Het reconstrueren van digitale context en historie

In onze digitale wereld, waar veranderingen snel en vaak plaatsvinden, is het reconstrueren van context en historie een complexe uitdaging. Het gebrek aan bestuurlijk besef over het belang van metadata vergroot dit probleem alleen maar. Metadata vormt de sleutel tot compliance en effectieve archivering. Een oplossing ligt in bronarchivering: informatieproducten direct na vrijgave formeel archiveren. Dit voorkomt achterstanden, zorgt ervoor dat elke wijziging als een nieuwe versie wordt vastgelegd, en borgt de historie als digitaal erfgoed.

Archiefwet 1995 en de aankomende modernisering

De huidige Archiefwet 1995, gebaseerd op papieren archieven, is niet meer toereikend in het snelle digitale tijdperk. Een nieuwe, gemoderniseerde Archiefwet moet hier verandering in brengen en treedt naar verwachting op 1 januari 2026 in werking. De belangrijkste wijzigingen zijn:

• Snellere overbrenging: Documenten worden na 10 jaar (in plaats van 20) overgedragen aan archiefinstellingen.
• Digitale toegankelijkheid: Normen voor duurzame opslag en uniforme kwaliteit verbeteren het beheer van digitale informatie.
• ‘Comply or explain’-normen: Overheden moeten archiefnormen volgen of afwijkingen toelichten.
• Strengere openbaarheidsregels: Beperkingen op toegang tot documenten vereisen een duidelijke motivering en publicatie.

Deze aanpassingen zijn gericht op betere toegankelijkheid, transparantie en het toekomstbestendig maken van archiefbeheer.

Waarom toepasbare regels archiveren essentieel is

De recente toeslagenaffaire en WIA-affaire tonen aan hoe belangrijk het is om informatie retrospectief te kunnen beoordelen. Niet alleen om fouten te corrigeren, maar ook om te begrijpen onder welke regelgeving een besluit destijds is genomen.

In de wereld van fysieke producten is dit al decennia normaal, bijvoorbeeld bij vliegtuigonderhoud. Als een vliegtuig na 15 jaar en verschillende revisies verongelukt, moeten producenten en eigenaren kunnen aantonen welke regels en wetgeving van toepassing waren bij productie en onderhoud.

Het ‘dynamisch reconstrueren van de geschiedenis’ is vaak complex doordat context ontbreekt en herinneringen vervagen. Het bekende ‘geen actieve herinnering meer hebben’. Websites met regels en verordeningen, zoals het Omgevingsloket, maken dit nog uitdagender, vooral bij overlappende en continu veranderende wetgeving. Hoewel het Nationaal Archief richtlijnen biedt, blijft het vastleggen van veranderingen in virtuele digitale omgevingen een grote technische en organisatorische opgave.

Verantwoordelijkheden en de rol van bronarchivering

Overheden dragen de verantwoordelijkheid voor correcte en actieve archivering. Toch kampen veel organisaties met enorme achterstanden: miljoenen of zelfs miljarden digitale bestanden die nog niet zijn gearchiveerd, niet zijn geclassificeerd of waarvan essentiële metadata ontbreekt. Deze achterstand leidt tot groeiende compliance- en governanceproblemen, waar bestuurders steeds vaker direct op worden aangesproken. Het herstellen van deze achterstanden wordt met de dag moeilijker en kostbaarder en maakt ook effectief gebruik en training van interne AI-toepassingen onmogelijk.

Bronarchivering biedt een oplossing: informatieproducten worden direct na vrijgave formeel gearchiveerd. Dit voorkomt achterstanden en zorgt ervoor dat wijzigingen automatisch als nieuwe versies worden vastgelegd. Door metadata vanaf de bron te integreren, kunnen overheden eenvoudiger voldoen aan de eisen van de nieuwe Archiefwet en de publieke verantwoordelijkheid voor toegankelijkheid en transparantie waarmaken.

Toepassingen en geldigheden

Het beheren van configuraties van producten, fysiek of digitaal, komt neer op het beheren van toepassingen en geldigheden van de samenstelling van die producten. Dit vormt de basis van product lifecycle management. Gecontroleerd vrijgeven en archiveren aan het begin van de lifecycle is cruciaal om tijdens de levensduur de compliance van een product te garanderen, ook retrospectief.

Het gaat daarbij om vragen als: Welke onderliggende data van een product was geldig op welk moment in de tijd? Of: Welke data was voor welk product op welk moment van toepassing? Dit vormt de basis voor een federatief datastelsel waarmee overheidsinstanties data kunnen beheren en hergebruiken over verschillende sectoren heen.

Conclusie

De nieuwe Archiefwet 2026 is een noodzakelijke stap in het moderniseren van ons archiefbeheer en ondersteunt het realiseren van een federatief datastelsel. De focus op digitale toegankelijkheid, toegepaste regels en configuratiemanagement vanaf de bron biedt kansen om duurzame archivering te waarborgen.

Het succes van deze modernisering hangt af van de mate waarin overheden metadata en bronarchivering omarmen. Alleen door nu te investeren in bewustwording en technologie kunnen we niet alleen onze digitale geschiedenis veiligstellen voor toekomstige generaties, maar ook deze digitale erfenis in retrospectief laten herleven.

Door: Hans Timmerman (foto)