Adviescollege ICT-Toetsing stuurt Defensie naschrift over 6e BIT-advies Grensverleggende IT

AcICT schrijft: 'Op 28 september 2023 is het BIT-advies over het programma Grensverleggende IT (GrIT) tezamen met de bestuurlijke reactie van het ministerie van Defensie aan de Tweede Kamer toegestuurd. Op 13 februari 2024 hebben we van uw organisatie het document “Herijking aanpak en besturing GrIT v1.0” ontvangen. Op 22 februari 2024 heeft hierop een mondelinge toelichting vanuit Defensie plaatsgevonden. Op basis hiervan hebben wij dit naschrift1 opgesteld.

De voorziene maatregelingen voortvloeiend uit uw herijking beoordelen we in algemene zin als positief, hoewel ze op dit moment nog niet tot een concreet actieplan en tastbare resultaten hebben geleid. We zien dat er veel energie wordt gestoken in het oplossen van de complexe uitdaging waar GrIT voor staat.

In het BIT-advies adviseerden wij om sterk inhoudelijk te gaan sturen op sneller resultaat door enerzijds de reeds ingezette positieve ontwikkelingen te versterken en anderzijds het programma te herzien op een vijftal punten.

We reflecteren hierna op de vraag of deze vijf adviezen nu in opzet worden opgevolgd.

1. Verhoog materiedeskundigheid op niveau programmadirectie

Wij adviseerden: De programmadirectie moet zelfstandig in staat zijn om keuzes en prioriteiten aan de Programmaboard voor te stellen die leiden tot snellere, concrete resultaten.

De meest concrete verbeteringen zien we in de aanpassingen die Defensie doorvoert in de samenstelling van de programmadirectie en de ophanging van het programma in de organisatie. We moedigen dit graag verder aan.

2. Breng integraal beeld afhankelijkheden tot stand

Wij adviseerden: Het beoordelen van planningen, het maken van keuzes en stellen van prioriteiten moet gestoeld zijn op een integraal beeld van de afhankelijkheden tussen blokken die gerealiseerd worden in GrIT en/of bouwstenen van de huidige IT.

Het is onze aanbeveling dat Defensie dit beeld met grote urgentie tot stand brengt. We merken op dat een integraal beeld van de afhankelijkheden nog altijd ontbreekt en de nieuwe planning later pas beschikbaar komt. We maken ons zorgen dat het maken van deze planning nog steeds bij het consortium van leveranciers is belegd. We bevelen aan dat Defensie hier het voortouw neemt en zelf de mijlpalen opstelt.

3. Maak heldere keuzes en stel prioriteiten

Wij adviseerden: Niet alle delen van het programma GrIT leveren evenveel toegevoegde waarde voor de defensieonderdelen of dragen evenveel bij aan het uiteindelijke doel van informatiegestuurd optreden. 

Onze aanbeveling is om heldere keuzes te maken en prioriteiten te stellen, ook als dit zou leiden tot het opschorten of beëindigen van lopende, niet-prioritaire blokken.

4. Ga pragmatisch om met bouwstenen in de huidige IT

Wij adviseerden: Het GrIT technisch ontwerp dateert uit 2018, heeft nog steeds waarde, maar moet op onderdelen ook meegaan met de veranderende situatie. JIVC heeft in het kader van lifecyclemanagement doorontwikkelingen uitgevoerd op de huidige IT-infrastructuur. Daarmee zijn ook op bouwstenen die overlappen met GrIT aanzienlijke vernieuwingen doorgevoerd. Wij adviseren het programma GrIT om deze ontwikkelingen daar waar snelheidswinst te behalen is, te omarmen en gebruik te maken van deze bouwstenen, ook al zijn ze niet helemaal conform het oorspronkelijke technisch ontwerp.

Op advies drie en vier zien we concrete voorstellen die we als positief beoordelen.

Voorbeelden hiervan zijn: het stopzetten of zelf bouwen van blokken, het besef van de noodzaak van hergebruik van elementen van de huidige IT als bouwblokken voor GrIT, het prioriteren van functionaliteit die waarde oplevert voor de Defensie Onderdelen en het voornemen releasematig te gaan opleveren.

5. Stuur de leverancier op resultaat

Wij adviseerden: om binnen de kaders van de overeenkomst kritischer te zijn richting Athena als leverancier en programmaverantwoordelijke. Let wel: dit betekent niet dat meteen het conflict opgezocht wordt, maar juist dat er effectiever een gedeeld belang wordt nagestreefd.

Ook op het vijfde advies zijn enkele voorstellen waarneembaar die erop duiden dat de omgang met het consortium zakelijker en meer op te leveren tastbaar resultaat gericht gaat worden.

Het omzetten van alle goede intenties en besluiten naar een actieplan en acties heeft nog niet plaatsgevonden en kent nog grote uitdagingen. GrIT blijft een omvangrijk en complex programma zowel qua inhoud als besturing alsook werkwijze. Daarom is het belangrijk bij het opstellen van het actieplan de verbeteringen te richten op vereenvoudigen om het programma beheersbaar en bestuurbaar te maken. Het slagen van GrIT is van groot belang. Een belang dat bovendien nog groter is geworden door de hernieuwde focus van Defensie op hoofdtaak 1; de bescherming van eigen land en NAVO-bondgenoten.

We gaan graag op een later moment, bijvoorbeeld wanneer het herijkte programma een eerste release heeft opgeleverd, met het ministerie van Defensie in gesprek om de uitwerking van de herijking te beoordelen.'