Gamma Communications helpt ook Hogeschool Windesheim om alles uit Teams te halen

Gamma Communications levert zakelijke telecom- en IT-oplossingen, in samenwerking met een breed ecosysteem aan partners. “We leveren onder meer mobiele communicatie, netwerkcommunicatie en klantcontactoplossingen”, vertelt Mike Bergman (Partner Manager). “We richten ons daarbij vooral op de moderne werkplek met Microsoft Teams.”

“Je ziet dat IT en telecom steeds meer samensmelten en daar ligt onze expertise”, vervolgt hij. “Traditionele telecompartners kunnen dankzij onze SaaS- en UCaaS-oplossingen meer richting IT bewegen. Aan de andere kant biedt ons Teams-portfolio IT-partijen de kans om telefonie op te pakken, wat ze van nature toch een beetje spannend vinden. We hebben samen met Microsoft de standaard neergezet voor het bellen met Teams, waardoor IT-partners de overstap wel durven te maken. Ze krijgen meer grip op de dienstverlening. Het wordt eenvoudiger voor ze.”

Gamma Communications heeft meerdere oplossingen waarmee het bellen via Microsoft Teams mogelijk wordt. Eén daarvan is Operator Connect, een altijd beschikbare en volledig door Microsoft gecertificeerde SaaS-oplossing. “Daarmee heb je een oplossing die heel eenvoudig in gebruik is, met een grote mate van veiligheid en heel goede gesprekskwaliteit”, legt Tim Verbrugge (Technical Consultant) uit.

De meest geschikte oplossing

Dat komt sinds kort mooi tot uiting bij Hogeschool Windesheim, een onderwijsinstelling met 2750 medewerkers en bijna 30.000 studenten en cursisten. Het had een verouderde Skype for Business-telefonieomgeving. Bergman: “Ze moesten hun eigen hardware en software onderhouden. Dat kostte ze te veel tijd en geld. Als er updates nodig waren, lagen ze er een dag uit.”

In samenwerking met de klant werd de meest geschikte oplossing gevonden. Verbrugge: “Bellen via Teams was een heel belangrijke wens. We kwamen dus al heel snel bij Operator Connect uit. Daarnaast had Windesheim aanvullende verzoeken voor het contact met studenten via de verschillende afdelingen. Daarvoor kozen we de klantcontactcenter-oplossing ROGER365.io, die in ons Microsoft-ecosysteem zit. Ook dat is een Microsoft-gecertificeerd product. Als een student belt kunnen medewerkers nu meteen zien wie het is en waarover er eerder al contact is geweest.” De oplossing heeft voor de klant een ander zeer belangrijk pluspunt, vertelt hij. “Windesheim merkt duidelijk dat jonge mensen steeds minder bellen en meer via andere kanalen, zoals WhatsApp en chat, communiceren. Ze zochten dus niet een callcenter-oplossing maar een contactcenter-oplossing, waar meerdere communicatiekanalen in één overzichtelijke applicatie binnenkomen. Dat is precies wat ROGER365.io mogelijk kan maken.”

“Door de overstap te maken naar Operator Connect en ROGER365.io hebben we onze IT-landschap vereenvoudigd”, concludeert een tevreden Rob Gort, de productmanager van Windesheim. “Dat resulteert in lagere vaste maandelijkse kosten en minder uren voor beheer.”

Makkelijk te onderhouden

De totaaloplossing heeft meer voordelen, legt Bergman uit. “Het is volledig cloudgebaseerd, de hardware is ertussenuit gehaald. Alles wordt geüpdatet op het moment dat dat nodig is, zonder dat de klant er iets van merkt. En het is standaard redundant ingericht. Als één datacenter eruit ligt, neemt het andere datacenter het over. Wij leggen er daarnaast onze dienstverlening over heen, waardoor alles end to end inzichtelijk is. Windesheim is verantwoordelijk voor het beheer in Teams, wij voor de afhandeling van de externe gesprekken. Als er iets niet goed gaat kunnen ze bij ons terecht en dan gaan wij er samen met Microsoft naar kijken.”

Verbrugge somt nog een aantal voordelen op. “De nieuwe oplossing is vanuit hun eigen IT-afdeling makkelijker te onderhouden en te ondersteunen. Dat scheelt kosten. Ook zijn er geen speciale trainingen meer nodig. Dat betekent dat trouble shooting een stuk eenvoudiger is geworden.”

