8 op de 10 HR-managers overweegt uitbesteden van payroll-processen

Dit blijkt uit onderzoek van Remote. Een mogelijke reden voor de toenemende interesse in payroll-uitbesteding is het positieve beeld dat HR-managers hebben over de voordelen hiervan. Nederlandse HR-professionals verwachten meer dan hun buitenlandse collega’s dat payroll-uitbesteding leidt tot betere bescherming van gegevens, tijd- en kostenbesparingen, en een soepelere afhandeling van betalingen aan medewerkers in andere landen. Dit is met name van belang in een steeds internationalere opererende economie, waar bedrijven regelmatig medewerkers in meerdere landen op de loonlijst hebben staan.

Internationaal verschillen de verwachtingen echter. In Frankrijk ligt de focus vooral op verbeterde nauwkeurigheid van de personeelsadministratie, terwijl Duitse bedrijven payroll-uitbesteding met name zien als een manier om het beheer van verschillende soorten werknemers, zoals freelancers en tijdelijke krachten, te optimaliseren.

Databeveiliging, handmatige processen en accuraatheid

Dat payroll-processen veel tijd en aandacht vragen zien we duidelijk terug in de resultaten van het onderzoek. Internationaal geven HR-managers aan dat databeveiliging, handmatige processen en accuraatheid de grootste pijnpunten zijn. In Duitsland en Frankrijk scoort databeveiliging hoog als zorgpunt, terwijl Nederlandse HR-managers vooral technische problemen, onnauwkeurigheden en het voldoen aan wet- en regelgeving vrezen. Dit toont aan dat payroll-complexiteit geen landsgrenzen kent en dat bedrijven, ongeacht hun locatie, geconfronteerd worden met vergelijkbare uitdagingen.

Het uitbesteden van payroll helpen deze zorgen te verminderen, zo blijkt uit het onderzoek. Payroll-providers bieden gespecialiseerde systemen en processen die zijn ontworpen om veelvoorkomende problemen, zoals foutgevoelig, handmatig werk en databeveiliging, aan te pakken. HR-managers die al gebruikmaken van een payroll-provider geven aan tevreden te zijn met de uitbesteding, al zien ze wel ruimte voor verbetering. In Nederland vragen HR-managers vooral om een eenvoudigere belastingafhandeling en gebruiksvriendelijkere software. Ook betere ondersteuning en de integratie van aanvullende diensten, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden en aandelenopties, worden als belangrijke verbeterpunten gezien. Internationaal gezien staan ook snellere betalingen en striktere databeveiliging hoog op de lijst van wensen.

Tijdrovend

De gemiddelde HR-afdeling in Nederland besteedt 3-6 dagen per maand aan administratieve taken rondom payroll, met name aan het invoeren van gegevens, het integreren met andere software en het bijhouden van werkuren. Dit toont aan dat de belasting van payroll-administratie aanzienlijk is, zelfs in een markt die vooroploopt in de adoptie van geavanceerde technologieën.

In landen als Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk kost het herstellen van fouten relatief veel tijd, waarbij HR-teams gemiddeld 3-6 uur per maand kwijt zijn aan correcties. Het beperken van deze administratieve lasten door gebruik te maken van geautomatiseerde, geïntegreerde payroll-oplossingen kan een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie en productiviteit van HR-teams.

Complex proces

Hoewel payroll-uitbesteding aanzienlijke voordelen biedt, moeten bedrijven er volgens Remote rekening mee houden dat zelfs de beste providers niet zonder foutmarge werken. Zo geven Nederlandse HR-managers aan dat er ook bij uitbesteding vrijwel elke maand iets moet worden rechtgezet in het payroll-proces, al komen vergelijkbare correcties ook voor bij interne payroll-oplossingen. Dit wijst erop dat payroll, ongeacht of het intern of extern wordt beheerd, een complex proces blijft. In het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten zijn deze correcties zelfs vaker nodig, soms zelfs meerdere keren per maand. Duitsland en Frankrijk hebben minder vaak aanpassingen nodig, maar ook daar moeten HR-afdelingen minstens elk kwartaal ingrijpen.