DocuWare: ‘We bieden bedrijven veel meer dan alleen DMS-oplossingen’

Een snelgroeiende markt met enorme potentie. Zo omschrijft Weinberger de wereldwijde markt voor documentbeheer en workflowautomatisering. Analisten schatten de marktwaarde op zo’n 8,2 miljard euro, en het jaarlijkse groeipercentage bedraagt 13,5 procent. DocuWare, leverancier van documentbeheersystemen (DMS) en workflowautomatisering, helpt een groeiend aantal kanaalpartners in Nederland om meer te halen uit deze markt.

De Nederlandse markt voor document management systemen (DMS) bestaat voor het overgrote deel uit mkb-bedrijven. Ongeacht het soort vertical of soort organisatie, in de basis hebben zij dezelfde uitdagingen. Denk aan het thuiswerken faciliteren nadat dit tijdens corona de norm werd, maar ook het gebrek aan goed personeel. Verder moet elke organisatie compliant zijn met regulering zoals de AVG (privacy) en binnenkort NIS 2 (security).

Als het gaat om document management, dan geldt voor het thuiswerken bijvoorbeeld: hoe zorg je ervoor dat alle niet op kantoor gegenereerde – ook vaak nog papieren - documenten altijd op de juiste plek en toegankelijk in het daarvoor bestemde systeem komen. En compliant kunnen zijn met regulering hangt ook voor een groot deel af van of je altijd weet waar welke documenten zijn - bijvoorbeeld contracten – en of je die nog mag bewaren als het gaat om een ex-werknemer of -klant.

Weinberger: “Er zijn nog heel veel bedrijven die archiefkasten vol documenten en mappen hebben, bijvoorbeeld brieven van afgewezen sollicitanten die vernietigd hadden moeten worden. Als je niet alles digitaal hebt, mis je vaak het overzicht. Ook ben je kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar informatie, want ook veel digitale archiefsystemen zijn alles behalve toegankelijk.”

Betaalbaar DMS

Om dit soort uitdagingen aan te pakken, zoeken steeds meer organisaties naar een goed document management systeem. Probleem is dat die vaak vrij duur zijn, of niet gebruiksvriendelijk. Of allebei. En dat is waar DocuWare in kan faciliteren. Met een betaalbaar DMS dat niet alleen voor een volledig digitaal archief kan zorgen, maar ook voor een volledige en snelle toegankelijkheid ervan.

“Toen je printersystemen kreeg die ook konden scannen, was het al heel wat als je een document inscande en er een barcode aan koppelde. Tegenwoordig is dat niet meer genoeg. Volledige indexatie om een document snel te vinden en volledige doorzoekbaarheid op zinnen en woorden is het nieuwe normaal.”

Weinberger geeft een voorbeeld van kostenbeheersing dat met systemen van DocuWare mogelijk wordt. “Vaak worden contracten afgesloten – voor telefonie, voor schoonmaken – en dan opgeslagen en vergeten. Als dan de contracttermijn verloopt, zit je misschien weer twee jaar vast aan een duur contract. Met DocuWare-oplossingen kun je deze contracten meenemen in je workflow, zodat de relevante afdelingen tijdig geïnformeerd worden wanneer een contract verlengd of herzien moet worden. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld betalingsregelingen waarbij je korting krijgt als je binnen een betaalde termijn betaalt. Al die workflows zijn te automatiseren via DocuWare-workflows.”

Onbekende voordelen

Veel DocuWare-partners die een (nieuwe) klant bezoeken, merken dat deze organisaties helemaal niet aan dit soort voordelen denken. Zij zien documentbeheer als een kwestie van scannen, archiveren en opzoeken. Maar, stelt Weinberger: “Je kunt zoveel meer met die documenten. Je kunt ze doorzoekbaar maken, aan workflows hangen, beveiligen. Klanten beseffen vaak niet dat het zo behoorlijke bedragen op jaarbasis kunnen besparen.”

Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid om eenvoudig compliant te zijn, om uit veel meer databronnen informatie te halen voor stuurinformatie en inzichten die tot nieuwe business-kansen leiden. Zodat een HR-afdeling via een koppeling met hun HR-systeem bijvoorbeeld weet wat ze moeten vernietigen wanneer een medewerker uit dienst gaat, of wanneer een contract van een klant van jou afloopt, zodat je die tijdig kunt benaderen voor vernieuwing of uitbreiding.

