Zoom Docs ondersteunt productiviteit en samenwerking in Zoom Workplace

“Zoom Docs is ons eerste Zoom Workplace-product waarin generatieve AI vanaf de basis is ingebouwd; het zet informatie uit Zoom Meetings moeiteloos om in bruikbare documenten, zodat teams zich kunnen blijven concentreren op zinvol werk”, aldus Smita Hashim, Chief Product Officer bij Zoom. “Zoom Docs is gratis inbegrepen bij betaalde Zoom Workplace licenties, waardoor onze klanten nog meer waarde halen uit onze diensten. En dankzij de continue beschikbaarheid van AI Companion bevordert Zoom Docs het werkgeluk en maakt het meer tijd vrij voor medewerkers tijdens hun werkdag.”

Zoom Docs helpt tijdverspilling en informatie-overload tegen te gaan en bevordert afstemming tussen collega’s. Door met behulp van Zoom AI Companion de uitkomsten van vergaderingen om te zetten in actiegerichte documenten, kan Zoom Docs bijvoorbeeld contentcreatie ondersteunen en de productiviteit verbeteren.

Effectiever samenwerken en silo's doorbreken

Het 'AI-first'-ontwerp van Zoom Docs helpt Zoom Workplace-gebruikers om effectiever samen te werken door informatie georganiseerd te houden en silo's te doorbreken met betere communicatie en informatiedeling. Zoom Docs kan onder meer worden ingezet voor samenwerking tijdens vergaderingen. Zo kunnen gebruikers tijdens vergaderingen gezamenlijk documenten bewerken. Na een vergadering zet AI Companion de uitkomsten om in actiegerichte documenten.

Denk echter ook aan zakelijke documentatie. AI Companion in Zoom Docs maakt het gemakkelijk voor internationale teams om gezamenlijk content te maken, redigeren, samen te vatten en te vertalen – of je nu content maakt, zakelijke voorstellen of rapportages. Ook ondersteunt Zoom Docs projectplanning. Het biedt tijdbesparende templates voor projectbriefings en -bewaking voor uiteenlopende toepassingen, waaronder productlanceringen, marketingcampagnes en eventmanagement. Gebruikers kunnen met behulp van Zoom Docs wiki's opzetten voor kennisdeling, het inwerken van medewerkers en het bijhouden van doelstellingen.

Teams ontlasten

AI Companion stroomlijnt contentcreatie op basis van transcripts door deze om te zetten in eenvoudig bewerkbare documenten, waardoor gebruikers minder tijd kwijt zijn aan aantekeningen en handmatige transcriptie. Het kan daarbij gebruikmaken van kant-en-klare templates voor verschillende typen vergaderingen, zoals een-op-een gesprekken, stand-ups, brainstormsessies en projectupdates. Gebruikers kunnen aangepaste of vooraf ingestelde opdrachten gebruiken voor efficiënte en accurate contentcreatie en revisie.

Daarnaast biedt AI Companion de mogelijkheid om verschillende soorten content te redigeren en samen te vatten, de toon en stijl aan te passen, grammatica en spelfouten te corrigeren en documenten te vertalen in negen talen, waaronder Nederlands.

Samenwerken ondersteunen

Vergaderingen zijn de kern van Zoom Workplace. Zoom Docs bouwt daarop voort op door de samenwerking voor, tijdens en na vergaderingen te ondersteunen. Gebruikers kunnen vanuit een Zoom Doc direct een vergadering starten of inplannen om snel met elkaar af te stemmen.

Tijdens vergaderingen kunnen deelnemers in realtime documenten aanmaken, delen en bewerken zonder het venster te verlaten. Mobiele gebruikers kunnen ook deelnemen zonder in te hoeven loggen. oegangsrechten kunnen gemakkelijk in worden ingesteld voor alle deelnemers van een vergadering. Bewerkingsrechten kunnen tijdelijk worden verleend tijdens vergaderingen. Gebruikers kunnen documenten in Zoom Workplace delen via Zoom Team Chat of Zoom Mail en collega's uitnodigen om live samen te werken in Zoom Meetings.

Gecentraliseerd projectmanagement

Zoom Docs stelt gebruikers in staat om gemakkelijk documenten aan te passen en samen te werken met behulp van veelzijdige contentblokken voor onder andere tekst, tabellen, afbeeldingen en grafieken.

Daarnaast kan content makkelijk worden gecentraliseerd door integratie met onder meer Zoom Workplace, Google Drive, Figma, X en YouTube.

Samenwerking tussen teams kan verder worden versterkt met tools zoals Kanban-borden, kalenders en galerijen om activiteiten, deadlines en opdrachten te bewaken. Documenten kunnen worden georganiseerd in gecentraliseerde wiki's en voor gegevenstabellen zijn functies aanwezig voor groeperen, filteren, sorteren en zoeken. Ook biedt Zoom Docs mogelijkheden om met maximaal 100 gebruikers in één Zoom Doc samen te werken, teamgenoten te taggen in bewerkingen en opmerkingen, en machtigingen te beheren voor het veilig delen van documenten en samenwerking.

Beschikbaarheid

Zoom Docs met AI Companion is inbegrepen bij alle betaalde Zoom Workplace-licenties. AI Companion is zonder extra kosten inbegrepen bij de betaalde diensten die zijn toegewezen aan Zoom-accounts. AI Companion is mogelijk niet beschikbaar voor alle regio's en bedrijfstakken.

Gebruikers met een gratis licentie kunnen maximaal 10 gedeelde documenten en een onbeperkt aantal persoonlijke documenten maken zonder AI Companion. Zij kunnen upgraden naar Zoom Workplace Pro, Business of Enterprise-plannen om toegang te krijgen tot AI Companion-mogelijkheden. Account-eigenaren en beheerders kunnen AI Companion in- of uitschakelen voor Zoom Docs.

Zoom Docs is beschikbaar voor gebruikers van de Zoom Workplace-applicatie (versie 6.1.6 of later). Deze kan worden gedownload via de website van Zoom website. Gebruikers hebben ook toegang tot Zoom Docs via de Docs-webpagina of de Zoom Web App.