Louwman migreert SAP ERP-omgeving naar de cloud met RISE with SAP

Louwman is een van de grootste automotivebedrijven van Nederland en heeft onder de noemer ‘Mobility for life’ naast de importschappen van merken zoals Toyota en Suzuki ook diverse dealerbedrijven en bredere mobiliteitsdiensten in het portfolio. Het bedrijf is daarnaast actief in leasing, financiering en private lease en opereert in Nederland, Zweden, België en Tsjechië.

Richten op kernactiviteiten

Twee jaar geleden nam Louwman het besluit om zijn IT volledig naar de cloud te brengen. “Wij willen ons richten op onze core-activiteiten, en dat is niet het in stand houden van een eigen datacenter”, stelt Ben Oomen, IT Manager bij Louwman ICT Services. “We besloten ons datacenter volledig te ontmantelen. Meer dan vierhonderd servers brachten we onder bij een externe partij. Maar je belangrijke platformen kun je in sommige gevallen beter onderbrengen bij de desbetreffende leverancier.”

SAP ECC is een voorbeeld van zo’n belangrijk platform. Het speelt samen met de SAP Gateway een cruciale rol in de bedrijfsvoering van Louwman. “We gebruiken SAP ECC bij 54 bedrijfsonderdelen, voornamelijk voor financiële processen en de ondersteuning van onze importeursbedrijven”, zegt Oomen. “Onze merken en hun dealernetwerken, zoals de circa honderd Toyota-dealers in Nederland, maken gebruik van SAP ECC voor transacties zoals het bestellen van auto’s en onderdelen. Dit maakt het systeem onmisbaar voor onze dagelijkse operaties.”

RISE with SAP

Om ook de komende jaren verzekerd te zijn van ondersteuning voor SAP ECC, besloot Louwman zijn ERP-systeem samen met de SAP Gateway te verhuizen naar de cloud van SAP, via RISE with SAP. Dit is een dienstenpakket waarbij SAP voor een vast bedrag per maand een digitale transformatie naar een moderne SAP-omgeving in de cloud faciliteert. In deze cloudomgeving wordt gebruikgemaakt van de SAP HANA-database, wat zorgt voor snellere en efficiëntere gegevensverwerking.

“Ons datacenter sluit in december 2024. Daarom wilden we SAP ECC nog dit jaar naar de cloud brengen en hebben we een vijfjarig contract afgesloten voor SAP ECC op RISE with SAP”, legt Oomen uit. “Dit geeft ons de tijd en ruimte om te onderzoeken welke businessvoordelen een overstap naar SAP S/4HANA in de toekomst kan opleveren. Direct overstappen naar SAP S/4HANA was sowieso te tijdrovend en complex geweest om nog dit jaar te realiseren.”

Complexe omgeving

Zelfs voor een verhuizing van SAP ECC waren de tijdslijnen ambitieus: het contract voor RISE with SAP werd in december 2023 getekend, met als doel om in juni 2024 live te gaan. De uitdaging lag echter niet alleen in de korte tijdslijnen, maar ook in de complexiteit van de omgeving. “We hebben meer dan vijfhonderd interfaces van en naar SAP ECC lopen die tijdens het migratieweekend moesten worden overgezet”, aldus Oomen. “Voor de dealerbedrijven en leveranciers was het essentieel dat zij geen hinder van de migratie zouden ondervinden.”

Een goede voorbereiding en een geoliede samenwerking tussen het SAP Competence Center van Louwman, SAP Services en myBrand Conclusion waren cruciaal voor het succes van de migratie. In die samenwerking was SAP Services verantwoordelijk voor de feitelijke migratie en myBrand Conclusion voor wat Oomen noemt ‘de Louwman-specifieke configuratie en de instellingen binnen het systeem na de migratie’.

Soepele migratie

“In het begin twijfelden we of de planning niet te krap zou zijn”, blikt Frans Daems, SAP Technology Consultant bij myBrand Conclusion, terug. “We hebben echter aan de voorkant al veel risico’s in kaart gebracht en waar mogelijk mitigerende maatregelen getroffen. Dankzij deze voorbereidingen hebben we de planning uiteindelijk gehaald zonder grote obstakels. Alle teams wisten goed wat er van hen werd verwacht, en dat zorgde ervoor dat de migratie soepel verliep.”

“We doorliepen vier migratiecycli waarvan de eerste een test was om ervaring op te doen met het systeem en om de doorlooptijden voor de uiteindelijke livegang goed te kunnen inschatten”, schetst Mariela Cutimbo, projectmanager van SAP Services. “Daarnaast hebben we bepaalde onderdelen, zoals custom code remediation, naar voren gehaald. Dat heeft ons uiteindelijk veel tijd opgeleverd.” Oomen: “We hadden al snel een goed beeld van hoeveel maatwerk we moesten aanpassen. Dankzij de ondersteuning van myBrand Conclusion konden onze developers snel aan de slag en waren zij binnen een week klaar met de benodigde aanpassingen.”

Sneller dan verwacht

De overstap verliep uiteindelijk volgens plan en zelfs sneller dan verwacht. “We waren elf uur eerder klaar dan gepland. Dat is best bijzonder”, vertelt Oomen trots. “Het runbook werkte fantastisch en dankzij de goede voorbereiding verliep het overstapweekend zonder grote problemen. En na de overstap waren er nauwelijks issues. We hadden nagenoeg geen verstoringen in de business. Dat was voor ons het allerbelangrijkste: dat de business er niets van zou merken.”

Louwman ervaart inmiddels de voordelen van de migratie. Oomen: "We zien een duidelijke verbetering in de performance van een aantal processen. Met name in de processen die veel gebruikt worden door onze dealerbedrijven, zoals het configureren van auto’s en het inzien van levertijden, zien we winst. Daarnaast zijn we nu ontzorgd op het vlak van technische ondersteuning, wat ons de ruimte geeft om ons nog meer te richten op de functionele kant van onze SAP-omgeving.”

Geen concessies op kwaliteit

“We hebben geen concessies gedaan op kwaliteit en dat heeft zich uitbetaald in een soepele overgang en minimale verstoringen”, concludeert Oomen. “Dit project laat zien dat een snelle migratie naar de cloud mogelijk is, zonder dat dit ten koste gaat van de stabiliteit, betrouwbaarheid en prestaties van de businessprocessen.”

Deze case was genomineerd voor een SAP Best of Customer Success Award.