American Express en Microsoft stimuleren innovatie in zakenreizen

American Express breidt zijn decennialange relatie met Microsoft uit om een reeks oplossingen te ontwikkelen die zijn gebaseerd op Microsoft Cloud- en AI-technologieën die gericht zijn op het verminderen van zakenreizen voor werknemers en bedrijven. De eerste oplossing die via deze samenwerking is ontwikkeld, zal het onkostenbeheerproces verbeteren door een aantal van de pijnpunten aan te pakken waarmee zakenreizigers en onkostenverwerkers worden geconfronteerd.

Met behulp van AI en machine learning-mogelijkheden zal de oplossing de bestaande processen en tools van klanten versterken door handmatige onkostenrapportage en goedkeuringen te vereenvoudigen en te automatiseren, de efficiëntie van audits te verbeteren en afstemming en vergoedingen voor boekhoudteams te stroomlijnen. Microsoft zal de oplossing testen met zijn werknemers door deze later dit jaar te integreren in het interne onkostensysteem van het bedrijf. De oplossing zal in de loop van de tijd beschikbaar worden gesteld aan andere American Express Corporate-klanten, met de mogelijkheid om te integreren in andere tools voor onkostenbeheer.

De oplossing werkt als volgt: wanneer een zakenreiziger zijn American Express Corporate Card gebruikt, wordt hem gevraagd een foto van zijn ontvangstbewijs te uploaden. Een AI-gestuurde beslissingsengine categoriseert vervolgens de transactie en kent een risicoscore toe op basis van transactiedetails, het reis- en onkostenbeleid (T&E) van het bedrijf en de aankoop- en betalingsgeschiedenis van de reiziger op zijn American Express Corporate Card. De risicoscore is gecodeerd als groen (aanbevolen voor automatische goedkeuring), geel (moet nog een keer worden bekeken) of rood (niet aanbevolen voor goedkeuring), afhankelijk van factoren zoals het onkostenbeleid van het bedrijf, consistentie met bestaande uitgavenpatronen, indicaties van fraude en meer . De informatie wordt vervolgens doorgegeven aan een onkostenbeheersysteem, samen met ontvangstgegevens om automatisch rapporten te genereren en managers en auditors te helpen bij het nemen van beslissingen.

“Onkostendeclaraties zijn een noodzaak, maar we hebben er allemaal een hekel aan om ze te doen. Tegelijkertijd heeft elk bedrijf meer behoefte aan controle en naleving van de kosten. Stelt u zich nu een toekomst voor waarin het merendeel van uw uitgaven eenvoudig 'automatisch ingediend' en 'automatisch goedgekeurd' zijn, waarbij geen handmatige tussenkomst vereist is en waarbij u zich houdt aan het beleid en de bestedingslimieten van uw bedrijf. Door onze klantinzichten en -gegevens, doelgerichte technologische innovatie en een samenwerking met een marktleider als Microsoft te combineren, creëren we een oplossing die aan deze behoeften voldoet met een naadloze ervaring voor de werknemer”, aldus Gunther Bright, Executive Vice President, Global Commercial Diensten bij American Express.

"Geavanceerde technologieën zoals Microsoft Azure AI en machine learning bieden krachtige, nieuwe mogelijkheden om alomtegenwoordige, tijdrovende handmatige processen opnieuw vorm te geven", zegt Bill Borden, Corporate Vice President, Worldwide Financial Services bij Microsoft. "We kijken ernaar uit om samen te werken met American Express om onkostenbeheer te vereenvoudigen en intelligente digitale mogelijkheden te bieden om het leven van zakenreizigers en werknemers te verbeteren."

Expense Management-sentiment onthuld in nieuwe American Express Trendex-enquête :

Volgens een nieuwe American Express Expense Management Trendex-enquête, waarin zakenreizigers en reiskostenverwerkers werden ondervraagd, is het onkostenbeheerproces tegenwoordig een groot pijnpunt dat moet worden bijgewerkt.

Vier op de tien zakenreizigers zeggen liever een functioneringsgesprek te hebben (41%), wekelijkse vergaderingen op maandag om 8.00 uur (40%), hun vlucht met een uur vertraging (40%) of een hele dag virtuele vergaderingen (40%) dan hun onkostendeclaraties moeten invullen. Bovendien zegt 59% van de reiskostenverwerkers, die momenteel geen volledig autonoom onkostendeclaratiebeheersysteem hebben, dat het grootste voordeel van een meer geautomatiseerd onkostendeclaratiebeheersysteem tijdsbesparing zou zijn, en 94% van alle reiskostenverwerkers is het daarmee eens er moet meer innovatie zijn, wat aangeeft dat er behoefte is aan meer geautomatiseerde oplossingen.

Andere belangrijke bevindingen van de Trendex zijn:

De meerderheid (73%) van de zakenreizigers is het erover eens dat zakenreizen minder stressvol zouden zijn als het beheren van de uitgaven minder gedoe zou zijn.

Meer dan de helft (52%) van de zakenreizigers en meer dan een derde (35%) van de reiskostenverwerkers meldt een negatieve reactie bij het beschrijven van het huidige onkostenbeheerproces van hun werkgever.

Zakenreizigers zeggen dat hun meest voorkomende (54%) pijnpunt in verband met onkostendeclaraties het verzamelen en bijhouden van bonnetjes is.

De meest voorkomende pijnpunten voor reiskostenverwerkers zijn werknemers die deadlines voor indiening niet halen (50%) en ervoor zorgen dat onkosten voldoen aan het reisbeleid van het bedrijf (49%).

60% van de zakenreizigers is het ermee eens dat het invullen/inleveren van onkosten hun minst favoriete onderdeel van zakenreizen is.

De meeste zakenreizigers (76%) besteden minstens 30 minuten aan hun maandelijkse reiskostendeclaraties en gemiddeld tweederde (65%) van de reiskostenverwerkers doet er minstens een uur over om een maandelijkse declaratie te bekijken, wat aangeeft dat er behoefte is aan efficiënte oplossingen voor tijdbeheer.

Van de reiskostenverwerkers die momenteel geen volledig geautomatiseerde beheersystemen voor onkostendeclaraties hebben, wensten bijna alle (95%) dat ze dat wel hadden.

De nieuwe oplossing maakt deel uit van het voortdurende werk van American Express om de end-to-end betalingservaring wereldwijd opnieuw te definiëren, zowel voor reizigers als voor bedrijven. 

Over het onderzoek

METHODOLOGIE: AMERICAN EXPRESS EXPENSE MANAGEMENT TRENDEX

De Morning Consult-enquête werd gehouden tussen 16 en 20 december 2022 onder een steekproef van 1.000 zakenreizigers (gedefinieerd als werkende volwassenen die in de afgelopen 12 maanden minstens één keer voor zaken hebben gereisd en hun eigen onkostendeclaraties hebben ingediend) en 300 zakenreizigers Expense Processors (gedefinieerd als werkende volwassenen die op de financiële afdeling werken bij een bedrijf met ten minste 50 werknemers, managerniveau of hoger, en reiskosten beoordelen). De enquêtes zijn online afgenomen. Resultaten uit het onderzoek onder zakenreizigers hebben een foutmarge van plus of min 3 procentpunten en resultaten uit het onderzoek onder Reiskostenverwerkers hebben een foutenmarge van plus of min 6 procentpunten.