Koninklijke Musea voor Schone Kunsten in België moderniseert collectiebeheer met Simac

De totale collectie van KMSKB omvat 20.000 kunstwerken van onschatbare waarde en dient op een goede manier beheerd te worden. Jaarlijks een inventaris maken is trouwens een wettelijke verplichting. Veel van de processen inzake inventarisering verlopen nog steeds manueel (eerst op fiches, nu in spreadsheets), maar in het kader van de modernisering van de hele informaticavoorziening (infrastructuur, bureautica, tooling) komt daar nu verandering in.

Benoît Lécaillier, IT-verantwoordelijke bij het KMSKB, legt de behoefte aan digitalisering uit: "Handmatige inventarisatie is niet alleen foutgevoelig, maar ook zeer tijdrovend en duur. Met de geplande renovaties in de musea zullen veel kunstwerken verplaatst moeten worden, wat de noodzaak voor een efficiëntere inventarisatiemethode onderstreept." Het IDasset® systeem, gebaseerd op RFID-technologie, zal nauwkeurige en tijdige informatie verschaffen over de locatie en verplaatsing van kunstwerken binnen en buiten de musea, een cruciale vereiste voor het behoud en beheer van kunstcollecties.

De implementatie omvat de synchronisatie van IDasset® met KMSKB’s eigen collectiedatabase, Fabritius, wat een naadloze integratie tussen de systemen mogelijk maakt. Lécaillier voegt toe: “Simac PHI DATA heeft een diepgaande analyse uitgevoerd en voortdurend samengewerkt met Axiell, het bedrijf achter Fabritius, om een perfecte synchronisatie te waarborgen.”

Bij de keuze voor een digitalisering van de inventaris stonden vooral eenvoud, betrouwbaarheid en veiligheid voorop. Zo kwamen de musea uit bij Simac PHI DATA, dat een totaaloplossing leverde die bestaat uit RFID-tags, mobiele RFID-lezers, vaste antennes en de software IDasset®. Bij de implementatie werkte Simac PHI DATA nauw samen met de collectiebewaarders, om hun werk zo eenvoudig mogelijk te maken.

“In tegenstelling tot wat men zou denken, beweegt er heel veel in een museum,” zegt Francisca Vandepitte, als conservator moderne kunst bij het KMSKB verantwoordelijk voor alle schilderijen en beeldhouwwerken van tussen 1900 en 1968, “maar dan vooral achter de schermen. Werken worden uitgeleend aan andere musea in binnen- en buitenland, of worden binnen de reserves verplaatst. Het is de bedoeling dat we op ieder moment direct kunnen weten waar een kunstwerk zich bevindt.”

Simac PHI DATA is verheugd over de samenwerking met de prestigieuze Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België. “Het is een eer om samen te werken met een instelling van dit kaliber. Het helpt ons niet alleen om onze expertise in het veld te versterken, maar ook om een waardevolle bijdrage te leveren aan de conservatie en het beheer van onschatbare kunstwerken,” zegt Kurt Nauwelaerts, verantwoordelijk voor de Integrated Solutions afdeling van Simac PHI DATA. “Deze samenwerking illustreert de cruciale rol die technologische oplossingen zoals IDasset® kunnen spelen in het digitaliseren van de operaties in musea.”