Nationaal Archief gewaarschuwd door AP om online openbaarmaking

AP meldt: 'Het Nationaal Archief is sinds 2022 verschillende keren op dit risico gewezen, door adviseurs van binnen en buiten de organisatie, maar heeft niet genoeg met de waarschuwingen gedaan. Daarom ziet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zich nu genoodzaakt een formele waarschuwing te geven om het CABR niet vanaf 1 januari 2025 op de geplande manier openbaar te maken.

De AP is als toezichthouder verplicht om organisaties te waarschuwen als zij op het punt staan de AVG te overtreden. De waarschuwing is op 26 november 2024 afgegeven aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, verantwoordelijk voor het Nationaal Archief.

Inhoud van het CABR

Het CABR bevat ongeveer 485.000 dossiers van personen die verdacht werden van collaboratie en/of hiervoor berecht zijn. Het archief bevat veel strafrechtelijke gegevens, ook van mogelijk nog levende mensen, bijvoorbeeld in processen-verbaal, verhoren en getuigenverklaringen. In de dossiers zitten ook persoonlijke documenten zoals brieven, dagboeken en foto’s. Daarmee bevat het CABR ook veel gevoelige gegevens over bijvoorbeeld de religie, politieke voorkeur, gezondheid of etniciteit van mensen.

Deze gevoelige gegevens hebben niet alleen betrekking op de verdachten, maar bijvoorbeeld ook op slachtoffers, getuigen en nabestaanden die in 2025 mogelijk nog in leven zijn. De wet – ook de Archiefwet – schrijft voor dat gevoelige gegevens niet zomaar voor iedereen beschikbaar mogen worden gemaakt als ze gaan over mensen die in leven zijn.

Documentatie openbaar toegankelijk maken kan. Maar hierbij moet goed worden afgewogen wat er openbaar wordt gemaakt, en op welke manier. De voorgenomen aanpak van het Nationaal Archief schiet hierin tekort.

Onbeperkt grasduinen

De door het Nationaal Archief geplande openbaarmaking komt er in de praktijk op neer dat iedere internetgebruiker, waar ook ter wereld, op elk moment van de dag alle online gepubliceerde dossiers van het oorlogsarchief kan doorzoeken. Op elke denkbare voornaam en familienaam en op elk denkbaar trefwoord. Iedereen kan dus onbeperkt in het archief grasduinen.

Dit brengt ook het risico met zich mee dat de gevoelige informatie uit het archief publiekelijk wordt verspreid via bijvoorbeeld sociale media. Deze onbegrensde toegankelijkheid brengt al met al onnodig grote privacyrisico’s met zich mee.

Speciale regeling mogelijk

De privacyregelgeving (AVG) biedt overigens de ruimte om een regeling te maken voor de publicatie van archieven zoals het CABR. De wetgever heeft tot nu toe geen gebruik gemaakt van deze ruimte. Maar de mogelijkheid bestaat dus wel. Ook in dat geval zal het belang van nog levende mensen wel goed moeten worden meegewogen.

Waarom een formele waarschuwing?

De AP kreeg in het voorjaar van 2024 een signaal van een nabestaande dat de geplande openbaarmaking van het CABR mogelijk niet op een rechtmatige manier werd georganiseerd. De AP heeft toen navraag gedaan bij het Nationaal Archief. Vanaf dat moment tot en met oktober heeft de AP verschillende malen informatie van het Nationaal Archief ontvangen.

Uit die informatie bleek dat het Nationaal Archief sinds 2022 meerdere juridische adviezen heeft gevraagd, die steeds op dezelfde privacyrisico’s wezen. Het Nationaal Archief heeft ondanks deze adviezen de voorgenomen manier van publiceren onvoldoende aangepast. Eén van de adviezen kwam van de eigen juridische afdeling van het Nationaal Archief.

Ook heeft het Nationaal Archief geen advies gevraagd aan de functionaris gegevensbescherming (FG), de eigen, interne privacytoezichthouder. Terwijl dit volgens de wet wel had gemoeten. Ook heeft het Nationaal Archief de AP niet benaderd voor een voorafgaande raadpleging, waar in dit geval wel aanleiding toe was. Een voorafgaande raadpleging is een advies over hoe om te gaan met privacyrisico’s.

De AP heeft op 21 oktober 2024 een gesprek gevoerd met het Nationaal Archief en het ministerie van OCW. Daaruit bleek dat dat het Nationaal Archief niet van plan was om een andere afweging te maken over het online publiceren van het CABR. Dit laat de AP geen andere optie dan de minister van OCW formeel te waarschuwen dat de geplande online openbaarmaking van het CABR op deze manier niet kan doorgaan.

Het Nationaal Archief moet nu zelf op basis van de eerdere ontvangen adviezen en de waarschuwing van de AP aan de slag met een alternatieve werkwijze. De AP heeft aangegeven bereid te zijn om daarover te adviseren.