DocuWare-partners

DocuWare bedient met deze oplossingen twee groepen partners. Allereerst aanbieders die vooral hardware-georiënteerd zijn. Zij hebben veelal de shift gemaakt van hardware naar solution gericht. Daarnaast zijn er IT- en netwerkpartijen die vanaf het begin al solution gericht zijn. Maar in beide gevallen geldt dat het voor hun klanten vaak verrassend is wat er meer mogelijk is met een document management systeem.

"Onze ideale kanaalpartners zijn IT-dienstverleners of full-service systeemintegrators met expertise op het gebied van oplossingen. Partners die al een klantenbestand van minstens 50 tot 100 klanten hebben en hun portfolio willen uitbreiden door een DMS te integreren om hun klanten een alles-in-één oplossing te kunnen bieden, zijn bijzonder succesvol. We zijn op zoek naar partners die samen met ons willen groeien en innovatieve oplossingen willen ontwikkelen. En die zijn in beide groepen te vinden."

Succesvolle samenwerking

Het belangrijkste element voor succesvolle samenwerking in het kanaal is volgens Weinberger intensieve ondersteuning, regelmatige dialoog en betrokkenheid. “Bij DocuWare werken we samen met onze partners om een gedetailleerd pad te ontwikkelen met duidelijke doelen en strategieën die een duidelijke richtlijn vormen voor alle betrokkenen.”

Om dit plan succesvol te implementeren en om over de nodige expertise te beschikken, krijgen partners grondige introducties en training van onze DocuWare Regional Sales Director. In Nederland is dat Frank Jilderda, die partners in Nederland zowel strategisch als operationeel begeleid.

Zeer schaalbaar

“We bieden deze klanten met onze cloud-oplossing ook een zeer schaalbaar licentiesysteem. Als je organisatie binnen de licentietermijn helaas krimpt, dan kun je ook het aantal licenties verminderen, en andersom snel uitbreiden. Hetzelfde geldt voor de hoeveelheid afgenomen storage-geheugen. En er is de mogelijkheid om licenties te kiezen voor verschillende gebruikerstypen, zoals full user, workflow user of ‘read only’. Want als wij hameren op mogelijkheden voor kostenbesparing, moeten we die opties zelf ook bieden.”

En DocuWare innoveert ook dit jaar weer door. Binnen het partnerplan, maar ook met nieuwe technologie zoals gen AI. Tijdens het jaarlijkse DocuWorld-event in Berlijn werd onlangs een tipje van de sluier opgelicht van wat partners en klanten van DocuWare kunnen verwachten. “Te veel om hier op te sommen. Maar laat in ieder geval duidelijk zijn: we willen het komende jaar grote stappen met onze partners zetten om hun klanten nog beter te bedienen.”

Kijk hier voor meer informatie over hoe je een ADP (partner) kunt worden van DocuWare.

DocuWare neemt natif.ai over

DocuWare kondigde in april de overname aan van natif.ai. “Dit is een zeer belangrijke en strategische overname voor ons", aldus Dr. Michael Berger, president van DocuWare, tijdens de aankondiging. "Het stelt ons in staat om onze klanten over de hele wereld te voorzien van geavanceerde AI-technologie, die essentieel is voor de groei en vooruitgang van bedrijven. Het combineren van de expertise van het natif.ai-team met die van ons zal DocuWare naar het volgende niveau brengen als ECM-leider.”,

De stap van DocuWare om zijn AI-aanbod te versterken door een van de meest innovatieve startups in het bloeiende Duitse technologielandschap over te nemen, is een bewijs van de visie van het leiderschap van het bedrijf op de toekomst van DocuWare. De Duitse startups trekken al lang de aandacht van internationale investeerders en ondernemers. Natif.ai is volledig eigendom van DocuWare en zal als een onafhankelijke juridische entiteit binnen het bedrijf opereren. De leidinggevenden en medewerkers worden onderdeel van DocuWare. Natif.ai en zijn expertteam blijven kantoor houden in de AI-hotspot van het Duitse Saarbrücken.

In een gezamenlijke verklaring stelden Johannes Korves en Manuel Zapp, de co-CEO's van natif.ai: “We zijn verheugd om deze gigantische sprong voorwaarts te maken en onderdeel te worden van de DocuWare Group. Onze belangrijkste drijfveer is altijd het versnellen en ondersteunen van de groei door middel van technologie geweest. De expertise van onze gecombineerde teams zal DocuWare naar een hoger niveau tillen als ECM-aanbieder. Het zijn spannende tijden en we zijn blij dat we deel kunnen uitmaken van deze verandering."