TomTom kiest voor RISE with SAP

Het was in de vroege jaren 2000 een revolutie onder automobilisten: de Navigator van TomTom. Met dit draagbare systeem kwam spraakgestuurde gps-navigatie binnen handbereik van het grote publiek. Voor het eerst konden automobilisten ook zonder dure ingebouwde systemen moeiteloos hun weg vinden. De gehavende wegenkaart verdween voorgoed van de bijrijdersstoel.

Focus verschoven naar software en services

Ruim twintig jaar en miljoenen navigatiesystemen verder verkoopt TomTom nog altijd hardware, maar is de focus wel verschoven naar software en services. Het Nederlandse bedrijf levert bijvoorbeeld verkeers- en route-informatie aan bedrijven als BMW, Uber en Bolt die daarmee hun navigatiesystemen en mobiliteitsdiensten verrijken.

De volgende stap is collaborative map making. Via de Overture Maps Foundation werkt TomTom samen met partners als Microsoft, Amazon en Meta aan de ‘slimste kaart ter wereld’. Slimme Orbis Maps combineren de open basiskaart van Overture met TomTom’s eigen geavanceerde lagen, waaronder verkeersinformatie, routes en data voor autonoom rijden. Daarnaast worden ook realtime data uit auto’s en van andere aanbieders gebruikt.

Complexiteit

De ambitie van TomTom is duidelijk: de leidende leverancier worden van locatietechnologie voor B2B-klanten wereldwijd. Om die ambitie waar te maken, waren ook intern veranderingen nodig. “We hebben te maken met een veranderend businessmodel en een groeiend portfolio met complexe, onderling verbonden producten”, zegt Bart Hemmer, Director Enterprise IT bij TomTom. “Met die complexiteit moet je om kunnen gaan. We hadden een ERP-systeem nodig dat onze veranderende financiële en commerciële processen kan ondersteunen.”

“Onze oude omgeving was als een grote vrachtwagen vol met allerlei functionaliteiten en technologie. Die truck reed nog wel, maar hij was zwaar en lastig te besturen. Dat vertraagde het veranderingsproces”, vertelt Ron Hogeboom, IT Enterprise Architect bij TomTom. “We hadden een flexibeler systeem nodig dat beter was afgestemd op onze huidige bedrijfsvoering. Een systeem dat bovendien future-proof is, de nieuwste functionaliteiten biedt en het eenvoudiger maakt om wijzigingen door te voeren.”

RISE with SAP

Na een zorgvuldig selectieproces koos TomTom voor SAP S/4HANA in de private cloud van SAP. Volgens Hogeboom gaven meerdere factoren de doorslag. “We hebben nog steeds een supplychain naast onze servicesbusiness. SAP sluit daar uitstekend op aan. We maakten bovendien al gebruik van SAP, waardoor een overstap naar SAP S/4HANA de minste impact had op de organisatie.”

TomTom neemt SAP S/4HANA af als onderdeel van RISE with SAP. Dit aanbod bevat een op AI gebaseerd ERP-systeem in de cloud dat door SAP wordt beheerd en geoptimaliseerd. “RISE with SAP helpt ons de complexiteit van onze architectuur te verminderen en biedt de flexibiliteit en schaalbaarheid die we nodig hebben”, aldus Murali Chilakalapalli, projectmanager S/4HANA bij TomTom. “Zaken zoals upgrades, beveiliging en beheer worden door SAP afgehandeld, zodat wij ons kunnen richten op onze strategie.”

Livegang in één big bang

Toen TomTom in juni 2023 besloot om met SAP S/4HANA aan de slag te gaan, was het doel helder: op 1 januari 2024 live gaan, en wel in één big bang. Hogeboom: “Al onze businessunits draaien op dezelfde instance van SAP, het is één systeem. Iedere opsplitsing die je maakt om gefaseerd live te gaan, is dan kunstmatig en voelt niet goed.”

De korte tijd tot de livegang bracht volgens Chilakalapalli echter de nodige uitdagingen met zich mee. In slechts zeven maanden moest er veel gebeuren. “Je moet je bedrijfsprocessen herontwerpen om aan te sluiten bij de S/4HANA-functionaliteiten. Tegelijkertijd moet je de nieuwe mogelijkheden van S/4HANA begrijpen en de business voorbereiden. Medewerkers moeten getraind worden om de functionaliteiten goed te begrijpen. De datamigratie bleek bovendien erg veel tijd te kosten. Daarvan hebben we de impact onderschat.”

'Nauwelijks problemen'

“We hebben zeven maanden keihard gewerkt. Het voelde als een snelkookpan”, blikt Hogeboom terug. “Maar dankzij een robuuste planning, effectieve communicatie en goed changemanagement is het een groot succes geworden. Bij de rapportages van de eerste maandafsluiting waren er nauwelijks problemen, en de tweede maand verliep volledig zonder issues.”

TomTom ervaart nu een sneller systeem met realtime en uniforme rapportages, en waarmee het bedrijf veranderende bedrijfsprocessen beter kan ondersteunen. Ook het gebruik van Fiori-apps, intuïtieve applicaties die de gebruikerservaring verbeteren, neemt toe. “Aanvullende functionaliteiten, zoals embedded analytics, moeten we nu nog verder gaan benutten”, besluit Chilakalapalli. “En uiteindelijk willen we minstens 80 procent van de Fiori-functionaliteiten volledig inzetten om het maximale uit SAP S/4HANA te halen.”