Canon digitaliseert workflow tentamenproces met Mendix

Met Canon Exam Services ondersteunt Canon Nederlandse onderwijsinstellingen bij het tentamenproces met onder meer het printen van toetsen, planning, distributie, afname, scannen en dossiervorming. Omdat het proces vele stappen met strikte deadlines kent en er veel mensen bij zijn betrokken, vereist dit veel handmatige planning en afstemming. Canon zocht naar een manier om dit efficiënter in te richten en scholen rondom iedere stap meer inzicht en transparantie te bieden. Daarom werd een oplossing gecreëerd om alle dienstverlening rondom het tentamenproces te digitaliseren en op één plek samen te brengen.

Geschikt voor meerdere onderwijsinstellingen

Peter Sampers, business development manager bij Canon Business Services Nederland: “Doordat de grote hogescholen en universiteiten in Nederland veelal op vergelijkbare wijze tentamens afnemen was het uitgangspunt om een systeem te ontwikkelen dat met minimale aanvullende configuratie door meerdere onderwijsinstellingen ingezet kon worden. Daarvoor wilden we een oplossing die op meerdere platformen werkt, kan koppelen met verschillende bestaande systemen en voldoet aan de strikte standaarden en veiligheidseisen waar de instellingen aan moeten voldoen.”

Initieel koos men om de oplossing zelf te ontwikkelen en programmeren. Dit bleek echter te tijdrovend en arbeidsintensief. Canon schakelde daarom Mendix-partner Nokavision in. Nokavision ontwikkelde op basis van het Mendix low-code platform het tentamenworkflow-systeem, dit is een applicatie bestaande uit de Canon Exam Services portal die is gekoppeld aan een workflow-dossiersysteem.

Sampers: “De mogelijkheden van het Mendix low-code-platform klonken veelbelovend en zijn dat ook gebleken. Nokavision kon op basis van een prototype dat we lieten zien, heel snel een eerste oplossing ontwikkelen. Daarmee hebben we grote stappen kunnen zetten. Het verzamelen van de requirements kostte uiteindelijk meer tijd dan het ontwikkelen van de oplossing. En als deze eenmaal staat dan kun je daar eenvoudig op uitbreiden door componenten die overal ter wereld worden gebouwd te hergebruiken. Daarmee kunnen we snel en eenvoudig nieuwe features en innovaties toevoegen.”

60% kortere ontwikkeltijd

John Peters, business development director bij Nokavision: “Door van traditioneel coderen over te schakelen naar Mendix low-code hebben we de initiële ontwikkeltijd van de oplossing met 60 procent verkort. Door agile te werken konden we bovendien snel inspelen op vragen voor nieuwe features en meebewegen met de feedback die we kregen. Hiermee hebben we in korte tijd een resultaat opgeleverd dat naadloos aansluit bij de behoeften van Canon en de onderwijsinstellingen.”

Het systeem stuurt het gehele proces van de dienstverlening aan hogescholen en universiteiten aan zoals het printen, de logistiek, het scannen, het archiveren en het informeren van alle betrokkenen, zoals medewerkers van het tentamenbureau, docenten, studenten en surveillanten. De tentamens worden na afname ingescand en geupload naar een digitaal toetssysteem zodat ze digitaal nagekeken kunnen worden. De juiste personen worden geïnformeerd over naderende deadlines en op individueel niveau is terug te vinden wat de status en locatie van een tentamen is. Hierdoor zijn onderwijsinstellingen minder tijd kwijt aan e-mail communicatie, aan het monitoren waar de tentamens zich bevinden en aan het bewaken van deadlines.

Combinatie van fysieke en digitale dienstverlening

Het inzicht dat onderwijsinstellingen krijgen dankzij het systeem en de dienstverlening is een groot voordeel, zeker gezien het feit dat sommige instellingen meer dan negentig locaties hebben. “De combinatie van het fysieke transport en de levering van materialen - zoals geprinte tentamens, kladpapier en schrijfwaren - met het systeem dat het proces digitaal bewaakt en de dienstverlening aanstuurt, is een gouden combinatie voor de scholen”, aldus Sampers.

Lotte Kiewiet, toetscoördinator bij de Erasmus Universiteit Rotterdam: “Bij de Erasmus Universiteit Rotterdam toetsen we op grote schaal, digitaal en op papier. Met behulp van de Exam Services dienstverlening van Canon zijn wij in staat om de juiste keuze te maken in de totale workflow als het gaat om toetsen. Hierbij maken we afwegingen op basis van aantallen, de complexiteit van toetsen zoals toetsen met veel formules, tekeningen of berekeningen en op basis van de benodigde computercapaciteit.”

Inmiddels zijn er meer dan tien onderwijsinstellingen die gebruikmaken van de oplossing. Door de modulaire wijze waarop de oplossing met Mendix is ingericht hoeft er niets geprogrammeerd te worden wanneer er nieuwe onderwijsinstellingen onboarded worden. Daarmee neemt dit traject weinig tijd in beslag en wordt het beheer eenvoudiger.

Uitbreiden naar meer opleiders

Canon Business Services Nederland kijkt nu naar mogelijkheden om de oplossing naar meer typen onderwijsinstellingen en grote opleidingsbedrijven te brengen. Sampers: “We hebben een solide basis om onze dienstverlening op uit te breiden. Het is een groot voordeel dat het Mendix-platform veel bestaande integraties biedt die snelle uitbreiding naar instellingen met andere systemen mogelijk maken. Verder biedt Mendix een passend antwoord op de vraag naar goede beveiliging, dankzij de geïntegreerde veiligheidsmaatregelen slagen we moeiteloos voor de jaarlijkse pentests. Zo kunnen wij ons richten op innovatie in onze dienstverlening, terwijl belangrijke basisvoorwaarden voor samenwerking met de onderwijsinstellingen door het Mendix-platform worden afgedekt.”