Gemeente Haarlem vijf jaar in de tijd vooruit dankzij VMware’s stabiel en veilig IT-fundament en workspace-oplossing

De gemeente Haarlem is de hoofdstad van de provincie Noord-Holland. Haarlem is een energieke stad met een actief bedrijfsleven, betrokken onderwijsinstellingen en initiatiefrijke bewoners. Om de ruim 160.000 inwoners optimale dienstverlening te bieden, is een stabiele en flexibele IT-omgeving onmisbaar.

Het datacenter een update geven

De datacenter- en de werkplekomgeving van de gemeente was sterk verouderd en voldeed niet meer aan de verwachtingen. Er was geen goede basis meer om de verdere digitalisering van de gemeente vorm te geven. De prestaties van kritieke systemen bleven achter, het duurde lang voor medewerkers konden inloggen en ze konden beperkt thuiswerken. Dit alles ging ten koste van de efficiency en dienstverlening aan de burgers. Bovendien was het lastig om in te spelen op de toenemende vraag naar digitale services, juist nu burgers het normaal vinden om zaken met de gemeente digitaal te regelen. Kortom: het datacenter van de gemeente Haarlem moest gemoderniseerd worden.

Een stabiele, schaalbare en flexibele IT-infrastructuur voor optimale dienstverlening

De gemeente besloot het datacenter te moderniseren, inclusief een nieuwe virtuele werkplekomgeving. Thomas van den Hoff, projectleider/scrummaster bij de gemeente Haarlem, zegt: “We willen als gemeente graag vooroplopen, maar dan moet de basis wel op orde zijn. Daarom heeft VMware-partner ITQ aan de hand van onze visie, eisen en wensen een business case en een ontwerp gemaakt. Het gemoderniseerde datacenter bestaat uit een hybride cloud ready onderlaag op basis van VMware Cloud Foundation en biedt het fundament voor een stabiele, schaalbare en flexibele IT-infrastructuur.”

De gemeente Haarlem wil met de nieuwste technologie optimale dienstverlening aan medewerkers en burgers realiseren. Tegelijkertijd willen ze natuurlijk wel de kosten gelijk houden. Frank Nijman, Account Manager bij ITQ: “Door gebruik te maken van VMware Cloud Foundation en NSX is hun datacenter slim gevirtualiseerd. Compute, storage en netwerk worden niet langer afzonderlijk beheerd. Door al deze elementen te virtualiseren, slaat de gemeente een enorme efficiencyslag qua performance, beheer en kosten. Met VMware-technologie is het mogelijk om het beheer te integreren en voor een belangrijk deel te automatiseren. Hierdoor dalen beheerinspanningen, worden resources optimaal benut en is schalen eenvoudiger.” Het gemoderniseerde datacenter geeft gemeente Haarlem de ruimte om de kwaliteit van de (digitale) dienstverlening aan te scherpen en te innoveren.

Overal veilig werken met Workspace ONE

VMware Workspace ONE heeft ook de productiviteit een flinke impuls gegeven. Haarlem biedt medewerkers een stabiele werkplek met alle relevante applicaties. Het resultaat is dat iedereen nu overal veilig kan werken, op kantoor, thuis of onderweg. Momenteel biedt de gemeente een deel van de applicaties aan via een virtuele desktop. Bijvoorbeeld de zwaardere applicaties zoals het document managementsysteem (DMS) en CAD-pakketten. Andere applicaties, zoals Office365 en het e-HRM-pakket, biedt de gemeente via de Workspace ONE portal vanuit de cloud aan. En dat aantal wil de gemeente op termijn uitbreiden. Deze laatste aanpak verhoogt het gebruiksgemak: medewerkers kunnen de applicaties direct gebruiken, onafhankelijk van het apparaat dat ze gebruiken. Bovendien moeten ze alleen inloggen op het portaal. Medewerkers hoeven dus niet voor iedere applicatie apart in te loggen.

