Technologie zorgt voor een meer menselijke werkplek

De werkplek is niet meer beperkt tot de kantoortuin. We werken aan de keukentafel, op flexwerkplekken, op een professioneel ingericht thuiskantoor of een of andere geïmproviseerde werkplek. Maar daarmee zijn de spontane momenten op kantoor verleden tijd. 33% van de Nederlandse kantoorwerkers vindt het dan ook lastig om relaties op te bouwen met collega's op afstand in vergelijking met collega's op kantoor. De vraag is dus: hoe behoud je ook voor thuiswerkers deze spontane communicatie?

Technologie is onmisbaar als je menselijke ervaringen voor hybride en externe werknemers wil creëren. Toch heeft slechts minder dan de helft van de organisaties nieuwe technologieplatforms geïmplementeerd om de betrokkenheid van hybride/externe werknemers te vergroten. Om te voorkomen dat zij tussen wal en schip belanden, moeten organisaties leren van de ervaringen van hun personeel en nauwer samenwerken met IT-teams om ongeacht de locatie een fijne en sociale werkplek te bieden.

Betere tech, betere betrokkenheid?
Het maakt niet uit of het een virtuele een-op-een is of een meeting met het hele team, gebrekkige technologie haalt je uit de flow en verstoort menselijke verbinding. Het herinnert iedereen aan het feit dat ze niet ‘in het echt’ samen zijn. Maar ook wanneer de organisatie hun traditionele technologie heeft ingeruild voor oplossingen die hybride werken ondersteunen, blijven werknemers tegen uitdagingen aanlopen. Zo voelt 52% zich nog vaak buitengesloten tijdens hybride vergaderingen, heeft 38% geregeld moeite om bij te dragen aan gesprekken en voelt 37% zich vaak niet betrokken.

Dit onderstreept de uitdaging waar bedrijven tegenaan lopen als ze nieuwe technologieën implementeren. De technologie zelf is slechts een deel van de oplossing, terwijl het net zo belangrijk is om je team goed mee te nemen in het gebruik. Managers moeten daarom prioriteit geven aan de behoeften van hun werknemers wanneer ze hybride werkstrategieën ontwikkelen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld moet investeren in training, om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfortabel voelt met de technologie die ze gebruiken. Uiteindelijk verhoogt dit de werknemersbetrokkenheid en de kwaliteit van hybride samenwerken.

Een andere valkuil waar managers niet in moeten trappen, is de aanname dat meer communicatie hetzelfde betekent als betere communicatie. Zo geeft 54% van de werknemers aan dat hun werkgever te veel losse communicatietools gebruikt – een overweldigende hoeveelheid voor één op de vier respondenten. Goede afspraken en richtlijnen over het gebruik van communicatiekanalen kunnen stukken beter zijn voor de werknemersbetrokkenheid dan steeds maar nieuwe kanalen toevoegen.

Een nieuwe kijk op virtuele betrokkenheid
Tijdens de coronacrisis hebben tal van organisaties al ingezet op virtuele lunches, fitness uitdagingen, kooklessen en vrijmibo’s. We weten inmiddels ook dat voice en video online de communicatie persoonlijker maakt. Maar er is meer dat je met technologie kunt doen om saamhorigheid onder collega’s te verbeteren.

Neem Natter, een video-applicatie die collega’s met dezelfde interesses en doelen met elkaar matcht. Dit soort platforms versterken de saamhorigheid via gedeelde interesses. Een ander voorbeeld is Donut. Deze Slack-integratie genereert willekeurige gespreksonderwerpen in kanalen, om de spontane gesprekken bij het koffieapparaat na te bootsen. Robin overbrugt de kloof tussen thuis en kantoor, zodat je beter met collega’s kunt afstemmen wie op welke locatie werkt.

Tot slot kan ook AI zorgen voor betere verbinding. Denk bijvoorbeeld aan eye tracking-software: NVidia gebruikt dit in communicatietechnologie zodat het lijkt alsof je tijdens videogesprekken altijd naar de camera kijkt (en dus ‘oogcontact’ hebt met je gesprekspartners). Het Owl Intelligence System gebruikt AI om camera’s tijdens groepsgesprekken beter te focussen op de sprekers in de ruimte.

Nu het normaal is om te verwachten dat organisaties hybride werken ondersteunen, is het belangrijker dan ooit om hybride communicatie menselijker te maken. Dat vergt een combinatie van de juiste tech stack en de juiste training en richtlijnen voor medewerkers. Wanneer organisaties deze twee aspecten op elkaar afstemmen, zijn ze goed in staat om de verbinding tussen kantoorpersoneel en externe werkers actief te houden.

Door: Frank Weishaupt (foto), CEO van Owl Labs