tekorten aan personeel overal nijpend worden. “Mensen willen tegenwoordig graag werken voor organisaties waar ze echt impact hebben, maar ook hun werk goed kunnen doen en goed ondersteund worden. Process mining kan de effectiviteit en efficiency van een onderneming richting klant verbeteren, maar heeft zo ook effect op de werknemerstevredenheid.”

Vervolgens kan Appian medewerkers helpen aan de tools om op basis van de inzichten over procesverbetering die verbetering ook door te voeren. Kruisinga hierover: “Zo kun je een cyclus krijgen waarbij je voortdurend inzicht krijgt in of en zo ja hoe doorgevoerde verbeteringen in procesondersteuning helpen en kun je vervolgens weer nieuwe verbeteringen doorvoeren, bijvoorbeeld wanneer klantbehoeften of compliance-eisen veranderen.”

Dankzij de low-code aanpak van Appian kan het ook meestal de eigenaar van een business proces zijn die een project op het gebied van procesverbetering kan aansturen”, stelt Kruisinga. Dat helpt ook bij de ondersteuning van het kanaal richting hun klanten.
“We kunnen mensen bij onze kanaalpartners binnen enkele weken bekend maken met ons platform en onze tools. Appian omvat veel componenten, zoals proces mining en BPM, maar is geen complex platform. Wel zal je altijd verschil hebben tussen mensen met een meer algemene kennis van het platform als geheel en mensen met meer technische kennis van de diverse onderdelen van het platform.”

Niet uitontwikkeld
Ook Appian zelf is voortdurend verbeteringen aan het doorvoeren. Buschsieweke hierover: “Voor de overname door Appian werkten we bijvoorbeeld aan verdergaande automation en een low-code aanpak. Dat deden we onder meer omdat we merkten dat klanten een tekort aan gekwalificeerd personeel hadden om goed om te gaan met process mining, zoals het voorbereiden van de databronnen.”

Appian biedt in dit kader tegenwoordig een goed instrument genaamd Appian mining prep: een low-code tool om data(bronnen) geschikt te maken voor process mining. De tool is geïntegreerd in het Appian-concept van met elkaar verbonden systemen en databronnen. Appian is daarbij de orkestreerder, terwijl een tool zoals Appian mining prep helpt bij het op eenvoudige wijze toegankelijk en geschikt maken van data.
Het voordeel van Appian als platform is hierbij dat ook data in legacy-systemen op vergelijkbare wijze ontsloten kan worden. Dat is wat Appian al deed aan de BPM-kant en op het gebied van app-ontwikkeling en wat ook gebruikt kan worden om data aan de process mining-kant te ontsluiten, stelt Buschsieweke.

Buschsieweke benadrukt wel dat process mining niet voor elke organisatie zinvol is. “De basis voor process mining is data. Voor ons is bijvoorbeeld het gebruik van een systeem zoals van SAP een indicatie dat een bedrijf over voldoende data beschikte om op zinvolle wijze process mining in te kunnen zetten. Een klein bedrijf met minder complexe data heeft hier toch minder aan. Zij kunnen wel al gebruik maken van andere features van Appian als het gaat om eenvoudige digitalisering van processen en workflows. Op termijn kan daar dan process mining wel van nut zijn, als zo’n bedrijf groeit in het gebruik van IT-systemen.”

Verdere groei
Appian is de afgelopen zes jaar in Nederland met een mix van directe en indirecte marktbenadering fors gegroeid in de sectoren die Kruisinga eerder noemde. De onderneming verwacht dat het hier de komende jaren in de breedte en diepte nog verder kan groeien. Kruisinga concludeert: ”Er is nog genoeg potentie om te realiseren met het krijgen van inzicht in het verbeteren van processen in de verschillende sectoren. Ik denk dat het belangrijk is om daar de focus op te houden.”

Auteur: Martijn Kregting