In één keer 1.500 werkplekken tegelijk uitrollen

De uitrol van de eerste afdelingen verliep volgens planning. Maar toen brak de coronacrisis uit. Aan het begin van de eerste lockdown in Nederland is de uitrol van de andere werkplekken versneld. Dit was een belangrijke testcase. In deze situatie is het nog belangrijker dat iedereen overal snel toegang heeft tot de juiste data en tools. In de nieuwe omgeving kan de gemeente werkplekken heel snel uitrollen. Een week na de invoering van de eerste lockdown konden de gemeente in één keer 1.500 werkplekken tegelijk uitrollen. Van den Hoff: “Binnen een week kon iedereen vanuit huis werken. De dienstverlening aan de burgers en bedrijven in Haarlem is hierdoor, ook in deze bijzondere tijd, op niveau gebleven en dat geldt zeker voor de productiviteit. Met de keuze voor VMware Cloud Foundation en Workspace ONE hebben we als gemeente met de digitalisering een stap van vijf jaar in de tijd vooruitgezet.”

De nieuwe omgeving zorgt voor extra flexibiliteit, performance-verbetering, eenvoudiger beheer en aangescherpte beveiliging van data en applicaties. Thomas van den Hoff, projectleider/scrummaster bij de gemeente Haarlem: “We ervaren een aanzienlijke performance-verbetering. De tijd die het kost om een werkplek op te starten is aanzienlijk verkort. En alle medewerkers hebben een werkplek waar data en applicaties naadloos werken.” Verder is het beheer eenvoudiger en minder tijdsintensief, waardoor tijd kan worden geïnvesteerd in innovatie. Het IT-team kan problemen snel oplossen, zelfs op momenten dat de omgeving volledig operationeel is. Verder zijn alle relevante data en tools binnen de omgeving beschikbaar.

Frank Nijman van ITQ vult aan: “Met de combinatie van VMware NSX en Workspace ONE loopt de gemeente met haar beveiligingsaanpak voorop in de markt. NSX helpt bij de segmentatie en service-gedefinieerde firewalls en VMware Workspace ONE zorgt voor het endpoint management. In plaats van met een grote beveiligingsschil is de security nu granulair ingericht. Alle segmenten zijn optimaal en afzonderlijk beveiligd, bovendien kunnen ze met dataclassificatie op termijn nog gerichter en grotendeels geautomatiseerd beveiligen. Dit alles met centraal beheer en zonder extra beheerinspanningen. Hierdoor heeft de gemeente veel meer grip op data en de slimme beveiliging ervan.”

Verwachtingen van medewerkers en burgers invullen, nu en in de toekomst

De gemeente Haarlem werkt hard aan de digitalisering van de dienstverlening, bijvoorbeeld met de ontwikkeling van eigen apps. Via de ‘Mijn Haarlem’ applicatie kunnen burgers en bedrijven aanvragen indienen of volgen. Verder is er een interne app voor het Havenbeheer in de stad ontwikkeld en een parkeerapp voor bezoekers. De gemeente gaat ook containertechnologie implementeren. Dat ze nu de mogelijkheden hebben om dit snel en veilig in gebruik te nemen is een resultaat van dit project. Met Tanzu Kubernetes Grid kan dit al binnen twee weken. Door deze technologie kunnen software-ontwikkelaars nog sneller werken, wat resulteert in betere en veiligere apps voor burgers en medewerkers.

Van den Hoff: “Door de combinatie van ons gemoderniseerde datacenter en de virtuele werkplekomgeving op basis van VMware-technologie, hebben we nu een stabiele en flexibele basis om onze medewerkers én burgers optimaal te ondersteunen. Bovendien hebben we samen met ITQ een grote slag gemaakt naar de verdere digitalisering van onze services. Hierdoor kunnen we als gemeente ook waarborgen dat we in de toekomst goed blijven aansluiten bij de verwachtingen van medewerkers en inwoners van Haarlem.”