Synology: IT-beheerders onderwijs-instellingen staan op SaaS-tweesprong

Vanaf januari 2025 zal Microsoft ingrijpende veranderingen doorvoeren in zijn Microsoft 365 Education-aanbod. Zo zal er een einde komen aan Office 365 A1 Plus, wordt er een totale opslaglimiet van 100TB ingesteld per account en zullen licenties zich beperken tot web-only applicaties, waarmee er geen desktop-versie meer beschikbaar zal zijn van onder andere Word, Excel en PowerPoint. Deze aanpassingen zorgen voor hogere kostenposten voor scholen en een aantal van hen zal budgetten opnieuw moeten verdelen – waarbij ook de afhankelijkheid van SaaS-oplossingen geëvalueerd zal moeten worden.

Compliance en databescherming

Naast de financiële gevolgen zijn er de implicaties voor databescherming en compliance. De gegevens die door onderwijsinstellingen worden beheerd, bevatten gevoelige informatie zoals persoonsgegevens, financiële cijfers en onderzoeksdata. Dit maakt ze tot een interessant doelwit voor cybercriminelen: jaarlijks wordt 80% van de onderwijsinstellingen onder vuur genomen bij een cyberaanval. Ook voldoen aan wetgeving zoals de AVG kan lastig zijn bij het gebruik van bepaalde SaaS-oplossingen omdat het onduidelijk is waar gegevens worden opgeslagen.

Overstappen naar een on-premise oplossing biedt onderwijsinstellingen meer controle over hun gegevens en opslagcapaciteit, en stelt ze beter in staat hun kosten te voorspellen. Bovendien bieden on-premise oplossingen, in tegenstelling tot SaaS, stabiliteit op de lange termijn omdat organisaties niet hoeven te vrezen voor veranderingen in het productaanbod of wijzigingen in abonnementsprijzen. Doordat gegevens lokaal worden opgeslagen, kunnen scholen beter voldoen aan compliance-vereisten en hun gevoelige data beter beschermen.

Toepassingen voor samenwerking

Ook zijn er on-premise oplossingen beschikbaar die toepassingen bieden voor samenwerking en communicatie. Met Synology Office Suite is het bijvoorbeeld mogelijk om bestanden veilig op te slaan, voorwaarden te stellen aan gedeelde bestanden, real-time documenten te bewerken en direct berichten uit te wisselen. Dit biedt zowel mogelijkheden voor studenten die aan groepsopdrachten werken, als aan faculteiten of afdelingen die hun documentbeheer goed willen inrichten.

Voor de IT-afdeling bieden dergelijke oplossingen eenvoudig beheer dankzij een centraal dashboard, continue systeemmonitoring en auditing tools die helpen compliant te blijven. Geavanceerde besturingsmogelijkheden zorgen voor een efficiënte taakverdeling binnen het IT-team zodat werkprocessen soepeler verlopen en er meer overzicht is over de digitale infrastructuur.

Hoewel de overstap van een SaaS-aanbieder naar een lokale opslagoplossing in eerste instantie voor grote veranderingen zal zorgen, biedt het onderwijsinstellingen ook de mogelijkheid om hun huidige systemen tegen het licht te houden. On-premise productiviteitstoepassingen bieden een duurzame oplossing om kosten terug te dringen, security te verbeteren en een stevige digitale basis te bieden waarmee ingespeeld kan worden op toekomstige behoeften van zowel studenten als leraren.