Revisie NEN 2084 ‘Taxonomie van documenttypen’

NEN 2084 geeft richtlijnen voor het toekennen van metagegevens aan documenten en is nu twee jaar in gebruik. Uit discussies op LinkedIn en andere fora bleek het van belang de norm aan te passen. De nieuwe versie van NEN 2084 zal beter rekening houden met de huidige manier van digitaal werken. Ook zal meer aandacht worden gegeven aan de achterliggende ideeën bij de norm en moet duidelijker beschreven worden hoe de norm gebruikt dient te worden.

Een grote uitdaging hierbij is een goede definitie van het begrip ‘document’ in de digitale omgeving. De lijst met termen wordt geëvalueerd. Duidelijker en eenduidiger wordt vastgelegd dat de taxonomie het gehele domein van documenttypen bestrijkt. Er wordt meer rekening gehouden met de functie van het document in het werkproces, gegevensverwerkende systemen, ketensystemen en databases en met uitwisselbaarheid van gegevens.
Behoefte aan eenduidigheid

Het eenduidig benoemen van documenttypen maakt het mogelijk dat partijen elkaar begrijpen als ze documenten uitwisselen. Eenduidige benoeming is ook belangrijk bij het communiceren over en het exporteren en beheren van documenten. Deze behoefte aan eenduidigheid wordt groter nu overheden, bedrijfsleven en individuele burgers onderling steeds meer gegevens met elkaar uitwisselen.

De norm wordt aangepast door een werkgroep van de NEN-commissie ‘Informatie- en archiefmanagement’. De commissie is onder andere verantwoordelijk voor NEN 2082 ‘Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur’ en werkt mee aan de ISO-normen op dit onderwerpsgebied. In de werkgroep zitten vertegenwoordigers van het LOPAI, de Hogeschool van Amsterdam, KING en Centric.

Door: Witold Kepinski