Smeding Groenten en Fruit optimaliseert orderverwerking met SAP S/4HANA

Van grote bestellingen voor de grootgrutters tot de levering van een ui aan de snackbar op de hoek; Smeding heeft zichzelf in de markt weten te onderscheiden in het fijnmazig verzamelen en verwerken van grote hoeveelheden orders en dagelijkse transacties. ICT-manager Vincent Nicolai van Smeding zegt daarover: “Het nieuwe SAP S/4HANA-systeem helpt ons om al die orders gedurende de dag op een goede manier door het systeem te krijgen en efficiënt te verwerken.”

Korte tijdsvensters en snelle doorlooptijden

Klanten van Smeding kunnen van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat een order inleggen bij het hoofdkantoor in Sint Annaparochie. Ze krijgen die bestelling vaak dezelfde dag nog geleverd. Dat zorgt voor korte tijdsvensters en snelle doorlooptijden waarin het bedrijfsbureau en het warehouse vlug met elkaar moeten schakelen om te zorgen dat de klant krijgt wat deze nodig heeft. Dat zorgt ook voor een voorraad die er elk uur anders uitziet. De warehouseplanning van het handelsbedrijf is met 6.000 orders per dag daarom ook steeds weer een complexe puzzel die elk uur verandert.

Over het verwerken van orders met het oude systeem zegt Nicolai: “Dat werd gedurende de dag steeds lastiger. Klanten die vroeg bestelden, waren nog verzekerd van hun levering. Daarna werd de planning per uur steeds moeilijker om te realiseren. Ook omdat we gewoon geen actueel zicht op de magazijnvoorraad hadden. Leverbetrouwbaarheid en service kwamen daarmee in de knel.”

Integratie en meer inzicht

Delen van data tussen verschillende afdelingen, actueel inzicht in de supplychain en integratie tussen bedrijfsprocessen: met het oude ERP-systeem kon dat niet optimaal. Om strak te kunnen plannen én daadwerkelijk te kunnen leveren, had Smeding daarom behoefte aan realtime inzicht in verwachte leveringen van leveranciers en de actuele voorraad in de warehouses. Om bijvoorbeeld gedurende de dag niet mis te pakken op een besteld artikel. Of, om bij bestelling - en het artikel blijkt niet voorradig - direct een alternatief voor te kunnen stellen aan een klant.

Dat gewenste inzicht kreeg het bedrijf met de implementatie van SAP S/4HANA. Daarbij opteerde Smeding voor het inbouwen van extra tools op basis van het SAP-systeem, die de industriespecifieke behoeften van het bedrijf ondervingen. Het resultaat was onder meer de productverdelingstool en een planning-per-uur.

Grip op de operatie met planning-per-uur

Rein van Schepen, businessanalist bij Smeding vertelt over de voordelen van het nieuwe systeem: “We kunnen nu relatief goed voorspellen hoe de planning er per uur uit gaat zien, proactief eventuele problemen signaleren en door de dag heen alle processen beter managen. Uiteraard met de voorwaarde dat alle data zoals goederenontvangsttijden goed worden bijgehouden.”

Ook over de productverdelingstool is hij enthousiast: “Hiermee kunnen we op klantniveau zorgen dat er automatisch een alternatief wordt voorgesteld als een artikel niet leverbaar is. Wil een klant een kilo van een bepaalde groente en is dat niet voorradig? Dan stelt de productverdelingstool bijvoorbeeld twee zakken van 500 gram voor of een soortgelijk product of een artikel van een andere teler. Het enige wat wij hoeven te doen is dat - door het systeem gegenereerde - voorstel controleren.”

Efficiënte pickroutes

Naast een nieuw ERP-systeem werd ook het warehousesysteem vervangen voor SAP Extended Warehouse Management. Nicolai: “Met zoveel magazijnverkeer, volume, doorloop en klantspecifieke zones onderverdeeld in warme en koude zones in je warehouse, wil je de looproutes zo klein mogelijk houden. Na een order reserveert het systeem de voorraad die nodig is en geeft SAP EWM advies voor de meest efficiënte pickroute.”

Om de volledige supplychain te optimaliseren is ook SAP Transportation Management geïmplementeerd. Nicolai: “Transport doen we ook zo slim mogelijk. Tijdens hun afleverroute pikken onze chauffeurs op de terugweg naar ons warehouse weer groenten en fruit op bij onze telers en leveranciers. Dat is supereffectief en bespaart veel kosten.”

Implementatie in fases en zonder downtime

Vanwege de operatie die nagenoeg 24/7 draait en die zich geen downtime kan veroorloven, besloot het projectteam van Smeding en implementatiepartner NTT DATA Business Solutions de implementatie van SAP S/4HANA in fasen te laten verlopen. Begonnen werd met het kleinere warehouse in Breda, vervolgens was in 2022 de hoofdlocatie in Sint Annaparochie aan de beurt. Voor en na de livegang werd het systeem via sprints geoptimaliseerd.

Van Schepen: “Om de adoptiegraad onder medewerkers te vergroten en de toegevoegde waarde van het systeem te laten zien, organiseerden we na elke sprint en releasecycle een show & tell. Daarin legden we aan de business uit wat we hadden geoptimaliseerd én wat het betekende voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dat werd echt gewaardeerd.”

'Goede samenwerking'

De samenwerking met NTT DATA Business Solutions beviel eveneens goed. Van Schepen: “De consultants waren tijdens de implementatie veel op onze locatie aanwezig en dat zorgde voor een goede samenwerking. NTT DATA Business Solutions snapt Smeding. Daardoor weten consultants precies wat wel en niet werkt voor onze processen en voor onze mensen. We zijn dan ook heel tevreden met resultaat. We plukken nog elke dag de vruchten van het nieuwe systeem.”