'In de AGF moet je implementatiepartner de industrie écht snappen'

Best Fresh Group is een grote Nederlandse speler in het segment van aardappelen, groenten en fruit (AGF). Van teelt tot productie en van handel tot opslag en logistiek: als holding van een aantal bedrijven heeft Best Fresh Group een groot deel van de keten in de industrie in eigen handen. Om daarin efficiënt en winstgevend te blijven, wil de AGF-gigant blijven groeien, slimmer werken en voorop blijven lopen op het gebied van technologie.

Om aan die groeiambities te voldoen, was er een nieuw ERP-systeem nodig. Een die moest helpen met het doorbreken van silo’s in de bedrijfsvoering. En eentje die met een 360-graden inzicht helpt bij het ondernemen van de juiste acties op het juiste moment in een behoorlijk dynamische industrie.

Compleet overzicht supplychain

Edwin – die inmiddels 3,5 jaar de kar trekt als CIO bij Best Fresh Group – zegt daarover: “We willen het volledige palet van diensten in het AFG-segment aan blijven bieden en daar ook steeds beter in worden. De verschillende divisies moeten dan ook steeds hechter samenwerken en we waren – en zijn – druk bezig processen op elkaar af te stemmen zodat we meer en beter inzicht in de supplychain krijgen. Het inmiddels geïmplementeerde, nieuwe SAP S/4HANA-systeem heeft daarin al een aanzienlijke verbetering gebracht.”

Specifiek marktsegment vraagt om specifieke partner

Toch was de uiteindelijke keuze voor het SAP-systeem geen gelopen race gedurende de selectie. Edwin: “Nadat we onze eigen processen goed in kaart hadden gebracht, onderzoek hadden gedaan bij andere bedrijven en een blauwdruk op hadden gesteld waar de nieuwe ERP-omgeving aan moest voldoen, zijn we het selectieproces voor een nieuw systeem én partner gestart.”

De grootste eis aan de implementatiepartner? “Ons marktsegment is zo specifiek dat, wanneer je als leverancier zonder enige kennis van de markt erin stapt, je het niet gaat snappen. We hebben daarom gekeken welke leveranciers een connectie hadden met AGF. Dat deden we online, via marktonderzoek en via referenties van collega’s. Zo hebben we onderzocht welke partijen raakvlakken hadden met onze business. Daaruit kwam een lijst van 20 bedrijven; van echte niche-spelers voor de AGF-markt, tot aan Microsoft Dynamics 365 en SAP”, legt Edwin uit.

Vragen het beste beantwoorden

Uiteindelijk leidde de zoektocht van Best Fresh Group naar een selectie van drie leveranciers die de gewenste oplossingen konden leveren. NTT DATA Business Solutions wist uiteindelijk de RFI het beste te beantwoorden. Edwin: “Wij hebben deze partijen uitgenodigd op kantoor voor een demo om te zien hoe hun voorgestelde oplossing werkte. Uiteindelijk is hier de combinatie uitgekomen van SAP als platform - wat erg sterk is in intercompany-processen - met NTT DATA Business Solutions zelf als meest geschikte partner.”

“De selectie van een partner – en in dit geval ook de meest geschikte oplossing – is natuurlijk ook een subjectief proces. Soms ben je ergens sceptisch over en dan wil je dat een partner daar open over is en een antwoord geeft in het belang van jouw organisatie. Voor ons was het heel belangrijk hoe mogelijke partners met kritische vragen omgingen. En, of ze ook wel écht snapten wat we van hen vroegen. Daar heeft NTT DATA Business Solutions uiteindelijk het verschil gemaakt.”

Alle data in één oogopslag inzichtelijk

De oplossingen die NTT DATA Business Solutions samen met Best Fresh Group heeft opgeleverd, hebben het ERP-platform SAP S/4HANA als basis. Dat verzorgt voor het bedrijf de hele keten van inkoop, verkoop, productie, finance, logistiek, transport en kwaliteitsbeheer en verbindt die processen integraal aan elkaar. Ook wordt SAP Analytics Cloud gebruikt voor het snel en in realtime uitvoeren van analyses en opleveren van rapportages. Ook ontwikkelden ze samen een aantal industriespecifieke oplossingen die AGF-processen binnen Best Fresh Group optimaliseert.

“Een van die industriespecifieke oplossingen is een order- en voorraadoplossing die al onze data in een enkele oogopslag inzichtelijk maakt. Zo verwerken we makkelijk en vooral zeer snel orders en kunnen we die direct in de gaten houden met tracking en tracing. Dit was zeer belangrijk in onze lijst van vereisten”, zegt Edwin.

Werkelijke kosten van een batch berekenen

Een andere oplossing die voor de specifieke processen binnen de AGF werd ontwikkeld, is de partijkaartadministratie. Dit geeft inzicht in een partij producten en berekent snel alle kosten die komen kijken bij een daadwerkelijke winst (of verlies) die uiteindelijk in de boeken wordt verwerkt.

Edwin vertelt daarover: “Aan het eind van de keten moeten we precies alles weten van een partij (zoete) aardappelen, groente of fruit. In welke productieronde deze heeft gezeten, wat ermee is gebeurd en waar die vandaan komt. Een deel van de AGF-handel is commissiehandel, dus moeten alle kosten en opbrengsten van een partij worden verantwoord. Een partij gaat veel heen en weer binnen het bedrijf en dit in de gaten houden is een complexe zaak. Deze tool maakt dat mogelijk.”

De juiste vragen stellen

De toegevoegde waarde van een partner als NTT DATA Business Solutions? Die ligt volgens Edwin vooral bij het stellen van de juiste vragen: “Als je over complexe zaken als partijkaarten in de AGF begint en deze als echte vereisten presenteert, moet je als integrator wel de goede vragen kunnen stellen en snappen waarover het gaat. Anders komt de juiste oplossing om dit af te beelden in je ERP nooit bovendrijven.”

Tips voor digitale transitie

Voor bedrijven die ook een digitale transitie in gang willen zetten, heeft de CIO genoeg tips. Edwin: “Start met het bepalen van je strategie en kijk naar je processen. Hoe zitten die in elkaar? Hoe kan het beter? Kennis van je processen is namelijk hét uitgangspunt van je gesprekken met je toekomstige leverancier. Daarna komt de technologie pas aan bod.”

Ook het meenemen van je medewerkers in een digitale transformatie is van belang. Hij onderstreept daarom: “Neem als managementteam het hele bedrijf mee en zorg voor commitment vanuit elke laag van de organisatie. ERP-implementaties zijn in de basis niet alleen een IT-project. Het zijn projecten die de kern van het hele bedrijf raken. Daarom kan ik ook niet genoeg benadrukken dat je moet kiezen voor een partner die begrip heeft van je business en industrie. Want alleen dan kan deze de juiste vragen stellen en met de juiste oplossingen komen.”