'Stakeholder management wordt ontzettend onderschat'

“De meeste product owners en business professionals doen stakeholder management puur op intuïtie, terwijl het wel cruciaal is voor een duurzame impact. We hebben bij Xebia op basis van gesprekken, onderzoek, praktische kennis en ondersteunende theorieën een piramidemodel ontwikkeld voor het effectief managen van stakeholders: de Stakeholder Piramide. Dit model verlegt de focus van intuïtief handelen naar een proactieve, strategische en doelgerichte aanpak.”

Van intuïtie naar aanpak

Stakeholder management wordt vaak gezien als het identificeren van stakeholders en ervoor zorgen dat ze 'happy' blijven. Deze benadering schiet echter tekort. Stakeholders zijn niet alleen mensen die iets van jou willen; ze zijn cruciale partners in het succes van je product. Het gaat niet alleen om tevredenheid, maar ook om betrokkenheid, samenwerking, beïnvloeden, onderhandelen en daarmee waardemaximalisatie. Dit vereist een diepere, meer gestructureerde aanpak dan simpelweg stakeholders identificeren en allemaal tevreden proberen te houden.

Een klant van ons wilde een nieuw softwareproduct implementeren dat de workflows in hun organisatie drastisch zou veranderen. De gekoppelde business en IT-afdeling, de eindgebruikers, het management en zelfs externe partners hadden allemaal verschillende verwachtingen, belangen en zorgen. Als deze stakeholders niet effectief worden betrokken, loop je het risico op verzet, mislukte implementaties, gemiste doelen en daarmee wordt dus slechte tot geen waarde geleverd.

In deze implementatie zag je dus duidelijk de verschillende belangen van verschillende stakeholders. Terwijl het management enthousiast is over de kostenbesparingen, zijn klantenservicemedewerkers bezorgd over hun banen. De gebruikers willen vooral een product wat hun probleem oplost en in hun behoefte voorziet. Zonder een proactieve stakeholder aanpak, zie je dat zo'n implementatie stuit op significante weerstand. Het is van belang om deze stakeholders effectief te betrekken, hun input op waarde te kunnen schatten, en dan het juiste gesprek te kunnen voeren. Dit alles om het product succes zo groot mogelijk te maken voor alle betrokkenen.

De Stakeholder Piramide

Zoals genoemd voldoet de traditionele perceptie van stakeholder management niet meer aan de moderne, vaak complexe, bedrijfsvoering. Het antwoord? De Stakeholder Piramide biedt een nieuwe opvatting die verder gaat dan simpelweg stakeholders identificeren en tevreden houden. Dit model richt zich op proactieve samenwerking en waardemaximalisatie door een gelaagde aanpak.

In vijf lagen wordt samengevat aan welke elementen gedacht moet worden voor het proactief verbeteren van de samenwerking met stakeholders. Het eindresultaat “Waarde maximalisatie door proactieve samenwerking”, wordt bereikt in vier stappen:

• Breng de basis op orde: Zorg dat je alle basiselementen op orde hebt voordat je het gesprek aan gaat. De juist visie, strategie, de doelen, stakeholder identificatie en kort cyclische waardelevering die gemeten wordt.
• Ontwikkel duurzame relaties: Duurzame relaties zijn de hoeksteen van effectief stakeholder management. Dit vereist wederzijds vertrouwen, empathie en de juiste communicatieskills.
• Leid en beïnvloed jouw stakeholders: Gebruik leiderschaps- en beïnvloedingsvaardigheden om stakeholders te beïnvloeden en de juiste onderhandelingen te kunnen voeren richting gezamenlijke doelen.
• Leer omgaan met complexe situaties: Ontwikkel strategieën om met uitdagende situaties om te gaan. Denk hierbij aan politiek, weerstand en conflictsituaties. Hoe zoek je naar creatieve oplossingen in moeilijke gesprekken?
• Waardemaximalisatie door proactieve samenwerking: Het uiteindelijke doel is om door proactieve samenwerking maximale waarde te creëren voor alle betrokkenen in een voor jou zo effectief mogelijk systeem.

Kortom, stakeholder management wordt ontzettend onderschat, maar is ook van onschatbare waarde als je het goed weet te beheersen. Het is tijd om de perceptie hierop te veranderen en te omarmen dat echte waarde wordt gecreëerd door proactieve samenwerking en diepgaande betrokkenheid. Alleen dan kunnen we vooruitgang boeken en duurzame impact maken in de wereld van vandaag en morgen.

Meer weten over de Stakeholder Piramide? Download het whitepaper. Per laag biedt Xebia een aantal kernvragen en uitdagingen die je op weg helpen om het direct praktisch te maken.

Door: Robbin Schuurman en Willem Vermaak van IT consultancy Xebia