Dille & Kamille ondersteunt groei met SAP SuccessFactors

Dille & Kamille inspireert mensen al ruim vijftig jaar om bewust te leven met artikelen van natuurlijke materialen. In 1974 opent de eerste winkel in een werfkelder aan de Oudegracht in Utrecht. Inmiddels heeft het familiebedrijf 51 winkels in Nederland, België en Duitsland. “Daar komen in de toekomst wellicht nog andere landen bij”, aldus Marieke Zingstra, HR-manager bij Dille & Kamille.

Digitalisering

Met de internationale groei van de organisatie nam ook de complexiteit van HR toe. “Op onze HR-afdeling werd echter nog veel in Excel gedaan. Dat was foutgevoelig en arbeidsintensief”, merkt Zingstra op. “In Duitsland, onze nieuwste markt, hadden we zelfs nog helemaal geen HR-systeem. Alles werd handmatig bijgehouden. In Nederland was er wel enige automatisering, maar ook daar deden we nog veel in Excel. België liep wat dat betreft voorop.”

“De meerwaarde van een HR-afdeling zit niet in de administratie”, vindt de HR-manager van Dille & Kamille. “Die zit veel meer in aandacht en tijd voor onze mensen en strategisch HR-beleid. We wilden de administratieve processen daarom zoveel mogelijk automatiseren en digitaliseren. Dat geeft ons de ruimte om waarde toe te voegen, bijvoorbeeld door te investeren in de ontwikkeling van onze mensen en in performance- en talentmanagement. De implementatie van SAP SuccessFactors is daarin een mooie eerste stap.”

Internationale HR-oplossing

“Voor ons was het heel belangrijk om een internationale HR-oplossing te hebben”, zegt Zingstra. “We zijn nu actief in drie landen en breiden onze aanwezigheid verder uit. Daarnaast zochten we een systeem dat niet alleen de ‘HR-kernprocessen’ ondersteunt, maar ook andere mogelijkheden voor de toekomst biedt zoals recruitment, een learningmodule en performancemanagement.”

SAP SuccessFactors bleek het beste aan te sluiten bij de eisen en wensen van Dille & Kamille. Volgens Grard Wijnen, projectmanager van Retail Experts dat de selectie en implementatie begeleidde, had dat onder andere te maken met de complete functionaliteit van de oplossing. “SAP SuccessFactors is geschikt voor alle landen waar Dille & Kamille nu en in de toekomst actief is en biedt alle facetten van HR binnen één systeem.”

SAP SuccessFactors Employee Central en SAP SuccessFactors Onboarding

De eerste stap was de implementatie SAP SuccessFactors Employee Central en SAP SuccessFactors Onboarding. De implementatie van Recruitment staat voor het komende jaar op de planning. “Het is belangrijk dat eerst de basis staat”, vertelt Pieter van Reisen, managing director van implementatiepartner HuRis. “We hebben daarom onze door SAP gecertificeerde ‘Partner Packaged Solution’ aangeboden en geïmplementeerd. Een oplossing speciaal voor internationaal groeiende organisaties als Dille & Kamille, die bestaat uit voorgeconfigureerde SAP SuccessFactors-modules en HuRis-extensies. Dit biedt Dille & Kamille een solide basis, die later kan worden uitgebreid met aanvullende modules van SAP en extensies van HuRis.”

De implementatie van deze basisversie werd binnen enkele maanden afgerond. Volgens Van Reisen een indrukwekkende prestatie van het hele projectteam, zeker gezien de verschillende startsituaties per land. “De goede samenwerking tussen Dille & Kamille, Retail Experts en HuRis en het pragmatisme binnen het projectteam hebben hierbij heel erg geholpen.”

Handmatige processen geautomatiseerd

Onlangs ging Dille & Kamille live met SAP SuccessFactors, waarmee het bedrijf voorheen handmatige processen heeft geautomatiseerd. Met bijvoorbeeld Self-Service en Manager Self-Service (MSS) zijn er ook verantwoordelijkheden verschoven van HR naar de organisatie. Zo kunnen medewerkers zelf hun adresgegevens aanpassen, wat voorheen niet mogelijk was. Daarnaast zijn managers verantwoordelijk voor hun formatie en de daarbij behorende keuzes.

“Zoals het proces was, was het gewoon niet efficiënt en ontzettend tijdrovend”, besluit Zingsta. “Met SuccessFactors hebben we het hele proces veel efficiënter ingericht, kost het minder tijd, is het minder foutgevoelig en daar is eigenlijk iedereen heel erg blij mee. De managementlaag die intensief met de nieuwe oplossing te maken krijgt, keek er heel erg naar uit om met dit systeem te gaan werken.”