Een ander voordeel noemde hij al: meerdere communicatiestromen zijn nu samengebracht in één applicatie. “De geschiedenis van die verschillende communicatiestromen is daardoor ook geborgd, wat natuurlijk niet zo is als medewerkers allemaal los met hun eigen device met studenten appen. Deze nieuwe oplossing is ook nog eens voordeliger dan wanneer ze door waren gegaan met de oplossing die ze hadden. Dat is niet altijd zo, maar in dit geval wel.”

Dan is er nog de belangrijke component security. Bergman: “Dat is een cruciaal onderwerp. Alles in de Microsoft-suite heeft standaard al een heel hoog securityniveau.” Verbrugge: “En onze stekker met Microsoft is afgeschermd, die gaat niet over het internet maar via een speciale gateway. Ook qua veiligheid gaan ze er echt op vooruit.”

Gort onderschrijft wat Bergman en Verbrugge zeggen. “Naast het eenvoudiger beheer brengt de oplossing ook voordelen op het gebied van support en security.” Hij is heel blij met hoe het project verliep en hoe het contact er sindsdien uitziet. “Dankzij de samenwerking met Gamma Communications is de overstap soepel verlopen en halen we nu alles uit Teams. Door gebruik te maken van de Gamma dienstverlening kregen wij een Microsoft-gecertificeerde oplossing en worden we nu compleet ontzorgd op het gebied van telefonie. Gamma heeft uitstekend geholpen om het traject te realiseren. Van start tot finish, dus van idee tot realisatie.”

Microsoft-tenzij-strategie

Windesheim koos voor één Microsoft-platform. Dat biedt veel voordelen, ook bij andere organisaties, zeggen Bergman en Verbrugge. Security werd al genoemd en ook de end to end SLA is interessant, bijvoorbeeld bij storingen. Maar er is meer. Verbrugge: “Je kunt de mogelijkheden van oplossingen dan veel beter benutten. Denk aan kunstmatige intelligentie met Microsoft Copilot, of de kansen die Power BI biedt. Iedereen wil productiever zijn, makkelijker werken en sneller kennis delen. Microsoft Teams is, door het Microsoft ecosysteem, een perfect hulpmiddel daarvoor. Je ziet niet voor niets steeds vaker, onder andere in aanbestedingen, dat organisaties een Microsoft-tenzij-strategie hebben.”

Gamma Communications bedient meerdere overheden en onderwijsinstellingen. Bergman: “Zij krijgen vaak subsidies per licentie. Ze betalen dus voor Teams als volledige telefooncentrale, maar gebruiken die niet. Wij helpen ze om alles uit Teams te halen wat erin zit. Onderwijsinstellingen beheren vaak hun eigen IT-omgeving en willen graag ontzorgd worden als het om diensten zoals Teams gaat. Dat kunnen wij heel goed, terwijl de klant gewoon de regie houdt. Maar datzelfde geldt ook voor andere organisaties. We bedienen ook klanten in andere sectoren.”

Nadenken over telefonie

Dat ‘alles uit Teams halen’ is iets dat vaak niet gebeurt, merken Bergman en Verbrugge. Daar helpen ze met hun bedrijf graag bij. Gamma Communications organiseert regelmatig masterclasses, waaronder op 15 april. Dan richt het zich, in samenwerking met Microsoft, specifiek op onderwijsinstellingen en andere organisaties in de publieke sector. Het centrale thema is: Artificial Intelligence, the Future of Contact & Collaboration. Tijdens de masterclass zal de impact van AI op contact en samenwerken aan bod komen, en worden concrete acties gedeeld over hoe organisaties AI kunnen benutten om optimaal te kunnen samenwerken. Aan de hand van een aantal voorbeelden vanuit het onderwijs en de publieke sector krijgen bezoekers ook een beeld hoe ze het beste uit hun huidige (tele)communicatie oplossingen kunnen halen. Los van die masterclass is het overigens ook mogelijk om een demo aan te vragen, zo benadrukken Bergman en Verbrugge. https://www.gammacommunications.nl/partners/evenementen/maandag-15-april-2024-masterclass-artificial-intelligence/

Verbrugge sluit af: “Organisaties moeten goed nadenken over wat ze precies willen met hun telefonie. Bellen is bellen, maar de vraag is hoe je het makkelijker kunt maken voor gebruikers en wat je ermee kunt winnen. Vaak kun je dat prima invullen met applicaties die je al in huis hebt en is het niet slim om allerlei nieuwe losse oplossingen te combineren. Veel organisaties doen het interne bellen, vergaderen en chatten al via Teams. Wij gaan graag het gesprek aan over hoe ze hun interne en externe communicatie verder kunnen vereenvoudigen.”