Top-14 tips waarop MPS een brug naar digitale transformatie slaat

Managed Print Services (MPS) kan bedrijven op weg helpen met de digitale transformatie. Zo kan MPS een brug slaan tussen op papier gebaseerde en digitale bedrijfsprocessen. In mijn vorige blog reikte ik u al zeven manieren aan waarop uw MPS-leverancier u meerwaarde kan bieden bij uw inspanningen op het gebied van digitale transformatie. In deze tweede blog ga ik in op de overige zeven manieren: 

8. Een totaaloverzicht van uw organisatie plaveit de weg naar verregaande digitalisering
Hoewel de meeste MPS-projecten beginnen en eindigen met printprocessen in kantooromgevingen, kan een leverancier van geavanceerde MPS-oplossingen de digitaliseringsslag uitbreiden naar andere aandachtspunten binnen uw onderneming, zoals waar documenten liggen opgeslagen of worden overgedragen. Een vakkundige MPS-leverancier zet een digitaal traject uiteen dat u van kantoorproductiviteit naar efficiëntie in de printkamer voert.

9. MPS zorgt ervoor dat uw printerpark aansluit op uw actuele bedrijfsbehoeften
Als uw digitale en automatiseringsomgeving zich uitbreidt zal uw personeel minder gaan printen. MPS stroomlijnt uw printerpark om u voor te bereiden op nieuwe documentbehoeftes. U zit dus niet vastgepind aan jarenlange leaseovereenkomsten terwijl u net klaar bent om content te digitaliseren en uw printoutput terug te dringen. Uw MPS-leverancier is in staat om strategisch te bepalen welke apparatuur er moet worden aangehouden en kan voor flexibiliteit in uw contract zorgen.

10. MPS-leveranciers bieden mogelijkheden voor document- en workflow analyse die als richtlijn kunnen dienen voor digitaliseringsbeslissingen
MPS biedt toegang tot uiteenlopende data voor analyse. Zo kunt u mogelijkheden identificeren voor het optimaliseren van uw documentomgeving en toekomstige innovaties. Uw digitaliseringstraject is daarmee gebaseerd op harde feiten in plaats van onderbuikgevoel.

11. ICT-beveiliging en MPS gaan hand in hand
Net zoals bij papieren processen vraagt een digitale workflow om oplossingen voor het beveiligen, uitwisselen en opvragen van documenten binnen en buiten uw bedrijfsomgeving. Deze maken reeds deel uit van de waarde propositie van MPS. De voordelen hiervan blijven van kracht wanneer MPS een brug slaat van machinebeveiliging naar een digitale workflow. Een veel voorkomende beveiligingsfunctionaliteit van MPS is dat gebruikers worden geauthentiseerd wanneer ze informatie op een apparaat scannen en/of printen. Uw MPS-leverancier zal vanaf het begin aandacht hebben besteed aan de documentbeveiliging. Er is geen reden om daarmee op te houden naarmate u verder komt in uw digitale traject. Document- en informatiebeveiliging zijn in elk stadium ingebouwd. U kunt ook van uw MPS-partner verwachten dat deze de beveiliging in het oog blijft houden naarmate er meer digitale en automatiseringstools binnen uw organisatie worden ingezet.

12. U kunt profiteren van benchmarks voor innovatie en digitalisering
Bedrijven die niet weten hoe hun bedrijfsprocessen het doen ten opzichte van vergelijkbare ondernemingen zijn in het nadeel. Leveranciers van geavanceerde MPS-oplossingen beschikken over unieke toolset om dit te laten zien. Zo kunnen ze de benchmarks voor innovatie en digitalisering die binnen hun branche worden ingezet met hun klanten delen. Een MPS-partner helpt u met het opstellen van een professioneel plan voor de inzet van technologie en best practices die u helpen concurrentievoordeel te behalen.

13. Uw MPS-partner evalueert voortdurend uw bedrijfssituatie en draagt proactief bij aan verbetering en innovatie
Leveranciers van geavanceerde MPS-oplossingen bieden bedrijven meerwaarde door hun innovatievermogen. De Quarterly Business Review (QBR) vormt innovatie om tot een herhaalbaar, datagestuurd proces. Voert uw leverancier regelmatig dit soort evaluaties uit en levert deze nieuwe ideeën aan op basis van verzamelde data en inzicht in uw bedrijfssituatie?

14. Uw MPS-partner heeft al eerder met dit bijltje gehakt en kan als gids dienen
Digitale transformatie is een nog onontgonnen gebied, maar we moeten daar allemaal op de een of andere manier zien te komen. Het is belangrijk om tijdens deze transitie over  ervaring te kunnen beschikken. De functie van een MPS-partner is om de innovatie te bieden op weg naar de digitale werkplek die voor uw organisatie de juiste is. Geavanceerde MPS-programma’s begeleiden u door drie stadia: evalueren en optimaliseren, beveiligen en integreren en automatiseren en vereenvoudigen. 

Hoewel iedere organisatie zich op een ander punt binnen het digitale traject bevindt, slaan wij een brug tussen uw huidige situatie en de digitale omgeving die u voor ogen hebt.

Door: Elly Langeveld, Marketing Manager Xerox