Versuni migreert EDI naar de cloud met SAP

Versuni is sinds 2023 de nieuwe naam voor Philips Domestic Appliances. Bij die nieuwe naam hoorde ook een geheel nieuw technologielandschap. Met het programma Exuviate realiseerde het bedrijf in achttien maanden tijd een volledig geïntegreerde SAP-omgeving. “Maar om de impact op de bedrijfsvoering te beperken, hebben we ervoor gekozen om de migratie naar een nieuwe EDI-omgeving daarvan los te koppelen”, vertelt Pieter Sluis, Senior Program Director bij Versuni.

De leverancier van huishoudelijke apparaten zoals de Philips Airfryer, espressomachines en de snoerloze AquaTrio-steelstofzuiger gebruikt zijn EDI-omgeving om zo’n 150 verschillende berichttypen uit te wisselen met ruim honderd zakelijke klanten. Het gaat bijvoorbeeld om orders, facturen, rapportages en Advanced Shipping Notices (ASN’s). “Voor ons is dit een cruciaal systeem”, stelt Sluis. “Onze handelspartners vertegenwoordigen een groot deel van onze omzet; ongeveer veertig procent van onze inkomsten wordt gegenereerd via het EDI-kanaal. Een goed functionerend EDI-systeem is van vitaal belang.”

Naar een flexibeler systeem

Voorheen verliep de berichtenuitwisseling via een SAP PI/PO (Process Integration/Process Orchestration)-omgeving in een datacenter van Philips. Met de transitie naar een zelfstandig bedrijf ging Versuni op zoek naar een nieuwe oplossing die aan specifieke eisen moest voldoen.

“We zochten een flexibele oplossing waarmee we nieuwe partners sneller kunnen onboarden”, aldus Henk Wouda, Integration Solution Architect bij Versuni. “Daarnaast moest de oplossing stabiel, gestandaardiseerd en eenvoudig te beheren zijn.” Ook het goed kunnen testen van de berichtenuitwisseling was een belangrijke eis: “Na een go-live wil je geen problemen in het contact met partners; kwaliteit is cruciaal.”

Gloednieuwe technologie

De zoektocht naar een modern en future-proof cloudsysteem leidde naar een gloednieuwe oplossing van SAP: Trading Partner Management, een onderdeel van de SAP Integration Suite op het SAP Business Technology Platform. “Wij vonden dit meteen een veelbelovende oplossing, maar het bood nog niet alle mogelijkheden waar wij naar op zoek waren”, blikt Wouda terug.

“We misten bijvoorbeeld de ‘base overlay approach’”, vervolgt Wouda. “Met deze aanpak bouwen we een gestandaardiseerde basisconfiguratie en voegen we partnerspecifieke aanpassingen toe als overlays. Zo kunnen we sneller nieuwe partners onboarden, terwijl de kern stabiel en consistent blijft.”

Co-development met SAP

Deze en andere functionaliteiten zijn in nauwe samenwerking met SAP Product Development ontwikkeld. Wouda: “Het was een uitstekende samenwerking, die uiteindelijk heeft geleid tot een hoogwaardige oplossing met veel potentie, ook voor andere bedrijven. De oplossing is nu zelfs opgenomen in de SAP Business Accelerator Hub als B2B-integratieoplossing. Dat is een geweldige prestatie.”

“Bij alles wat we samen hebben ontwikkeld, hebben we steeds de vraag gesteld: is dit generiek genoeg en daarmee ook interessant voor andere klanten?”, legt Jan Willem Dijkstra, Program Manager bij SAP Nederland, uit. “Die aanpak werpt zijn vruchten af; de ontwikkelde SAP Integration Suite-oplossing wordt inmiddels ook binnen andere sectoren toegepast.”

Stapsgewijze migratie

De migratie naar een compleet nieuwe oplossing van SAP was nog wel een flinke uitdaging. Hier was geen duidelijke strategie voor en documentatie over de oude situatie ontbrak. De kennis over de nieuwe oplossing was binnen het SAP-ecosysteem bovendien beperkt. “En omdat we in een afsplitsing zaten, hadden we niet eindeloos de tijd”, voegt Wouda toe. Dijkstra: “Ondertussen stond de business te dringen om nieuwe partners aan te sluiten.”

Versuni koos voor een stapsgewijze migratie om risico’s te beperken. “Geen big bang, maar beheerst overstappen”, aldus Sluis. “Eerst werden bijvoorbeeld klanten met alleen orders overgezet, daarna klanten met orders en invoices, dit om het proces simpel en veilig te houden. Daarnaast werden gekwalificeerde experts ingezet en een test-driven aanpak gehanteerd, wat het proces aanzienlijk versnelde.”

Bijzonder project

De gekozen aanpak was succesvol: de migratie werd in slechts negen maanden voltooid, met slechts minimale verstoring in de berichtenuitwisseling. En het resultaat mag er zijn: de nieuwe oplossing heeft geleid tot snellere onboarding van nieuwe klanten en berichttypen, verbeterde monitoring en lagere foutpercentages. Voor IT heeft het de infrastructuur vereenvoudigd, onderhoud vergemakkelijkt en massale updates mogelijk gemaakt.

Volgens Wouda is het project en de gezamenlijke ontwikkeling van een nieuwe oplossing een uniek moment in de geschiedenis van SAP en Versuni. “In zeer korte tijd hebben we samen een oplossing gebouwd waarvan ook andere klanten kunnen profiteren. Zoiets is nog niet eerder vertoond.” Dijkstra is het daarmee eens: “Versuni heeft de handschoen opgepakt, en samen hebben we iets bijzonders gerealiseerd.”

Deze case was genomineerd voor een SAP Best of Customer Success Award.