Defensie kiest SAP S/4HANA voor modernisering krijgsmacht

SAP speelt al jarenlang een centrale rol bij Defensie. Alle materiële en financiële processen, van voedsel en medische benodigdheden tot munitie, wapensystemen, brandstoffen en smeermiddelen, lopen via dit systeem. De hele bedrijfsvoering draait erop.

“Zonder het SAP-systeem gaat er geen vliegtuig de lucht in. We kunnen de luchtwaardigheid dan niet garanderen”, zegt Marco Groen, Hoofd afdeling Materieellogistiek en Financiele IT en senior supplier van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC). “Als dat een paar dagen duurt, gaan er ook geen goederen meer naar bijvoorbeeld een missiegebied.”

Complexe migratie

Om de stap te kunnen zetten naar een slimmere, technologisch hoogwaardige krijgsmacht, besloot Defensie enkele jaren geleden de transitie te maken naar SAP S/4HANA. Dit is een enorme operatie. Eind 2025 moet heel Defensie met het nieuwe systeem werken. Dat betekent dat zo’n 17.000 medewerkers op meer dan zestig locaties in vijf tijdzones het nieuwe systeem zullen gebruiken.

“Defensie is een mini-samenleving op zichzelf”, aldus Groen. “Aan de ene kant leveren we gevechtskracht, maar we werken bijvoorbeeld ook samen met civiele ziekenhuizen waar we te maken hebben met plasma en opiaten. Daarnaast ondersteunen we overheden in binnen- en buitenland bij rechtshandhaving en crisisbestrijding. De diversiteit aan processen, die allemaal geïntegreerd zijn in één SAP-kernel, maakt de migratie naar SAP S/4HANA extra complex. Alles moet met elkaar samenwerken.”

Programma Roger

“We zijn dan ook niet over één nacht ijs gegaan”, verzekert Groen. Programma ‘Roger’ - zoals de migratie naar SAP S/4HANA is gedoopt - voorziet in een gecontroleerde en stapsgewijze aanpak. Samenwerking is volgens Groen een belangrijk kenmerk van die aanpak. “We werken met alle onderdelen binnen Defensie samen, en met marktpartijen zoals Deloitte. De kern van het projectteam is klein, maar in totaal zijn er toch zo’n achthonderd man bij het project betrokken."

Tijdens een uitgebreid vooronderzoek van een jaar werden samen met regiepartner Deloitte de migratiescenario’s bekeken en mogelijke technische obstakels uit de weg geruimd. Defensie koos voor een brownfield-conversie, waarbij het oude systeem eerst werd gekopieerd naar SAP S/4HANA. Een optimalisatietraject zorgt er vervolgens voor dat de gebruikers de voordelen van het nieuwe systeem optimaal kunnen benutten. Groen: “Zo konden we eerdere investeringen behouden en hebben we een flexibel migratiescenario. We bepalen zelf wanneer we wat live brengen.”

Migratie terwijl winkel open blijft

“We zitten nu in de piek van de uitvoeringsfase”, stelt Edward van Mackelenbergh, partner bij Deloitte en als Business Information Manager nauw betrokken bij Roger. “We voeren deze migratie uit terwijl het systeem operationeel blijft. Met de winkel open dus. Dat betekent dat we alles zeer grondig moeten testen voordat we iets live brengen, omdat een verstoring grote impact kan hebben op de bedrijfsvoering. De eerste focus ligt op de continuïteit.”

Verderop in het project zullen de gebruikers volgens Van Mackelenbergh ook echt de voordelen van het nieuwe systeem gaan ervaren. Roger besteedt veel aandacht aan verandermanagement, zodat de medewerkers de veranderingen goed kunnen absorberen. Via SAP Enable Now worden verschillende leermaterialen beschikbaar gesteld, zodat eindgebruikers getraind kunnen worden in de nieuwe werkomgeving.

Gebruiksgemak

De voordelen van het nieuwe systeem liggen onder andere op het gebied van gebruiksgemak. In plaats van de ‘ouderwetse’ Windows-schermen krijgen gebruikers zowel op de werkplek als op hun telefoon te maken met apps. Dit maakt het werken makkelijker en intuïtiever. Het systeem denkt mee met de gebruiker en laat bijvoorbeeld zien wat er vandaag nog moet gebeuren of hoeveel orders er openstaan.

Groen benoemt nog een ander belangrijk voordeel van SAP S/4HANA: “Het stelt ons in staat om informatiegestuurd te werken en snel beslissingen te nemen op basis van realtime data. Bij een grootschalige inzet moet je bijvoorbeeld inzicht hebben in voorraden, zoals hoeveel voedsel en munitie er nog is. En je moet kunnen bepalen hoeveel mensen en materialen nog nodig zijn. Dat realtime inzicht is essentieel om missies en oefeningen te kunnen plannen, voorbereiden en uitvoeren.”

Met SAP S/4HANA is Defensie ook beter voorbereid op nieuwe technologische ontwikkelingen in de markt. Groen geeft als voorbeeld het gebruik van kunstmatige intelligentie voor onderhoud. “We hebben 500.000 onderhoudsmeldingen in SAP. Kunstmatige intelligentie kan voorspellen wanneer onderhoud aan een systeem nodig is, zodat we tijdens een missie niet voor verrassingen komen te staan. Zo draagt AI bij aan een verhoogde inzetbaarheid van ons materieel.”

'Samen veel bereikt'

“Als Roger volgend jaar is afgerond, hebben we samen heel veel bereikt”, concludeert Groen. Er ligt dan een fundament voor een slimmere, technologisch hoogwaardige krijgsmacht. “Daarnaast ondersteunt SAP ons bij het uitvoeren van ‘hoofdtaak 1’: het beschermen van Nederlands grondgebied en dat van onze bondgenoten. Bij hoofdtaak 1 hoort een grootschalige inzet. SAP S/4HANA ondersteunt ons in de logistieke processen en zorgt voor een gestandaardiseerde uitwisseling van informatie, onder andere met onze bondgenoten.”